Die 4 wichtigsten Finance Tools für wachsende Unternehmen
Das erwartet dich hier zum Thema Finance Tools:
Kennst du das? Projekte laufen in einem Tool, Rechnungen flattern irgendwo rein, die Buchhaltung dauert viel zu lange – und dein Cash Forecast dauert die halbe Nacht?
Keine Sorge, damit bist du nicht allein. In mehr als 80% der wachsenden Unternehmen laufen die Finance Prozesse chaotisch. Doch es ist höchste Zeit, damit Schluss zu machen.
Ich zeige dir in diesem Beitrag, wie du dir ein optimales Finance Tool Setup schaffst, mit dem du Zeit sparst, Kosten reduzierst und vor allem bessere Insights für kluge Entscheidungen hast.
Die 4 Ebenen der Finance Tools
Ich mach es kurz: Ein gutes Finance Setup benötigt nur 4 Ebenen, die einwandfrei miteinander kommunizieren müssen:
- Kernsystem: Vom Auftrag zur Rechnung
- Rechnungen & Zahlungen: Belegmanagement & Zahlungsverkehr
- Buchhaltung: Monatsabschluss, Lohnverrechnung, Finanzamt
- Controlling : Analyse, Planung, Optimierung
Wenn diese 4 Finance Tools klar definiert, gut umgesetzt und miteinander integriert sind, dann funktionieren deine Finanzprozesse, wie am Schnürchen. Garantiert.
So sieht dann dein Finance Tool Setup aus der Entfernung aus:
Fünf Kennzahlen – that’s it. Warum nur 5, wenn es doch so viele gibt? Weil jedes zusätzliche KPI-Chart die Aufmerksamkeit deines Teams senkt. Das Framework bündelt alle Kernfragen eines SaaS Business:
Tipp: Lade dir hier kostenlos meine Vorlage herunter, sodass du dein Finance Tool Setup gleich dokumentierst und optimierst 👇
Lade dir hier mein gratis Excel-Sheet herunter, sodass du dein Finance Tool Setup gleich optimieren kannst
Finance Tools Ebene 1: Kernsystem
Die wahrscheinliche wichtigste Ebene der Finance Tools ist das Kernsystem. Es hat folgenden Nutzen:
Kernsystem bildet die gesamte Strecke deiner Wertschöpfung ab, von der Auftragsabwicklung bis zur Abrechnung .
Das Kernsystem ist in anderen Worten der Maschinenraum deiner Finance Tools. Folgende Aufgaben werden dort abgewickelt:
- Aufrags- & Projekt-Management: Anlage, Verwaltung, Abschluss
- Zeit- und Ressourcenerfassung: Stunden, Fremdleistungen, Material
- Abrechnung: Erstellung der Rechnungen für die Aufträge
Das Kernsystem muss die Single Source of Truth für deine Aufträge sein. Typische Tools hierfür sind je nach Branche:
- Agentur & Beratung: MOCO, Harvest, Teamleader, Productive
- IT-Dienstleister: Systemhaus ONE, Autotask, c-entron, Halo PSA
- SaaS: frisbii, Stripe billing, Chargebee
Vom Kernsystem fließen die rechnungsrelevanten Informationen in die nächste Ebene der Finance Tools – in die Rechnungs- und Zahlungsebene.
Pro Tipp: Stelle bei der Auswahl deines Kernsystems sicher, dass es Rechnungen erstellen kann oder zumindest automatisiert die relevanten Informationen in dein Rechnungstool liefert.
Finance Tools Ebene 2: Rechnungen & Zahlungen
Keine Umsätze ohne Belege. Und genau um die Belege geht es in den Rechnungs- und Zahlungstools. Diese haben folgenden Nutzen:
Rechnungs- und Zahlungssystem konsolidiert alle Ein- und Ausgangsrechnungen und wickelt die Zahlungen dafür ab.
Disclaimer: Diese Ebene ist optional, da sie auch über das Buchhaltungstool (siehe Ebene 3) abgebildet werden kann. Sie ist aber gerade in komplexen Strukturen mit vielen Rechnungsfreigaben sinnvoll.
Ein Rechnungs- und Zahlungssystem muss alle Rechnungen und Zahlungen abzubilden. Folgende Aufgaben werden dort abgewickelt:
- Integration aller Rechnungen: Ein- und Ausgangsrechnungen
- Vorbereitende Buchhaltung: Vorkategorisierung der Rechnungen
- Freigabe: Workflows zur Rechnungsfreigabe
- Bankanbindung: Bankenschnittstelle, Kreditkarten, Paypal
- Zahlungsabwicklung: Zahlungsvorschläge, Überweisungen via Bank
Typische Tools hierfür sind:
- Rechnungsmanagement: Candis, domonda, bilendo
- Zahlungsmanagement: Pliant, Pleoh, Moss, Spendesk
Vom Rechnungssystem fließen die vorkategorisierten Rechnungen Informationen in die Buchaltung.
Pro Tipp: Wenn du die Buchhaltung intern machst, dann prüfe, ob deine Anwendungsfälle (Rechnungsfreigabe, Zahlungsabwicklung) bereits über dein Buchhaltungstool gedeckt sind.
Finance Tools Ebene 3: Buchhaltung
Nun wird es amtlich. Denn deine Rechnungen gehen jetzt in die Bücher. Buchhaltungstools haben folgenden Nutzen:
Buchhaltung erfasst alle Rechnungen und Zahlungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben, erstellt den Monatsabschluss und die relevanten behördlichen Meldungen (Finanzamt etc.)
Ein Buchhaltungstool muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Folgende Aufgaben werden dort abgewickelt:
- Verbuchung: aller Rechnungen und Zahlungen gemäß Vorgaben
- Lohnverrechnung: Zahlungen an Personal, Meldungen an Behörden
- Monatsabschluss: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Cashflow
- Meldungen: Laufende Steuer- und Finanzamtsmeldungen
- Archivierung: Gesetzeskonforme Rechnungsarchivierung
Typische Tools hierfür sind je nach Setup:
- Steuerberater-Tools: DATEV, BMD, Agenda, Addison, RZL
- Do it yourself Tools: lexware, sevDesk, buchhaltungsbutler, Free Finance
In diesem Video findest du einen Vergleich der führenden Do it Yourself Buchhaltungstools 👇
Vom Buchhaltungssystem fließen die abgeschlossenen Monatsdaten in das Controlling System, wo sie für die Analyse, Planung und Optimierung weiterverarbeitet werden.
Finance Tools Ebene 4: Controlling
Jetzt gehen wir von der Verwaltung in die Steuerung deines Unternehmens. Ein Controlling System hat folgenden Nutzen:
Controlling System ermöglicht auf Basis der Buchhaltungsdaten eine Analyse, Benchmarking und Planung deiner Finanzzahlen mit dem Ziel, dein Unternehmen noch besser zu steuern.
Für die Geschäftsführung ist das Controlling System das wichtigste Finance Tool, da dort die Entscheidungen getroffen werden. Folgende Aufgaben werden dort abgewickelt:
- Finance Cockpit: Grafische Aufbereitung der Kennzahlen
- Analyse & Benchmarking: Soll-/Ist Vergleich, Branchenvergleich
- Szenarienplanung: Intelligente Prognose und Mehrjahresplanung
- Optimierung: Interpretation und Insights für Verbesserungen
Typische Tools hierfür sind je nach Setup:
- Standard Controlling Tools: Adam, Helu, Companyon
- Individual Tools: CoPlanner, SWOT Controlling, Jedox, Anaplan
Hier findest du einen Vergleich der Controlling Tools 👉 5 Controlling Tools für wachsende Unternehmen
Pro Tipp: Aus deinem Controlling Tool kannst du Planungen und Budgets für deine Aufträge in deinem Kernsystem verwenden.
Praxisbeispiel: Finance Tool Setup für eine Beratung
Soweit zur Theorie. Hier findest du ein Praxisbeispiel für ein gelungenes Finance Tool Setup von einem unserer Kunden aus der Beratungsbranche:
Die einzelnen Ebenen spielen dabei perfekt ineinander:
- Adam: Führendes Finance Tool für Geschäftsführung, Automatisiertes Finance Cockpit mit DATEV Schnittstelle, Szenarienplanung, Analyse
- DATEV: Vorbereitende Buchhaltung durch Kunde in DATEV Unternehmen Online, Fertigstellung durch Steuerberatung
- CANDIS: Intelligente Eingangsrechnungsverwaltung, Freigabe-Workflows, Automatisierte Übergabe an DATEV
- MOCO: Projektverwaltung, Zeiterfassung, Erstellung Ausgangsrechnungen
Wie du siehst, fließen die Daten automatisch von jeder Ebene in die nächste, sodass sie im Controlling System automatisch für die Analyse, Planung und Optimierung des Geschäfts vorliegen. So wollen wir das!
Lade dir hier mein gratis Excel-Sheet herunter, um deine Finance Tools zu dokumentieren
Wie verbessere ich mein Finance Tool Setup?
Jetzt kennst du die 4 Ebenen der Finance Tools. Und lass mich raten: es gibt bei euch noch Optimierungspotenzial. Dann legen wir los:
Wenn du dein Tool Setup optimierst, gehe bitte in folgenden Schritten vor:
- Von oben nach unten: Beginne von oben nach unten: Starte bei der Optimierung immer in deinem Controlling System. Dort siehst du sofort, welche Analysen und Insights dir fehlen.
- Buchhaltung vor Kernsystem: Prüfe dann, ob die fehlenden Insights in der Buchhaltung gelöst werden können und optimiere dort, bevor du ins Kernsystem eingreifst .
- Alle Ebenen beachten: Wenn du ein Finance Tool optimierst, denke immer die Änderungen in den anderen Ebenen mit. Deine Tools sind hoffentlich keine Inseln und sprechen miteinander.
Hier findest du die wichtigsten Punkte als Video zusammengefasst 👇
Zusammenfassung: Du brauchst wirklich nur 3+1 Finance Tools
Ein gutes Finance Tool Setup bringt dir mehr Geschwindigkeit, weniger Fehler und bessere Insights für Entscheidungen. Und genau da wollen wir hin: weniger Aufwand für Datenverarbeitung, mehr Zeit für bessere Entscheidungen. Let’s go for it!
Hier findest du nochmals die wichtigsten Erfolgskriterien für das perfekte Finance Tool Setup zusammengefasst:
- Alle Ebenen abdecken: Stelle sicher, dass du vom Kernsystem bis zum Controlling für jede Ebene ein führendes Finance Tool hast
- 1 Tool je Ebene: Definiere nur 1 Tool je Ebene. Excel ist kein Tool.
- Schnittstellen über alles: Verknüpfe deine Tools mit API Schnittstellen und stelle einen nahtlosen Datentransfer sicher
- Von oben nach unten optimieren: Beginne die Optimierung im Controlling Tool und gehe von dort Ebene für Ebene runter
Dein nächster Schritt: Du willst dein Finance Tool Setup optimieren, weißt aber nicht genau, wie du das anstellen sollst? Dann komm in mein nächstes Live-Webinar. Dort zeige ich dir alle Tricks dazu und wie du aus eigener Kraft >30% Liquidität aufbaust. Hier geht’s zur Anmeldung (Link)
Weiterführende Informationen
Die nackten Zahlen: Video Überblick zum optimalen Finance Tech Stack
OMR Reviews: Vergleich von Buchhaltungs- und Accounting Tools
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
Folge uns in den sozialen Medien und mit unserem Newsletter, um nichts mehr zu verpassen:
Verwandte Artikel
Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Wachsende Unternehmen benötigen in der Regel Finance Tools für die folgenden Ebenen.
- Kernsystem für die Abbildung der Aufträge
- Rechnungen und Zahlungen
- Buchhaltung
- Controlling
Die wichtigsten Kriterien für ein Finance Tool Setup sin:
- Nahtloser Datenaustausch
- Keine manuellen Systembrüche
- Möglichkeiten zum Self-Service
- Kosteneffizienz
- Datenschutz + Sicherheit
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
Controlling Wissen von A bis Z
Das Wichtigste rund um Controlling, Reporting, Planung und Unternehmenssteuerung an einem Ort.
