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4 Felder für eine erfolgreiche Steuerung oder welche Rolle Dashboards im Zahlen­dschungel spielen

Wir werden von Unternehmen oft gefragt, was unser Reporting von anderen Lösungen unterscheidet und warum man nicht auch einfach die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) oder den Controlling-Export von der Steuerberatung verwenden kann. Da sind doch auch alle Informationen drin und alle wesentlichen Finanzzahlen verfügbar. Die Antwort ist einfach: das stimmt… Die wichtigere Frage in diesem Zusammenhang ist, wie gut man aus diesen Zahlen die richtigen Schlüsse ziehen kann.

Die klassische BWA am Ende des Monats enthält alle Zahlen der Buchhaltung, der Kontoauszug der Bank enthält alle Banktransaktionen und die Auswertung des Online-Shops enthält alle Verkäufe, vielleicht sogar gruppiert nach Produkten. In diesem Stadium stehen alle Informationen zur Verfügung und alle wesentlichen Finanzzahlen sind – theoretisch – verfügbar. Unsere Hypothese ist allerdings, dass ihr an diesem Punkt auf Grund der Informationsflut nicht effizient daraus Schlüsse ziehen könnt.

Warum denken wir das? Ganz einfach, alle Informationen, die in diesen Daten stecken, sind zu diesem Zeitpunkt gleich wichtig. Das kann natürlich sehr gut sein, es nötigt euch jedoch alle Informationen durchzugehen und gleichzeitig zu bewerten, abzuwägen, zu verwerfen, neu zu bewerten. Das kostet das geübte Auge viel Zeit und vielleicht auch Nerven, die ungeübten Betrachtenden von euch können sich zuweilen aber auch überfordert fühlen.

Fokussierung ist das Zauberwort für die Steuerung

Wie kann man dieses Dilemma lösen? Das Zauberwort heißt Fokussierung. Unser Verständnis von effizienter Analyse für die Unternehmenssteuerung geht vom Bild einer Pyramide aus. Der regelmäßige Einstieg in die Analyse eurer Finanzzahlen sollte an der Spitze so aggregiert wie möglich sein und eure Aufmerksamkeit auf den Teil eurer Daten lenken, bei dem es Handlungsbedarf gibt.

Wenn eure Umsätze im vergangenen Monat 20% über eurem festgelegten Ziel bzw. Plan liegen, ist das ein gutes Zeichen und ihr könnt euch sehr darüber freuen. Dieser Teil eurer Zahlen benötigt aber eher weniger Aufmerksamkeit im aktuellen Analysezyklus. Die Kosten zur Herstellung eurer Produkte oder der durchschnittliche Einkaufspreis eurer Rohstoffe sind aber im Vergleich zum Vormonat um 50% gestiegen. Das ist eine Information, die eure Aufmerksamkeit braucht. Wenn ihr möchtet, macht doch einmal den Test, wie lange ihr benötigt, diese beiden Informationen aus der letzten BWA herauszulesen. Wenn ihr länger als ein paar Sekunden dafür braucht, könnt ihr durch Fokussierung eurer Finanzzahlen die Effizient eurer Analyse noch verbessern.

Selbstverständlich möchte man es auch mal genauer wissen. Eine Detailanalyse für einzelne Bereiche kann ein übergreifendes Dashboard natürlich nicht liefern. Dafür benötigt ihr weiterhin eure Detailberichte und auch mal die BWA von eurer Steuerberatung. Wenn ihr jedoch über das Dashboard in die Analyse eingestiegen seid, habt ihr euch soweit fokussiert, dass ihr schon vorher wisst, wo genau ihr im Detailbericht nachschauen müsst.

Wir haben für euch unsere Best Practices für die Gestaltung eines Dashboards für eine effiziente Analyse und Unternehmenssteuerung zusammengestellt. Dieses Dashboard fokussiert euch auf die Bereiche eurer Zahlen, die Aufmerksamkeit benötigen und führt von dort aus gezielt in die relevanten Details, um den Ursachen direkt auf den Grund zu gehen.

1. Die Erträge – was kommt rein?

Bei der Analyse von Finanzzahlen, das gilt neben den Erträgen auch für die Kosten und die Profitabilität, sind zwei Zeithorizonte interessant. Zum einen ist das der aktuelle Monat und zum anderen was seit Geschäftsjahresbeginn passiert ist. Bis hierher seid ihr in der Erfassung der relevanten Informationen wahrscheinlich genauso schnell wie in der BWA.

Aber jetzt wird es spannend. Die absolute Zahl der monatlichen Erträge gewinnt an Aussagekraft, sobald man sie mit einem Vergleichswert in Kontext setzt. Die relevanten Vergleiche, die hier aus unserer Sicht in Frage kommen, sind der Vormonat, der gleiche Monat im Vorjahr, der gleiche Zeitpunkt im abgelaufenen Geschäftsjahr und natürlich der Plan bzw. Budget. Unterstützt durch eine farbliche Markierung (grün = „gut“, rot = „schlecht“) wird eure Aufmerksamkeit direkt auf das Wesentliche gelenkt.

In unserem Beispiel sieht man sofort, dass wir sowohl im aktuellen Monat als auch im gesamten Geschäftsjahr bisher deutlich hinter Plan zurück sind und durchaus Handlungsbedarf besteht. Werfen wir dann noch einen Blick auf die bisherige monatliche Entwicklung (in unserem Beispiel im Balkenchart), können wir auf einen Blick sehen, dass wir im zweiten Quartal zwar insgesamt einen Einbruch hatten, gegenüber dem Vormonat aber auf dem richtigen Weg sind und unsere Maßnahmen anfangen zu wirken.

Unser Tipp: Das gilt nicht nur für die Erträge, sondern für alle Finanzzahlen – Ein grafisch gut aufbereitetes Dashboard nimmt natürlich auch generell die Scheu, sich mit den eigenen Finanzzahlen überhaupt auseinander zusetzen. Allein dafür lohnt es sich schon aus endlosen Tabellen mit Zahlenkolonnen ein Dashboard zu machen.

2. Die Kosten – die größten Treiber

Der Aufbau eines Dashboards für die Kosten folgt, wie gesagt, einer ähnlichen Struktur wie bei den Erträgen. Eine interessante zusätzliche Information ist der direkte (prozentuale) Vergleich der Kosten mit den Erträgen. Aus diesem „Donut“-Chart kann man nämlich unmittelbar ablesen, ob man in der aktuellen Periode mehr Kosten oder mehr Erträge zusammen bekommen habt. In unserem Beispiel können wir sehen, dass die Kosten gegenüber den vergangenen Zeiträumen gestiegen sind, gegenüber dem Plan allerdings niedriger ausfallen. Wenn man es für einen bestimmten Monat in der Vergangenheit mal genau wissen möchte, hilft eine Zusatzinformation, die zeitweise eingeblendet wird, auch weiter.

Manche eurer Kostenarten benötigen unter Umständen eine besondere Behandlung, weil sie z.B. den größten Kostenblock in eurem Unternehmen darstellen und deshalb dort auch die Hebel zur Veränderung am größten sind. Deswegen kann euch die Darstellung der größten Kostenarten direkt in eurem Dashboard helfen, diese jederzeit und unmittelbar im Blick zu behalten.

3. Der Gewinn – was bleibt übrig?

Legt man die beiden Dashboards für Erträge und Kosten übereinander erhält man die Profitabilität, was also am Ende übrig geblieben ist. Auch hier gelten natürlich wieder die Aussagen zur Wichtigkeit der Vergleichswerte aus Vorperioden und dem Plan. Relevant aus unserer Sicht ist an dieser Stelle der prozentuale Vergleich mit den Erträgen – umgangssprachlich oft als „Marge“ bezeichnet.

Darüber hinaus zeigt euch eine sogenannte „Ergebnisbrücke“ in Einzelschritten, wie sich euer Gewinn aus dem Umsatz am Ende berechnet. In diesem „Wasserfallchart“ werden zum Umsatz Schritt für Schritt alle positiven Posten, wie z.B. die sonstigen betrieblichen Erträge, hinzugerechnet und alle negativen Posten abgezogen. Besonders aussagekräftig wird dieser Teil des Dashboards beispielsweise, wenn der Gesamtgewinn des laufenden Geschäftsjahres zwar positiv ist, der Gewinn des aktuellen Monats aber negativ. Das ist natürlich nicht unbedingt gleich ein Grund für Nervosität. Es fördert aber die Sensibilität für die finanzielle Steuerung eures Unternehmens. Diese Tatsache kann man gerade in einer monatlichen BWA schon mal übersehen bzw. falsch interpretieren.

4. Die Liquidität – Cash is King!

Nachdem wir uns nun durch die wichtigsten Größen der Gewinn- und Verlustrechnung durchgearbeitet haben, wartet noch ein sehr wesentlicher Teil der finanziellen Steuerung. Die Liquidität spielt für die allermeisten Unternehmen eine zentrale Rolle. Umso wichtiger ist es, diese jederzeit im Blick zu behalten.

Jetzt denken sich vielleicht einige von euch „das kann ich doch auch im Online-Banking sehen“. Das stimmt nur bedingt. Natürlich seht ihr dort jederzeit euren Kontostand. Solange ihr allerdings euer Bankkonto nicht mit eurer Buchhaltung verknüpft habt, fehlen euch noch ein paar wichtige Informationen zu Forderungen und Verbindlichkeiten.

Die Forderungen zeigen euch an, wie viel Geld euch noch von anderen Unternehmen (z.B. euren Kunden) zusteht. Die Verbindlichkeiten stellen den Wert dar, den ihr noch euren Lieferanten schuldet. In einem gut sortierten Dashboard solltet ihr dann noch die Information haben, wie lange es durchschnittlich dauert bis eure Kunden die Rechnungen bezahlen und wie lange es dauert bis ihr eure Lieferanten bezahlt. Auch ein Vergleich dieser beiden Zeiträume kann interessant sein. Dauert es ständig länger bis ihr Geld von euren Kunden bekommt als ihr eure Lieferanten bezahlt, hat dies mittelfristig negative Auswirkungen auf eure Liquidität. Kombiniert ihr diese Information mit der Aussage, wie lange eure liquiden Mittel noch ausreichen, um euren Betrieb aufrecht zu erhalten (in unserem Beispiel die „Cash Reichweite“), habt ihr ein wunderbares Frühwarnsystem für eure Liquidität aufgesetzt.

Gerade bei der Liquidität wird der Unterschied eines Dashboards zur BWA noch einmal deutlich. In den Zahlentabellen der Summen- und Saldenlisten stehen all diese Informationen ebenfalls drin. Diese aber jedes Mal von Hand aus den Tabellen zu berechnen, ist sehr mühsam.

Bildet eure wichtigsten Finanzzahlen in einen Dashboard ab!

Ihr habt sicherlich bemerkt, dass die Beispiele in diesem Blogbeitrag Screenshots unserer Adam Plattform sind. Eine unserer Kernfunktionen ist es aus Zahlentabellen der BWA genau diese übersichtlichen Dashboards auf Knopfdruck zu erzeugen. Wenn ihr mehr dazu erfahren wollt, könnt ihr euch bei uns für eine kostenlose Demo registrieren.

Unser Tipp: Für den Fall, dass ihr erst einmal selbst versuchen wollt ein solches Dashboard auf die Beine zu stellen. Lasst euch erstens einen Excel- oder CSV-Export der Summen- und Saldenliste von eurer Steuerberatung geben. Diese Daten kann man sehr gut weiterverarbeiten. Zweitens könnt ihr euch bei uns eine Dashboard-Vorlage herunterladen, die die wesentlichen Inhalte zum Nachbauen darstellt.

Dein persönlicher Demobericht gibt dir einen sehr guten und schnellen Überblick über die Inhalte eines Dashboards für deine Unternehmenssteuerung.

Zum Schluss können wir euch nur noch eine Bitte mit auf den Weg geben, euch regelmäßig mit euren Zahlen auseinander zusetzen. Versucht jederzeit einen Überblick über eure Finanzzahlen zu haben, damit ihr bei Bedarf schnell auf Veränderungen reagieren könnt.

 

Welche Erfahrungen habt ihr bisher mit Dashboards und deren Nutzen für eure Steuerung gemacht? Lasst uns daran teilhaben und meldet euch unter hello@meetadam.io!

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