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Wie synchronisiere ich meine sevDesk-Daten mit Adam?

Nachdem ihr die Verknüpfung eures sevDesk-Accounts mit Adam erfolgreich abgeschlossen habt, geht es nun ans Synchronisieren der Daten. Die Rechnungen und Belege in eurem sevDesk-Account müssen mit der Adam-Plattform verglichen werden, um die Kennzahlen in eurem Dashboard und Detailbericht korrekt zu berechnen.

Wie ihr eure Daten aus sevDesk mit Adam synchronisiert, wie die Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Kennzahlen funktioniert und welche Möglichkeiten der Individualisierung eures Reportings es gibt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

1. Zeitraum auswählen und Daten abrufen

Der erste Schritt zur Synchronisation der sevDesk-Daten mit Adam ist die Auswahl des richtigen Zeitraums. Ihr habt die Möglichkeit entweder einen einzelnen Monat oder den Zeitraum von Beginn eures Geschäftsjahres zu synchronisieren.

Navigiert dazu auf die Upload-Page in eurem Adam-Account, diese erreicht ihr durch Klick auf das -Symbol im linken Menü. Auf der Upload-Page findet ihr nun den Bereich „Synchronisation der Belegdaten“. Dort habt ihr die Möglichkeit den zu synchronisierenden Zeitraum auszuwählen. Für einen einzelnen Monat wählt ihr diesen im Auswahlfeld aus. Wenn ihr den gesamten Zeitraum von Geschäftsjahresbeginn bis zum ausgewählten Monat synchronisieren wollt, könnt ihr das Häkchen neben „Alle Belege seit Beginn des Geschäftsjahres berücksichtigen“ nutzen.

Welcher Zeitraum ist für die Synchronisation sinnvoll?

Für das monatliche operative Reporting ist es ausreichend nur den jeweils aktuellsten Monat zu synchronisieren. In diesem Fall ist es nicht notwendig das gesamte Geschäftsjahr auszuwählen. Hat sich jedoch in den früheren Monaten etwas an euren Belegen in sevDesk verändert oder wenn ihr die Synchronisation zum ersten Mal durchführt, ist es notwendig das gesamte Geschäftsjahr zu synchroniseren.

2. Belegdaten aus sevDesk richtig zuordnen

Bevor eure Belegdaten aus sevDesk im Adam-Dashboard und im Detailbericht angezeigt werden können, müsst ihr diese Daten den richtigen Kennzahlen in Adam zuordnen. Dies passiert in zwei Schritten. Adam unterscheidet dabei zwischen „Ausgabe“-Belege bzw. Eingangsrechnungen und „Einnahme“-Belegen bzw. Ausgangsrechnungen. Gleich zu Beginn erhaltet ihr die Information, wie viele Belege im ausgewählten Zeitraum gefunden wurden und ob dabei Kategorien gefunden wurden, die bisher noch nie mit Adam synchronisiert wurden.

Kategorien der Eingangsrechnungen zuordnen

Jedem eurer „Ausgabe“-Belege bzw. Eingangsrechnungen ist in sevDesk eine Kategorie zugeordnet. Für den Fall, dass ihr in einem Beleg mehrere Belegpositionen verwendet, besitzt jede dieser Belegpositionen eine eigene Kategorie. Verwendet ihr eine der sevDesk Standardkategorien, ordnet Adam diese Belege bzw. Belegpositionen automatisch den entsprechenden Kennzahlen zu. Wenn ihr eigene Kategorien verwendet, könnt ihr diese jeweils einer Adam-Kennzahl zuordnen. Für den Fall, dass ihr Belege einer bestimmten Kategorie nicht synchronisieren wollt, habt ihr die Möglichkeit durch setzen des Häkchens bei „Kategorie ignorieren“ diese Belege von der Synchronisation auszunehmen. Das kann beispielsweise vorkommen, wenn ihr Belege in sevDesk hochgeladen habt, die eigentlich nicht zu euren Kosten gehören.

Tags der Ausgangsrechnungen zuordnen

Die Zuordnung der Tags der Ausgangsrechnungen funktioniert etwas anders als bei den Eingangsrechnungen. Jedes Tag, dass ihr euren Ausgangsrechnungen in sevDesk zuordnet, wird von Adam als eigene Umsatzkategorie bzw. Produkt interpretiert. Für jedes neu synchronisierte Tag wird also genau so eine Umsatzkategorie angelegt und anschließend jede Ausgangsrechnung mit diesem Tag automatisch zugeordnet. Für den Fall, dass ihr bestimmte Tags von der Synchronisation ausschließen möchtet, könnt ihr auch hier wieder die Funktion „Tag ignorieren“ verwenden.

Achtet bei der Vergabe von Tags für eure Ausgangsrechnungen darauf, dass diese eindeutig sind. Adam überprüft die Zuordnung der Tags zu den Ausgangsrechnungen auf Konsistenz. Für den Fall, dass einer Ausgangsrechnung mehr als ein Tag zugeordnet ist, kann eine exakte Berechnung in Adam nicht mehr statt finden, weil Adam dann nicht genau weiß, zu welcher Umsatzkategorie der Rechnungsbetrag gehört. Verwendet also bei den Ausgangsrechnungen entweder nur ein Tag oder ignoriert die zusätzlichen Tags bei der Synchronisation mit Adam.

Bei den Ausgangsrechnungen gibt es noch eine Ausnahme. Wenn ihr statt der Funktion „Rechnungen“ in sevDesk eure Einnahmen über „Einnahme“-Belege abbildet, habt ihr nicht die Möglichkeit unterschiedliche Umsatzkategorien in Adam zu nutzen. In diesem Fall werden alle „Einnahme“-Belege der Umsatzkategorie „Einnahmen / Erlöse / Verkäufe“ aus sevDesk zugeordnet.

Aber keine Angst: Euer Sparringspartner unterstützt euch jederzeit bei der Durchführung der Synchronisation und kann euch zusätzliche Tips zur Gestaltung eures Reportings geben!

Nachdem ihr alle Kategorien und Tags eurer Belege aus sevDesk zugeordnet habt, könnt ihr die Synchronisation vervollständigen und die Kennzahlen für eurer Adam-Reporting berechnen lassen. Sobald die Berechnung erfolgreich abgeschlossen wurde, erhaltet ihr eine Erfolgsmeldung und könnt von dort aus entweder direkt zu eurem Adam-Dashboard navigieren oder den Prozess von Anfang an starten.

Den gesamten Ablauf der Synchronisation von sevDesk-Daten mit Adam und der Einrichtung der Verknüpfung zwischen eurem sevDesk- und Adam-Account haben wir für euch im folgenden Screencast noch einmal ausführlich dargestellt:

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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