IT Kosten optimieren: Wieviel ist leistbar?
IT Kosten entwickeln sich zunehmend zu einem Hauptkostentreiber in Dienstleistungsunternehmen. Das ist weder verwunderlich noch Anlass zur Sorge. Schließlich verlaufen immer mehr Prozesse digital und dafür benötigt es IT. Gartner erwartet ein Wachstum von >8% der IT Kosten in Unternehmen. Bei dieser Rally will natürlich jeder dabei sein.
IT Kosten optimieren: Was gehört alles zur IT?
In der klassischen Gewinn- und Verlust Betrachtung fallen IT Kosten in die sonstigen betrieblichen Aufwendungen und sind damit Fixkosten.
- Software: Lizenzen und Wartung für Software Services
- IT Services: Extern betreute IT, Hosting etc.
- Hardware: Computer, Monitore, Mobiltelefon etc.
Unser Benchmark: Die internen IT-Kosten sollten in 2025 etwa 4% deiner Umsätze betragen.
IT Kosten optimieren #1: Die Software Abo Falle
Unser Benchmark: Die Software-Kosten sollten <3% von eurem Umsatz betragen.
Ein Beispiel dazu: das klassische Dienstleistungsunternehmen hat folgende Software Tools im Einsatz:
| Bereich | Anwendungsfall | Beispiel Tool | Beispiel Kosten pro Monat |
|---|---|---|---|
|
Operations |
Task Management |
Asana |
150 EUR |
|
Customer Support |
Zendesk |
150 EUR |
|
|
Projekt Management |
Monday |
100 EUR |
|
|
Dokumente, Workspace |
Microsoft, Google etc. |
500 EUR |
|
|
Workspace |
Notion |
80 EUR |
|
|
Kommunikation |
Slack |
300 EUR |
|
|
Passwort Manager |
1Password |
80 EUR |
|
|
Design |
Adobe/ Figma |
60 EUR |
|
|
Finance |
Angebote, Rechnungen |
PandaDoc |
250 EUR |
|
Buchhaltung |
Lexoffice, sevDesk, DUO |
90 EUR |
|
|
Controlling |
Adam |
200 EUR |
|
|
Marketing |
Meeting buchen |
Calendly |
50 EUR |
|
CRM, Marketing |
Hubspot |
800 EUR |
|
|
E-Mail |
Mailchimp |
300 EUR |
|
|
Website |
Wordpress, Elementor |
100 EUR |
|
|
Summe |
|
|
> 3.000 EUR |
Beispiel: Wenn ihr unserem Benchmark folgt, müsst ihr bei 3.000 EUR Software Kosten im Monat in etwa 90.000 EUR Umsatz pro Monat erreichen.
- Häufigkeit der Nutzung (1 = wöchentlich, 5 = 1x pro Jahr)
- Wichtig für das Business (1 = sehr wichtig, 5 = unwichtig)
- Anzahl Nutzer im Unternehmen
Unser Tipp: Schaut euch für jede Software eure aktuellen Pläne an und prüft, ob ihr nicht auch mit einem kleineren Paket oder weniger User auskommt.
Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.
IT Kosten optimieren #2: Die extern betreute IT
- IT Helpdesk
- IT Betreuung
- Security
- Hosting, Backup und Network Services
- Lizenzmanagement eurer Software Tools
- Hardware as a Service
Unser Benchmark: Für ein Standard Outsourcing eurer Arbeitsplätze könnt ihr mit etwa 150 – 200 EUR pro Mitarbeiter rechnen.
Unser Tipp: Vereinbart in jedem Fall wo möglich Fixpreise für die IT Services und besprecht im Vorfeld die Kostentreiber der einzelnen Leistungen und Service Levels.
IT Kosten optimieren #3: Hardware
- Laptops, PCs
- Mobiltelefone, Tablets
- Monitore
- Zubehör, wie Webcams, Mikrofon etc.
Unser Benchmark: Der jährliche Hardware Invest je Mitarbeiter sollten bei < 1000 EUR liegen.
- Wer benötigt welche Hardware? Designer benötigen andere Produkte als Verkäufer
- Welche Hardware ist gut genug? Das zweitbeste Modell passt oft besser.
Unser Tipp: Passt bei Leasing von Hardware auf. Hier besteht der Anreiz zu teure Produkte zu nehmen, weil die Leasing Gebühren vermeintlich nicht viel höher sind.
Fazit: Investiert in IT, aber nicht in jede IT
Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.
Weiterführende Informationen
Gartner: Beiträge rund um IT Kostenoptimierung
Controlling Portal: Alles zur Kostenrechnung
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Zu den IT Kosten gehört:
- Interne Personalkosten in der IT
- IT Dienstleister
- Software
- Hardware
- Hosting, Server, Network
Die schnellsten Optimierungen der Fixkosten sind in diesen Bereichen:
- Software Abos prüfen und kündigen
- Service Level der IT Dienstleister prüfen und reduzieren
- Seltener und weniger teure Hardware beschaffen
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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