Einfache Buchführung: So optimierst du deinen Buchhaltungsprozess
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über einfache Buchführung:
Die Buchhaltung ist die beste Datenquelle für ein integriertes Controlling. Jedoch zeigt dir Realität, dass Buchhaltungsprozesse gerade in KMU und Startups zeitaufwendig und ineffizient sind. Dabei ist eine einfache Buchhaltung in schlankeren Strukturen am Besten möglich.
Eine einfache Buchhaltung ermöglicht euch, Kosten zu sparen und gleichzeitig schneller eure Finanzdaten für das Controlling verfügbar zu haben. In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie ihr eine einfache Buchhaltung aufsetzen und laufend optimieren könnt.
1. Einfache Buchführung: Legt einen Buchhaltungskalender fest
Wie so oft, ist auch für die einfache Buchhaltung das Erfolgsrezept, zuerst das Ziel festzulegen. Als gute Controller:innen haben wir hierfür auch schon das Ziel definiert: Das Monatsergebnis ist bis zum 15. des Folgemonats analysiert.
Mit dieser Zielvorgabe, habt ihr die Möglichkeit euer Monatsergebnis zeitnah zu analysieren und entsprechend zu handeln. Um das zu erreichen, solltet ihr gemeinsam mit eurer Buchhaltung einen Buchhaltungskalender festlegen, der wie folgt aussehen sollte:
| Deadline | Aktivität | Verantwortung |
|---|---|---|
|
5. Tag |
Alle Belege übermitteln |
Dein Team |
|
10. Tag |
Buchhaltung durchführen |
Buchhaltung |
|
12. Tag |
Offene Punkte klären |
Buchhaltung, Dein Team |
|
13. Tag |
Buchhaltung finalisieren |
Buchhaltung |
|
14. Tag |
Reporting erstellen |
Dein Team |
|
15. Tag |
Ergebnisse analysiere + Maßnahmen |
Dein Team |
Dieser Kalender mag für viele aktuell utopisch klingen, wird jedoch genauso in vielen KMU & Startups bereits erfolgreich durchgeführt. Die Erfolgsfaktoren sind vor allem gute Kommunikation mit der Buchhaltung und jene Optimierungen für die Buchhaltung, die wir in den folgenden Abschnitten erläutern.
Unser Tipp: Definiert gemeinsam mit der Buchhaltung klare und verbindliche Deadlines für die einzelnen Prozessschritte.
2. Einfache Buchführung: Stellt eure Belege laufend und digital bereit
Ein wesentlicher Effizienz-Killer für die einfache Buchhaltung ist es, zu warten bis alle Belege des Monats da sind und diese erst dann an die Buchhaltung zu übergeben. Damit verliert ihr und auch die Buchhaltung wertvolle Zeit. Unsere Empfehlung lautet daher:
- Laufende Belegübermittlung: Stellt eure Belege laufend (= zumindest wöchentlich) für eure Buchhaltung bereit und vereinbart eine wöchentliche Durchführung der Buchungen.
- Digitale Belegübermittlung: Legt ein Tool für die digitale Bereitstellung eurer Belege fest. Viele Buchhaltungstools bieten bereits ein Belegmanagement Tool als Vorsystem mit an.
Die Vorlage zur Erfassung und Nachverfolgung der Belege und Rechnungen ermöglicht dir einfach den Überblick über Umsätze, Aufwendungen und Zahlungen zu behalten
3. Einfache Buchführung: Reduziert eure Zahlungskonten
Häufig haben KMU und Startups eine Vielzahl von Bankkonten und Kreditkarten. Das kostet nicht nur Geld, sondern ist auch für die Buchhaltung nicht dienlich. Probiert daher, mit so wenig Zahlungskonten wie möglich auszukommen. Folgender Struktur kann dabei helfen:
- Ein zentrales Girokonto: Stellt eure aktuellen Konten auf den Prüfstand und definiert ein zentrales Girokonto je Unternehmen.
- Maximal ein weiteres Zahlungskonto: Wenn es für euch möglich ist, verzichtet auf Konten bei allen möglichen Zahlungsdienstleistern (PayPal, Revolut etc.).
- Eine Firmenkreditkarte + Mitarbeiterkreditkarten: Verzichtet auf zu viele Firmenkreditkarten, Großzügigkeit kann für die Mitarbeiterkreditkarten erlaubt sein (siehe unten)
Unser Tipp: Vereinbart mit eurer Bank eine Möglichkeit, wie die Buchhaltung direkt die Transaktionen auf euren Zahlungskonten einsehen kann. Das erspart euch das Drucken von Kontoauszügen.
4. Einfache Buchführung: Vereinfacht eure Spesenabrechnung
Für die Umsetzung einer einfachen Buchführung gilt zu berücksichtigen, dass vor allem Kleinvieh sprichwörtlich misst macht. In der Buchhaltung ist das Kleinvieh die Spesenabrechnung. Wenn dieser Teil der Buchhaltung stiefmütterlich behandelt wird, führt die zu Chaos im Zahlungsmanagement und zusätzlichen Buchhaltungskosten.
Um diese Probleme zu vermeiden empfiehlt es sich, einen einfachen und
- Mitarbeiterkreditkarten: Gebt Mitarbeiterkreditkarten zur direkten Erfassung der Spesen aus. Das spart Zeit und Kosten.
Unser Tipp: Unser Partner pliant hat die Vor- und Nachteile von Mitarbeiterkreditkarten in seinem Ratgeber zusammengefasst.
- Digitale Spesenerfassung: Bildet eure Spesenabrechnung in eurem Belegmanagement Tool ab.
- Spesenrichtlinie: Legt eine Richtlinie mit Kostengrenzen und Deadlines für die Einreichung der Spesen fest.
Unser Tipp: Wir empfehlen, dass ihr die Einreichung der Spesenabrechnungen bis zum 3. Tag des Folgemonats festlegt.
Fazit: Eine einfache Buchführung verbessert euer Finanzmanagement
Eine einfache Buchführung, die einem klaren Prozess folgt führt nicht zu Qualitätsverlusten. Im Gegenteil: durch den Fokus auf Inhalte kommt die Buchhaltung noch näher an euer Geschäft und ist zeitnah verfügbar. Somit wird sie die beste Quelle für eure Planung und euer Controlling.
Um dies zu erreichen, müsst ihr weder die Buchhaltung selbst machen, noch alle bestehenden Prozesse umwerfen. Legt mit eurer Buchhaltung gemeinsam das Ziel und die Optimierungsschritte für die Buchhaltung fest. Damit wird Buchhaltung sogar ein wenig Spaß machen.
Weiterführende Informationen
lexoffice: Überblick über die Aufgaben der Buchhführung
sevDesk: Videoerklärung von unserem Integrationspartner
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Der Buchhaltungsprozess beinhaltet die Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle als Grundlage für die Erstellung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Die prozessuale Optimierung der Buchhaltung beinhaltet die laufende, digitale Bereitstellung der Belege sowie eine Vereinfachung der Zahlungskonten und Spesenprozesse.
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- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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