Budgetplanung – Schüttel die Glaskugel, it’s budget season!

Budgetplanung

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Budgetplanung:

Als Controller ist die alljährliche „Budget Season“ – also die Zeit im Jahr, in der die Ziele und der zugehörige „Finanzrahmen“ für das kommende Geschäftsjahr erstellt wird – eine großartige Zeit. Endlich kann man die großen Strategieworte mit Zahlen belegen und greifbar machen.

Für die meisten KMU nud Startups ist die Budgetplanung jedoch in der Erstellung mühsam und im Ergebnis oft irgendwo zwischen Wunschdenken und Enttäuschung.

Mit diesem Blogbeitrag wollen wir euch helfen, den Prozess der Budgetplanung zu vereinfachen und gleichzeitig die wichtigsten inhaltlichen Fragen zum Budget klären.

1. Warum ist die Budgetplanung wichtig?

Ein Frage, die wir leider noch viel zu häufig von KMU und Startups hören lautet: „Warum sollen wir überhaupt eine Budgetplanung machen?“ 

Bevor wir daher in die prozessualen und inhaltlichen Tiefen der Budgetplanung einsteigen, wollen wir die wichtigsten Gründe für die Erstellung und Analyse eines Budgets zusammenfassen:

Das Budget in Zahlen gegossene Strategie

Das Budget richtet euer Unternehmen auf die Erreichung eines (finanziellen) Ziels aus. Damit ist die Planung das wichtigste Instrument, um die Unternehmensstrategie in Zahlen abzubilden.

Unser Tipp: Wie ihr eure strategischen Ziele in euren unternehmerischen Alltag integrieren könnt, haben wir für euch in diesem Blogbeitrag aufgeschrieben.

Die Budgetplanung ist euer Priorisierungs-Tool

Die Budgetplanung legt die Priorisierung und Verteilung eurer Ressourcen auf die wichtigsten Vorhaben fest und zeigt euch, wie viel finanzielle Mittel ihr für eure Unternehmensbereiche, internen Projekt und Investitionen zur Verfügung habt bzw. haben wollt.

Die Budgetplanung ist euer Anker und Frühwarnsystem

Das Budget ermöglicht euch, immer einen Ankerpunkt für die Analyse eurer monatlichen Erträge, Kosten und eures Cashflows zu haben. Damit könnt ihr Abweichungen analysieren und frühzeitig gegensteuern.

Das Budget ist ein Motivationsfaktor für das Team

Last but not least, ist das Budget ein nicht zu unterschätzender Motivationsfaktor für euer Team. Mit einem transparenten Budget wissen alle Teammitglieder was die Ziele des kommenden Jahres sind und können den Fokus ihrer Arbeit entsprechend ausrichten.

Unser Tipp: Es lohnt sich, das Team in den Budgetprozess einzubeziehen und das Team auch an deren beeinflussbaren Budgetzahlen zu messen.

Klingt überzeugend? Im Folgenden wollen wir euch konkrete Hilfestellungen auf die wichtigsten Fragestellungen rund um die Budgetplanung geben.

2. Was muss ich in der Budgetplanung berücksichtigen?

Die Budgetplanung soll keine organisationslähmenden Aufgabe werden. Die Kunst ist es vielmehr, auf die wesentlichen Business-Treiber zu fokussieren. Im Detail natürlich je nach Geschäftsmodell unterschiedlich, lassen sie sich jedoch verallgemeinernd in drei Cluster einteilen:

Profitabilität Cashflow Liquidität
Fokus Budgetplanung
Umsatzerlöse, sonstige Erträge, Kostenarten, Ergebnis
Zahlungsfluss, Burn Rate, Cash Reichweite
Anlagevermögen, Working Capital, Eigenkapital, Fremdkapital
Anforderung
Abbildung Wertschöpfung in Umsätzen und Kosten
Abbildung Cash Flow Teilgrößen (Operatives Geschäft, Investitionen & Finanzierung)
Abbildung Bilanzpositionen mit logischer Überleitung zur Profitabilität und Cashflow

Budgetplanung der Profitabilität

Hierzu wird in der Regel die Struktur der Gewinn- und Verlustrechnung genutzt. Diese zeigt das Unternehmensergebnis durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen. 

Damit wir die Profitabilität einfacher planen können, könnt ihr diese in einzelne Teilpläne zerlegen. Folgende Struktur bietet sich an:

Unser Tipp: Eine detaillierte Erläuterung zur Erstellung der Profitabilitätsplanung haben wir in unserem Blogbeitrag aufgeschrieben: Plan Gewinn- und Verlustrechnung

Budgetplanung von Liquidität & Cashflow

Die Planung von Liquidität und Cashflow funktioniert am Besten über die Bilanz. Diese zeigt den Bestand der Vermögenswerte (Aktiva, Mittelverwendung) und des Kapitals (Passiva, Mittelherkunft).

Damit wir die Bilanz einfacher planen können, könnt ihr diese in einzelne Teilpläne zerlegen. Folgende Struktur bietet sich an:

Unser Tipp: Die Königsdisziplin des Budgets ist die integrierte Planung von Profitabilität, Bilanz und Cashflow. Wie ihr diese umsetzen könnt, haben wir hier aufgeschrieben: Integrierte Planung

3. Wie kann ich den Prozess der Budgetplanung effizient gestalten?

Fast genauso wichtig wie gute Planungsergebnisse ist ein effizienter Prozess der Budgetplanung. Vier Punkte sind hierfür relevant:

Die Budgetplanung folgt der Strategie

Die Budgetplanung bricht eure Strategie in Zahlen ab. In der Strategie habt ihr die Ziele für eure Unternehmensentwicklung festgelegt. Daraus leiten sich die Eckwerte für die Budgetplanung des nächsten Jahres ab. Wenn ihr etwa ein jährliches Umsatzwachstum von 10% anstrebt, dann habt ihr schon euren Planwert für den Umsatz.

Richtet den Planungsprozess auf Werttreiber und Effekte aus

Verliert euch im Planungsprozess nicht im Detail. Ihr müsst nicht jede Kostenposition planen, sondern überlegt euch, was die wichtigsten Kennzahlen und Geschäftstreiber eures Unternehmens sind. Dazu könnt ihr euch einen Werttreiberbaum aufzeichnen. Hier ein Beispiel dazu:

forecast budgetplanung profitabilitaet

Führt die Budgetplanung im Gegenstromverfahren durch

Die klassische Budgetplanung wird von den Chefs erstellt. Ein solches Top-Down Budget hat neben vielen Nachteilen ein großes Problem: Wenn das Team das Budget nicht kennt, kann es auch nicht bei der Erreichung unterstützen. Wir empfehlen daher das Gegenstromverfahren:

Das Gegenstromverfahren kombiniert Top-Down und Bottom-Up Budgetierung. Hierbei werden zunächst von der Geschäftsführung die zentralen Budgetziele vorgegeben und an die Teams weitergegeben. Diese arbeiten dann die Detailbudgets aus und prüfen die Erreichbarkeit des Gesamtbudgets. Dabei werden Gegenvorschläge erarbeitet und an die Geschäftsführung zurückgespielt. In „Knetrunden“ wird das finale Budget erarbeitet. Folgende Abbildung stellt diese Methode schematisch dar:

Budget Gegenstromverfahren

Steuert die Budgetplanung wie ein Projekt

Die beste Methode für eine effiziente Budgetplanung ist es, diese wie ein Projekt zu managen. Das bedeutet  folgende Rahmenbedingungen:

Von diesem Zeitpunkt könnt ihr rückwärts planen und einen „Mini-Projektplan“ für die Budgetplanung ableiten. Hier ist jedoch auch Augenmaß gefragt. Wenn ihr ein kleines Unternehmen führt, kann dieses Projekt auch in wenigen Stunden oder Tagen abgeschlossen sein. 

Unser Tipp: Eine detaillierte Beschreibung der Erfolgsfaktoren für alle Planungsprozesse findet ihr in unserem Blogbeitrag: Planungsprozess optimieren

Die Checkliste zur Budgetplanung hilft dir, alle wichtigen Punkte im Planungsprozess im Auge zu behalten

4. Welche Tools kann ich für die Budgetplanung nutzen?

Für die Budgetplanung benötigt ihr für den Anfang kein vollständig digitales Planungstool. Das kann man später noch immer einrichten. Im ersten Schritt reicht ein einfaches Excel, das die Umsätze, Kosten und Geldbewegungen entlang der 12 Monate abbildet, vollkommen aus. Hier findet ihr eine kleine Entscheidungshilfe für eure Budgetplanung:

Excel Planungs-Tool
Automatisierung
Viel manuelle Kleinarbeit für Datenaufbereitung​
Automatisiere Vorbereitung der Planung, spart manuelle Kleinbarbeit​
Fehleranfälligkeit
Hohe Fehleranfälligkeit und Gefahr der Unübersichtlichkeit​
Geringere Fehleranfälligkeit​, automatisierte Checks
Flexibilität
Sehr flexibel, Abbildung individueller Planungslogik​
Geringere Flexibilität, meist vorgegebene Struktur
Kosten
Kostengünstig, in der Regel im Office-Paket enthalten​
Teurer als selbst gebastelte Excel-Lösungen (monatliche Lizenzen)​

Unser Tipp: Einen ausführlichen Vergleich der Vor- und Nachteile von Excel und Tools für das Controlling findet ihr hier.

Fazit: Nutzt die Budget Season als festliche Jahreszeit

Der frühere US-Handelsminister Maurice Stans sagte einst in fast schon Controller-tauglicher Skepsis „Die Aufstellung eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen.“ Wir von Adam sind aber Überzeugungstäter und wissen aus eigener Erfahrung, dass das Budget eines der mächtigsten Tools ist, um ein Unternehmen zukunftsorientiert zu managen. Wir wünschen euch daher: HAPPY BUDGET SEASON!

Weiterführende Informationen

Controlling verstehen: Video-Erklärung zu Definition, Methoden und Einsatzgebiete

Controlling Portal: Beschreibung des idealtypischen Planungsprozesses und der Planungsverfahren.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2020 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten.

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Das Budget ist ein Plan, mit dem die finanziellen Ziele und somit die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel für einen festgelegten Zeitraum dargestellt wird. Das Budget gilt als verbindlich für die Verantwortlichen und hat somit Zielecharakter.

Die Budgetplanung beinhaltet die Planung von Profitabilität, Cashflow und Liquidität und wird im Team mit den jeweiligen Verantwortlichen für die einzelnen Bereiche erstellt.

Die Budgetplanung kann je nach Größe und Komplexität deines Unternehmens entweder in Excel oder in einem spezialisierten Controlling-Tool durchgeführt werden. Während Excel flexibler und kostengünstiger ist, bieten Controlling-Tools große Vorteile in der Automatisierung und Qualitätssicherung.

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