Planungsprozess – 5 Erfolgsfaktoren für dein Unternehmen
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über den Planungsprozess:
Gerade in KMU und Startups ist die Planung häufig ein unstrukturierter und hektischer Vorgang, der außerhalb jeder Routine abläuft. Das führt nicht nur zu Unzufriedenheit sondern resultiert auch in schlechten Plänen.
Das wollen wir ändern! Daher zeigen wir euch in diesem Beitrag, wie ihr unter Berücksichtigung von 5 Erfolgsfaktoren einen effizienten und im Idealfall sogar erfreulichen Planungsprozess etablieren könnt.
1. Planungsprozess folgt Strategie
Die Planung bildet eure Strategie in Zahlen ab. In der Strategie habt ihr die Ziele für eure Unternehmensentwicklung festgelegt. Daraus leiten sich die Eckwerte für die Planung ab. Wenn ihr etwa ein jährliches Umsatzwachstum von 10% anstrebt, dann habt ihr schon euren Planwert für den Umsatz. Selbiges gilt für das gewünschte Gewinnwachstum.
Unser Tipp: Wenn ihr noch keine Strategie festgelegt habt, ist das die erste Übung bevor ihr eine Planung erstellt. Ein paar Tipps dazu findet ihr in unserem Blogbeitrag.
Die Planung lässt sich anhand ihrer Reichweite in drei Teilgebiete gliedern:
Richtet euren Planungsprozess von der strategischen Planung über die Mittelfristplanung zur operative Planung aus. Damit stellt ihr sicher, dass eure kurzfristigen Ziele im Einklang mit der Strategie sind.
2. Planungsprozess auf Werttreiber und Effekte ausrichten
Verliert euch im Planungsprozess nicht im Detail. Ihr müsst nicht jede Kostenposition planen, sondern überlegt euch, was die wichtigsten Kennzahlen und Geschäftstreiber eures Unternehmens sind. Dazu könnt ihr euch einen Werttreiberbaum aufzeichnen. Dieser kann für die Profitabilität beispielsweise so aussehen:
Im Planungsprozess könnt ihr nun für die Werttreiber jene erwartbaren Ereignisse planen, die das Ergebnis signifikant beeinflussen werden. Diese Effekte werden separat beziffert. Daraus entsteht eine „Effekt-Brücke“, die den Einfluss der Effekte auf das Ergebnis darstellt.
3. Möglichst periodengenau planen
Euer Planungsprozess sollte die Gesamtplanung auf die einzelnen Monate herunterbrechen. Es nützt euch nichts, wenn ihr einen profitablen Jahresplan habt, diesen aber nicht erreichen könnt, weil die finanziellen Mittel zur Jahresmitte aufgebraucht sind. Die Aufteilung der Planung auf Monate ermöglicht euch, saisonale Effekte zu berücksichtigen.
Natürlich ist es nicht sinnvoll, die kommenden 5 Jahre auf Monatsebene zu planen (obwohl das tatsächlich manchmal gefordert wird). Als Faustregel könnt ihr im Planungsprozess auf folgende Detailgrade zurückgreifen:
| Planugnszeitraum | Detailgrad Perioden | Detailgrad Inhalte |
|---|---|---|
|
Aktuelles Geschäftsjahr (Forecast) |
Monatswerte |
GuV, Bilanz, Cashflow |
|
+ 1 Jahr |
Monatswerte |
GuV, Bilanz, Cashflow |
|
+ 2 Jahre |
Halbjahres- oder Jahreswerte |
GuV, Bilanz, Cashflow |
|
+ 3-5 Jahre |
Jahreswerte |
Wichtigste Kennzahlen (KPIs) |
4. Cash ist King des Planungsprozesses
Oft wird der Planungsprozess auf die Gewinn- und Verlustrechnung – also die Planung von Umsätzen und Kosten – reduziert. Das ist an besser als gar keine Planung zu haben, jedoch wird damit die Liquidität nicht berücksichtigt und das kann zu unerfreulichen Überraschungen führen.
Wir empfehlen euch daher auch die wichtigsten Positionen für die Liquidität zu planen. Dazu gehören:
- Cashflow = Veränderung der liquiden Mittel
- Forderungen & Verbindlichkeiten ggü. Kunden & Lieferanten, Finanzamt, Sozialversicherung etc.
- Investitionen in Sachanlagen oder immaterielle Anlagen
- Finanzierung : Aufnahme und Rückzahlung von Krediten
5. Richtiges Tool > Bestes Tool
Um den Planungsprozess zu steuern und eine belastbare Planung zu entwickeln benötigt ihr für den Anfang kein vollständig digitales Planungstool. Das kann man später, wenn man etwas Übung in dem Prozess hat, noch immer einrichten. Im ersten Schritt reicht ein einfaches Excel, das die Umsätze, Kosten und – im Idealfall – Geldbewegungen entlang der 12 Monate abbildet, vollkommen aus. Hier findet ihr eine kleine Entscheidungshilfe für euren Planungsprozess:
Excel: die Mutter aller Planungs-Tools
Um den Planungsprozess zu steuern und eine belastbare Planung zu entwickeln, benötigt ihr für den Anfang keine spezialisierte Software. Im ersten Schritt reicht ein einfaches Excel, das die Umsätze, Kosten und – im Idealfall – Geldbewegungen entlang der 12 Monate abbildet, vollkommen aus. Damit könnt ihr niederschwellig starten und euch in der Planung üben.
- Sehr flexibel, Abbildung individueller Planungslogik möglich
- Kostengünstig, in der Regel im Office-Paket enthalten
- Viel manuelle Kleinarbeit für Datenaufbereitung
- Hohe Fehleranfälligkeit und Gefahr der Unübersichtlichkeit
- Ab gewisser Datenmenge ergeben sich Performance Probleme
Unser Tipp: Ihr müsst ihr euch euer „Planungs-Excel“ nicht selbst bauen. Dazu gibt es reichlich kostenlose Vorlagen. Ein paar davon findet ihr auch in unserem Download-Bereich.
Controlling Tool mit Planungsfunktion
Eine automatisierte Alternative zu Excel bieten Controlling Tools mit Planungsfunktion. Diese bereiten die Basisdaten für die Planung automatisiert auf und vereinfachen einen kollaborativer Planungsprozess.
- Automatisiere Vorbereitung der Planung, spart manuelle Kleinbarbeit
- Mehr Zeit für die eigentliche Planung und das Controlling
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Geringere Flexibilität als Excel
- Teurer als selbst gebastelte Excel-Lösungen (monatliche Lizenzen)
Unser Tipp: Einen ausführlichen Vergleich der Vor- und Nachteile von Excel und Tools für das Controlling findet ihr hier.
Weiterführende Informationen
Controlling Portal: Beschreibung des idealtypischen Planungsprozesses und der Planungsverfahren.
Controlling verstehen: Video-Erklärung zur integrierten Planung
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2019 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten.
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Der Planungsprozess ist ein strukturiertes Vorgehen zur Erstellung der Unternehmensplanung. Dieser wird regelmäßig – in der Regel mehrmals pro Jahr – durchlaufen. Er ist Bestandteil des Controlling.
Die Unternehmensplanung lässt sich anhand ihrer Reichweite in die die strategische Planung (> 5 Jahre), Mittelfristplanung (2-5 Jahre) und operative Planung (1 Jahr) gliedern.
Die Planung bildet die Unternehmensziele in Zahlen ab und ist die Grundlage zur Verteilung von Ressourcen. Auf Basis der Planung werden Handlungen getroffen, die zur Erreichung der Planwerte notwendig sind.
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