Planung mit sevDesk – So einfach geht’s!
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Planung mit sevDesk:
sevDesk ist eines der meistgenutzten Buchhaltungstools in Deutschland und Österreich. Das Tool bietet die Möglichkeit, alle Rechnungen und Belege digital zu erfassen und zu kategorisieren.
Durch die Kategorisieren der Rechnungen und Belege nach Kategorien bietet sevDesk die ideale Grundlage für die Planung der Profitabilität.
In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie ihr eure Planung mit sevDesk einfach und automatisiert vorbereiten und durchführen könnt.
1. Welche Daten benötige ich für die Planung mit sevDesk?
sevDesk bietet – neben vielen anderen Features – die Möglichkeit, alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen digital zu erfassen und zu kategorisieren. Damit erhält man einen guten Überblick über die Umsatz- und Kostenstruktur des eigenen Unternehmens und gleichzeitig den idealen Aufsatzpunkt für die Planung der Profitabilität.
Dabei können sowohl die Budgetierung für das Folgejahr als auch regelmäßige Forecasts nach derselben Logik durchgeführt werden. Folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der relevanten Planungselemente:
| Planungselement | Erläuterung | Abbildung in sevDesk | Vorbereitung für Planung |
|---|---|---|---|
|
Umsatz |
Ausgangsrechnungen an Kunden |
Rechnungen
& Belege |
Kategorisierung nach Produkten über Tags oder individuellen Kategorien |
|
Laufende Kosten mit Belegen |
Eingangsrechnungen von Lieferanten |
Belege |
Kategorisierung nach Kostenart |
|
Laufende Kosten ohne Belege |
z.B.: Zuschüsse, Personalkosten, AfA, Zinsen |
nicht in sevDesk abgebildet |
Analyse Summen-/Saldenliste der Steuerberatung |
Planung mit sevDesk: Umsatz auf Basis der Ausgangsrechnungen
In sevDesk habt ihr alle Ausgangsrechnungen und damit Umsatzbringer verfügbar. Sofern ihr eure Rechnungen in sevDesk schreibt, dann sind diese in „Rechnungen“ verfügbar. Sofern ihr Rechnungen aus anderen Systemen integriert, dann findet ihr diese in „Belege“.
Damit ihr die Planung mit sevDesk für eure Umsätze durchführen könnt, empfiehlt es sich alle Ausgangsrechnungen mit einem Tag für die zugehörigen Produkten zu versehen. Wie genau ihr Tags anlegen und vergeben könnt, erfahrt ihr in der sevDesk Wissensdatenbank.
Unser Tipp: Vergebt immer nur ein Tag pro Rechnung. Solltet ihr sehr viele verschiedene Produkte haben, bietet sich eine gröbere Strukturierung nach Produktkategorien an.
Sofern ihr Ausgangsrechnungen aus anderen Systemen in sevDesk importiert, könnt ihr statt eines Tags eine individuelle Einnahmen-Kategorie bzw. -Buchungskonto vergeben. Auch hierzu gibt es in der sevDesk Wissensdatenbank einen Eintrag.
Damit habt ihr eine ordentliche Grundlage, um die Planung mit sevDesk für eure Umsätze durchzuführen.
Planung mit sevDesk: Kosten auf Basis der Belege
Wenn ihr in sevDesk alle Eingangsrechnungen gesammelt habt, ist bereits ein wesentlicher Teil der Kosten abgebildet. In sevDesk könnt ihr allen Belegen entweder eine vorgegebene Kategorie zuordnen oder eigene anlegen. Durch die Kategorisierung der Belege schafft ihr eine Gliederung der Kosten nach ihren Kostenarten (z.B.: Software-Lizenzen, Beratung, Werbung etc.). Das ist auch die Grundlage für die Planung mit sevDesk.
So weit, so unkompliziert. Nun beinhaltet die Planung, wie oben schon erläutert, die operativen Erträge und Aufwendungen. Es gibt jedoch auch Belege , die zwar zu Auszahlungen führen, aber keine direkten Aufwendungen für die Planung der Profitabilität sind. Einige Beispiele dazu sind:
- Investitionen des Anlagevermögens: nur die jährliche Abschreibung ist für die Profitabilitätsplanung relevant
- Materialkosten, die ins Lager gehen: nur die Bestandsveränderung ist für die Profitabilitätsplanung relevant
- Belege für Kreditrückzahlungen oder Ähnliches: nur Zinsen und Bankgebühren sind für die Profitabilitätsplanung relevant
Durch die vorgegebenen Kategorien in sevDesk könnt ihr auf jene eingrenzen, die für die Profitabilität relevant sind und damit für die Planung mit sevDesk genutzt werden sollen.
Planung mit sevDesk: Was fehlt noch?
Während in sevDesk alle Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege vorhanden sein sollten, gibt es weitere relevante Erträge und Aufwendungen für die Planung mit sevDesk, die ggf. nicht in sevDesk vorhanden sind, da kein Beleg dafür verfügbar ist. Dazu zählen vor allem:
- Sonstige Erträge, wie zum Beispiel Zuschüsse oder Beihilfen
- Personalkosten
- Abschreibungen auf das Anlagevermögen
- Zinsen und Bankgebühren
- Andere Dauerschuldverhältnisse (z.B.: Miete, Gebühren)
Unser Tipp: Personalkosten können zwar in sevDesk ebenfalls erfasst werden. Wenn ihr aber nicht alle Gehaltsabrechnungen einspielen wollt, könnt ihr diese auch separat erfassen. Wie dies in Adam möglich ist, erfährt ihr hier: Manuelle Dateneingabe in Adam
Diese Positionen müsst ihr für die Planung manuell ergänzen. Eine sehr gute Grundlage dafür kann die Summen-/Saldenliste von der Steuerberatung sein.
2. Wie komme ich von den Ist-Daten zur Planung mit sevDesk?
Da nun die Grundlage für die Planung mit sevDesk steht, geht es ans Eingemachte: die Planung der Profitabilität! Damit ihr die Planung mit sevDesk ideal durchführen könnt, stehen euch zwei Wege zur Verfügung:
Excel-Export der sevDesk Daten
Damit ihr die sevDesk-Daten ideal für die Planung nutzt, könnt ihr diese exportieren und in einem Excel-Sheet aufbereiten. Wie genau der Export funktioniert ist in der sevDesk Wissensdatenbank beschrieben.
Die exportieren Daten müsst ihr dann auf Basis der Kategorien aggregieren und den einzelnen Monaten zuordnen, um dann die Planung mit sevDesk darauf aufsetzen zu können.
- Sehr flexibel, Abbildung individueller Planungslogik möglich
- Kostengünstig, in der Regel im Office-Paket enthalten
- Viel manuelle Kleinarbeit für Datenaufbereitung
- Hohe Fehleranfälligkeit und Gefahr der Unübersichtlichkeit
- Ab gewisser Datenmenge ergeben sich Performance Probleme
Planungs-Tool mit sevDesk Schnittstelle
Eine automatisierte Alternative zum Export der Daten bietet die direkte Schnittstelle von sevDesk zu einem Planungs-Tool. Solltet ihr bereits ein Planungs-Tool im Einsatz haben, prüft bereits eine sevDesk Schnittstelle angeboten wird. Sofern ihr gerade auf der Suche nach einem Planungs-Tool seid, nehmt die Funktion in euren Kriterienkatalog auf.
- Automatisiere Vorbereitung der Planung, spart manuelle Kleinbarbeit
- Mehr Zeit für die eigentliche Planung und das Controlling
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Geringere Flexibilität als Excel
- Teurer als selbst gebastelte Excel-Lösungen (monatliche Lizenzen)
Unser Tipp: Einen ausführlichen Vergleich der Vor- und Nachteile von Excel und Tools für das Controlling findet ihr hier.
Weiterführende Informationen
sevDesk: Video zur Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung von unserem Integrationspartner.
für-Gründer: Erklärung zur Erstellung einer Plan Gewinn und Verlustrechnung speziell für Gründer.
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2021 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten.
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Für die Planung mit sevDesk nutzt du die verfügbaren Ist-Daten aus sevDesk und ergänzt diese um Plandaten für die wichtigsten Geschäftstreiber (z.B.: Umsatz, Kosten).
Die Planung kann entweder manuell in Excel erfolgen oder mit einem expliziten Controlling-Tool. Diese Tools bereiten die Ist-Daten automatisiert auf und ermöglichen eine einfache Eingabe von Plandaten.
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