Das sind die Top 5 Consulting KPIs [inkl. 2025 Benchmarks]
Das erwartet dich hier zu den aktuellen Consulting KPIs:
Consulting Unternehmen haben nach den Höhenflügen der letzten Dekade aktuell eine harte Zeit: Auftragsschwankungen, weniger billable Stunden und vielfach zu hohe Overhead-Kosten rauben Nerven und Schlaf.
Auf welche spezifischen Consulting KPIs sollen sich Beratungen konzentrieren und was sind die Benchmark Werte? Ich habe anhand brandneuen 2025 Professional Services Maturity™ Benchmark von Service Performance Insight eine Empfehlung für dich erstellt.
Das Consulting KPI Framework
Spezifische Consulting KPIs gibt es zu Haufe. Von prädiktiven Sales Funnels bis Mikro-Time Tracking ist alles möglich. Aber viele Zahlen sind auch viel Noise und in der Unternehmenssteuerung brauchen wir keinen Noise, sondern Fokus.
Wenn wir Consulting Unternehmen in der Optimierung ihrer Finanzen begleiten, arbeiten wir mit einem KPI Framework, das auf 4 Erfolgskennzahlen fokussiert:
Fünf Kennzahlen – that’s it. Warum nur 5, wenn es doch so viele gibt? Weil jedes zusätzliche KPI-Chart die Aufmerksamkeit deines Teams senkt. Das Framework bündelt alle Kernfragen eines SaaS Business:
- Wachsen wir?: Year-on-Year Umsatzwachstum
- Liefern wir effizient - Teil 1: Umsatz pro billable Mitarbeiter
- Liefern wir effizient - Teil 2: Delivery Marge
- Sind wir schlank genug aufgestellt? : Umsatz pro Mitarbeiter
- Sind wir profitabel?: EBIT Marge
Und genau diese Zahlen schauen wir uns nun genauer an. Wenn du gleich mit deinen Zahlen mitrechnen willst, dann lade dir unser Benchmark Sheet als Excel Datei hier herunter:
Meine Quelle: Der SPI Research 2025 PS Maturity Benchmark™
Um einen seriösen Benchmark abzuleiten braucht es Daten. Der SPI Benchmark Report ist meine Consulting KPI & Benchmark Quelle der Wahl, denn er ist der umfassendste seiner Art. Hier ein paar Highlights:
- 400 befragte Professional Service Unternehmen (Management Beratung, IT-Consulting, Architekten etc.)
- Globale Umfrage (74% USA, 16% Europa, 10% Rest der Welt)
- Ergebnisse nach Größenklassen (z.B.: < 10 Mitarbeiter, 10-30 Mitarbeiter etc.)
Ich konzentriere mich für meine SaaS Benchmarks auf Unternehmen in den Branchen Management Beratung, IT-Consulting & Software Entwicklung in den Größenklassen 10-100 Mitarbeiter.
Tipp: Hier kannst du den vollständigen SPI Professional Services Maturity Benchmark herunterladen.
Und nun rein in die Benchmarks.
1. Year-on-Year Umsatzwachstum
Umsatz ist die Lieblings „Vanity Consulting KPI“. Der absolute Umsatz sagt jedoch nicht viel aus. Spannender ist: Wie wächst dein Umsatz? Das ist der Indikator für Marktresonanz und Neukundengewinnung. Daher starten wir mit dem Year-on-Year Umsatzwachstum.
Was bedeutet das? Umsatzwachstum ist der Speedometer deines Unternehmen. Es zeigt, wie viel Wertzuwachs innerhalb von zwölf Monaten dazugekommen ist. Zu der Kennzahl kommst du so:
Year-on-Year Umsatzwachstum = (Aktueller Umsatz / Vorjahreswert)
Der SPI Benchmark: Das Umsatzwachstum ist weiterhin gegeben, aber deutlich rückläufig und liegt in 2024 im Durchschnitt bei nur 4,6%. Besonders stark ist der Rückgang bei kleinen Beratungen.
Ein Blick auf die Branchen zeigt, dass erwartungsgemäß alle IT-nahen Beratungen ein halbwegs stabiles Wachstum hinbekommen, während klassische Management Beratungen feststecken.
Tipp: Wenn dein Unternehmen die Zielgröße erreicht hat, ist die Rule of 40 ein guter Tippgeber, mit dem du Umsatzwachstum und Gewinn in Einklang bringst.
2. Umsatz pro Consultant
Umsatzwachstum ist gut und wichtig, aber sinnlos wenn damit nicht auch die Effizienz steigt. In personalintensiven Branchen ist Effizienz immer mit Personaleinsatz verbunden. Daher ist die Messung des Umsatz pro Mitarbeiter eine Pflichtübung. Wir teilen diese Consulting KPI in 2 Teile und beginnen mit dem Umsatz pro Consultant.
Was bedeutet das? Wie viel Umsatz generiert eine Consultant, die primär an Kundenaufträgen arbeitet (= billable Mitarbeiter)? Die Zahl ist der Indikator für Pricing, Auslastung und Delivery Effizienz.
Umsatz pro Consultant = (Aktueller Umsatz / Anzahl Vollzeitangestellte Consultants = FTE)
Der SPI Benchmark: Der durchschnittliche Umsatz pro Consultant liegt in 2024 bei $199.000 und ist 4% unter dem Vorjahreswert. Mittelgroße Beratungen mit 11-30 Mitarbeitern erlebten den stärksten Rückgang.
Auch in dieser Consulting KPI sind IT-Beratungen auf der Überholspur. Der durchschnittliche Umsatz pro Consultant liegt hier im Schnitt 5% über den klassischen Management Beratungen.
3. Delivery Marge
Umsatz ist wichtig, aber nutzlos wenn nichts übrig bleibt. Um die Effizient der Leistungserbringung von Beratungen zu messen, müssen wir auch die variablen Kosten berücksichtigen. Vorhang auf für die Delivery Marge
Was bedeutet das? Die Delivery Marge misst, wie viel vom Umsatz bleibt nach Abzug direkter Delivery Kosten (intern & extern) übrig bleibt:
Delivery Marge = Umsatz – Personalkosten für Leistungserbringung – Subunternehmer – verrechenbare Material & Reisekosten
Der SPI Benchmark: Die durchschnittliche Delivery Marge über alle Branchen und Größenordnung liegt in 2024 bei knapp 35% vom Umsatz und ist -2% unter dem Vorjahreswert. Lediglich kleine Beratungen mit <10 Mitarbeitenden schaffen ein leichtes Margen-Wachstum.
Während Management- & IT-Beratungen mit rückläufigen Delivery Margen kämpfen, schaffen Software-Beratungen einen Anstieg von fast 9%. – vor allem wegen geringerer direkter Gehaltskosten.
Pro Tipp: Wenn du deine Delivery Marge ausrechnest, teile deine Mitarbeitenden nach „Delivery“ und „Admin“ auf. Alle, die primär für Kundenprojekte arbeiten, gehören 100% ins Delivery Team.
4. Umsatz pro Mitarbeiter
Wenn Umsatz pro Consultant und Deliver Marge im Benchmark-Bereich sind, du aber nicht zufrieden mit deiner Profitabilität bist, kann es daran liegen, dass zu viele Mitarbeitende nicht an Kundenaufträgen arbeiten. Das messen wir mit dem Umsatz pro Mitarbeiter.
Was bedeutet das? Wie viel Umsatz generiert jeder Mitarbeitende, egal in welcher Funktion sie arbeiten? Der ultimative Effizienz-Test:
Umsatz pro Mitarbeiter = (Aktueller Umsatz / Anzahl Vollzeitangestellte Mitarbeitende = FTE)
Der SPI Benchmark: Der durchschnittliche Umsatz pro Mitarbeiter liegt in 2024 bei $158.000 und ist -7% unter dem Vorjahreswert. Das ist deutlicher Rückgang und zeigt sich vor allem in mittelgroßen Beratungen mit 10-100 Mitarbeitern, während kleine Beratungen stabiler blieben.
Den stärksten Rückgang in unserem Branchenspektrum erleben Software Beratungen mit fast -24%. IT-Beratungen schaffen erstmals einen höheren Umsatz pro Mitarbeitenden als Management Beratungen.
Tipp: Hier findest du eine detaillierte Aufstellung der Umsatz pro Mitarbeiter Umsätze im deutschen Beratungsmarkt.
5. EBITDA-Marge
Das Wichtigste haben wir uns zum Schluss aufgehoben. Während Umsatz und Margen wichtig sind, zählt am Ende, wieviel Gewinn übrig bleibt. Ich persönlich bevorzuge hierzu die EBIT-Marge, aber im SPI Benchmark liegt der Fokus auf der nicht minder spannenden EBITDA-Marge.
Was bedeutet das? Die EBITDA-Marge Anteil des Ergebnisses vor Abschreibungen, Zinsen und Steuern an den Umsatzerlösen. Die Kennzahl bewertet den operativen Erfolg.
EBITDA-Marge = EBITDA / Umsatz
Der SPI Benchmark: Die durchschnittliche EBITDA-Marge über alle Branchen und Größenordnung liegt in 2024 bei 9,8%. Das entspricht einer Halbierung der Profitabilität in nur einem Jahr.
Die Hauptgründe für diesen Rückgang sind:
Ein Blick auf die Branchen zeigt, dass Software- & IT-Beratungen den deutlichsten Rückgang verzeichnen, während die EBITDA-Margen in Management Beratungen halbwegs stabil blieben.
Pro Tipp: Hier findest du detaillierte Benchmarks für jede Kostenkategorie – von Marketing bis Büro.
Fazit: Die Consulting Branche erlebt herausfordernde Zeiten
Zusammenfassend zeigen die hier ausgewählten Consulting KPIs, dass Beratungen und Professional Service Unternehmen aller Fachrichtungen ordentlich unter Druck stehen und die Jahre der großen Gewinne erstmals pausiert scheinen.
Die unterschiedlichen Entwicklungen der Benchmarks nach Branchen zeigt auch, dass IT-nahe Organisationen zwar im Umsatzwachstum besser performen, aber einen hohen Fixkostenanstieg dafür „bezahlen“ müssen.
Hier findest du nochmals alle Benchmarks zusammengefasst:
Die gezeigten Consulting KPIs werden dich im ersten Schritt – je nach deiner Performance – beglücken oder betrüben. Aber, das ist nicht der Sinn der Übung. Ein Benchmark ist nur ein allgemeiner Vergleich, der sich weder um dein spezielles Geschäftsmodell noch um deine aktuelle Unternehmensphase kümmert. Ich empfehle dir daher:
- Finance Dashboard: Schau dir diese 5 KPIs jeden Monat an.
- Standard-Reporting: Prüfer zusätzlich jeden Monat deine GuV, Bilanz & deinen Cashflow (Zahlen aus der Buchhaltung)
- #1 Problem: Konzentriere dich auf das größte Problem und löse es.
- Action, Action: Setze jede Woche eine "Mikro-Optimierung" um
Benchmarke dich: Du willst wissen, wo dein eigenes Unternehmen im Vergleich steht? Lade dir hier mein gratis Excel-Sheet mit allen KPIs und Benchmarks runter und trage deine Werte einfach ein.
Weiterführende Informationen
SPI Research: Die umfassendsten Analysen für den Beratungsmarkt
Lünendonk Listen: Rankings für Beratungen, IT-Unternehmen in Deutschland
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Consulting KPIs und Benchmarks richten sich nach Größenklasse und Fokusgebiet der Beratung. Grundsätzlich sind folgende KPIs zur Messung der Profitabilität relevant:
- Year-on-Year Umsatzwachstum
- Umsatz pro Consultant
- Delivery Marge
- Umsatz pro Mitarbeiter
- EBIT(DA)-Marge
Die Beratungsbranche erlebt einen Umschwung, der sich bereits in den betriebswirtschaftlichen Consulting KPIs zeigt. Laut SPI Research erleben Beratungen aller Größenklassen stagnierende Umsätze und gleichzeitig steigende Fixkosten. Das drückt die Profitabilität.
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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