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Messen statt wundern! – Die 4 Stufen der regelmäßigen Steuerung

Der Umgang mit Krisen ist bei Unternehmen so unterschiedlich wie die in der Organisation arbeitenden Persönlichkeiten. In eine schwierige Zeit hinein geht es oft schnell, der Weg hinaus ist dagegen ein nicht selten langwieriger Prozess mit vielen Hochs und Tiefs. Steht ein Unternehmen vor einer Situation, die nicht absehbar war oder die von den Prognosen stark abweicht, müssen die Führungskräfte unter Umständen die Ziele und Vorhersagen für das laufende Geschäftsjahr und darüber hinaus anpassen. Ein etabliertes Zielemanagement hilft dabei, die Ausrichtung des Unternehmens zu korrigieren.

Zielemanagement ist kein Tool, sondern ein Prozess

Sofern ihr es nicht sowieso schon gemacht habt, könnt ihr bei der Anpassung eurer Ziele darauf achten, dass diese gut formuliert sind. Anschließend könnt ihr alle Aktivitäten eures Unternehmens darauf ausrichten, die Ziele zu erreichen. Das hilft euch gleichzeitig dabei, die Krise so schnell es geht hinter euch zu lassen. Mehr zum Thema Ziele und deren Management findet ihr im Übrigen in unserem entsprechenden Blogbeitrag dazu.

Beim Zielemanagement ist es nicht so wichtig, welches Tool ihr dafür einsetzt, vielmehr geht es darum Zielemanagement zu eurer unternehmerischen Routine und damit selbstverständlich zu machen. Dazu eignen sich regelmäßige Ziele Reviews, bei denen die Zielerreichung analysiert wird und Verbesserungsmaßnahmen festgelegt werden. In solchen Review-Meetings erhält ihr auch einen guten Eindruck, ob eure Organisation tatsächlich nach den Zielen ausgerichtet arbeitet.

In diesem Kreislauf des Zielemanagement könnt ihr so immer effizienter und effektiver werden, Zeit sparen und trotzdem alle positiven Effekte nutzen.

1. Ziele und Zielwerte festlegen und anpassen

Die erste Station in unserem Zielemanagement Kreislauf beschäftigt sich mit der Festlegung der Ziele und Zielwerte. Beim ersten Mal ist diese Aufgabe natürlich etwas umfangreicher, da ihr hier ganz von vorne beginnt. Wie genau ihr ein Zielemanagement in eurem Unternehmen aufbauen könnt, haben wir hier beschrieben.

Davon ausgehen, dass ihr den Kreislauf bereits einmal vollständig durchschritten habt, geht es in diesem ersten Schritt um die Überprüfung der festgelegten Ziele und deren Zielwerte. Passen die Ziele noch zur aktuellen Situation? Sind die Zielwerte noch realistisch? Je jünger bzw. kleiner ein Unternehmen ist, desto volatiler können Geschäftsmodell, Vertriebskanäle und Organisation sein. Dies führt gleichzeitig auch zu volatileren Zielen.

Deine persönliche Zielekarte ist ein Excel-Template, das dir dabei hilft deine Ziele, Kennzahlen und Maßnahmen im Blick zu behalten.

Für den Fall, dass ihr bestehende Ziele anpasst, kann es notwendig sein, neue Zielwerte und Maßnahmen zu definieren. Gerade bei der Neubewertung der Situation nach einer Krise werden viele Zielwerte nicht mehr passen.

2. Reporting automatisieren

Sind alle Ziele und deren Zielwerte erfolgreich aktualisiert, gilt es nun den Fortschritt im Auge zu behalten. Für jedes Ziel gibt es mindestens einen KPI, der regelmäßig erhoben und berichtet werden muss. Damit das Zusammensuchen von Daten, die Berechnung und visuelle Aufbereitung der KPIs nicht zu einer unendlichen Geschichte wird, lohnt es sich, das Reporting maximal zu automatisieren.

Der große Vorteil der Automatisierung des Reportings liegt auf der Hand. Ihr spart Zeit bei der Erstellung und könnt euch zu 100% auf die Analyse der KPIs konzentrieren. Es gibt aber noch einen weiteren Pluspunkt: Es können sich weniger Fehler einschleichen, die bei der manuellen Erstellung zwangsläufig entstehen.

Adam kann euch bei der Automatisierung eures Finanzreportings unterstützen. Es muss aber gerade für den Start keine Reporting-Software sein. Bei weniger komplexen KPIs und weniger umfangreichen Datenquellen kann aber auch ein gutes Excel-Tool schon sehr viel helfen.

3. Zielerreichung analysieren

Im nächsten Schritt kommt Musik in den Saal: Zur Analyse der Zielerreichung verwendet ihr die aufbereiteten KPIs als Grundlage für die Bewertung. Welche KPIs haben sich gut, welche weniger gut entwickelt? Was bedeutet das für die Entwicklung eures Unternehmens? Welche Risiken können entstehen?

Hier bietet es sich an, diese Analyse nicht alleine, sondern idealerweise im Team vorzunehmen. Je nach dem, wie euer Kreislauf ausgestaltet ist, sprecht ihr am Ende jedes Monats oder Quartals, wie es gelaufen ist. Für bestimmte KPIs, wie z.B. die Liquidität, kann es sinnvoll sein, öfter als einmal pro Monat darüber zu sprechen.

4. Maßnahmen festlegen

Nun gilt es, das Ruder in die Hand zu nehmen: Insbesondere für Ziele, die ihr nicht erreicht habt, müsst ihr gegensteuern. Die aus dieser Analyse resultierenden Aufgaben solltet ihr in konkreten Maßnahmen festhalten und diese regelmäßig tracken.

Auch hier gilt wieder die Devise, dass das Umsetzen der Maßnahmen und das Tracking der Effekte wichtiger sind als das Tool, in dem es stattfindet. Eine einfache Excelliste ist besser als gar kein Maßnahmen Tracking. Falls ihr euch mit spezialisierten Tools ausstatten möchtet, gibt es mittlerweile eine ganze Menge am Markt. Angefangen von Trello über Asana bis hin zu großen Projektmanagement Tools ist für jeden etwas dabei. Egal welches Tool ihr einsetzt, achtet darauf, dass die Maßnahmen konkret beschrieben sind, über eine Deadline verfügen und einer Person als Verantwortliche übergeben wurde.

Euer persönliches Template zur Erfassung und Verwaltung von Maßnahmen hilft euch sehr einfach und unkompliziert den Überblick zu behalten.

Die Regelmäßigkeit bringt die Routine

Zielemanagement ist kein „One-Shot“, sondern ein Kreislauf und für den Erfolg des Zielemanagements ist es relevant, diesen Kreislauf regelmäßig zu durchlaufen und eine unternehmerische Routine daraus zu machen. Je selbstverständlicher und transparenter ihr mit dem Thema Ziele und deren Analyse umgeht, desto effektiver wird das Instrument. Natürlich ist so ein Kreislauf nicht von heute auf morgen umgesetzt und schon gar nicht in eine unternehmerische Routine überführt. Startet mit kleinen Schritten und tastet euch Stück für Stück heran!

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