SaaS Benchmarks 2025: Die 5 KPIs, die dein Wachstum treiben.
Das erwartet dich hier zu den aktuellen SaaS Benchmarks:
Das Venture Capital Unternehmen High Alpha sammelt jedes Jahr die Kennzahlen von hunderten B2B-SaaS-Companies und erstellt daraus einen der umfassendsten SaaS Benchmarks Report.
Ich habe den Report für dich im Detail gelesen und zeige dir, was du für dein SaaS Unternehmen daraus mitnehmen kannst.
Das SaaS KPI Framework
KPIs für SaaS Unternehmen (SaaS = Software as a Service) gibt es wie Sand am Meer. Manche machen Sinn, andere zeigen nur den Mathematik-Faible mancher Investoren.
Wenn wir SaaS Unternehmen in der Optimierung ihrer Finanzen begleiten, arbeiten wir mit einem einfachen, aber soliden KPI Framework, das auf 5 Erfolgskennzahlen fokussiert:
Fünf Kennzahlen – that’s it. Warum nur 5, wenn es doch so viele gibt? Weil jedes zusätzliche KPI-Chart die Aufmerksamkeit deines Teams senkt. Das Framework bündelt alle Kernfragen eines SaaS Business:
- Wachsen wir?: YoY ARR Growth
- Bleiben unsere Kunden?: Net Retention Rate
- Ist unser Betriebssystem profitabel?: Gross Margin
- Sind wir : ARR pro FTE
- Was kostet uns der Umsatz?: CAC Payback
Für unsere Zwecke und weil es hier die besten Daten gibt, nehmen wir den Umsatz pro der Gesamtheit aller Mitarbeitenden, das bedeutet konkret:
Umsatz pro Mitarbeiter: Umsatz mit geleisteten Aufträgen (=Honorarumsatz) / Anzahl festangestellte Mitarbeiter
Meine Quelle: Der HighAlpha SaaS Benchmark Report
Um einen seriösen Benchmark abzuleiten braucht es Daten. Der HighAlpha Report ist meine SaaS Benchmarks Quelle der Wahl, denn er ist der umfassendste seiner Art. Hier ein paar Highlights:
- >800 befragte SaaS Unternehmen
- Globale Umfrage (62% USA, 20% Europa, 18% Rest der Welt)
- Ergebnisse nach Größenklassen (z.B.: < 1 Mio ARR, 1-5 Mio ARR etc.)
Ich konzentriere mich für meine SaaS Benchmarks auf Unternehmen in den Bereichen <1 Mio ARR und 20 Mio ARR.
Tipp: Hier kannst du den vollständigen HighAlpha Saas Benchmarks Report herunterladen.
Und nun rein in die Benchmarks.
1. Year-on-Year ARR Wachstum
Die Nummer 1 der SaaS Benchmarks ist immer die Top Line und die hast in jedem Retainer Geschäft: Annual Recurring Revenue (kurz: ARR, deutsch: jährlich wiederkehrender Umsatz).
Was bedeutet das? ARR-Wachstum ist der Speedometer deines Unternehmen. Es zeigt, wie viel absoluter Euro-Wert innerhalb von zwölf Monaten dazugekommen ist. Zum der Kennzahl kommst du so:
ARR Wachstum = (Aktueller Jahreswert Abos / Vorjahreswert)
Der HighAlpha SaaS Benchmark: Das ARR Wachstum schwankt deutlich zwischen den einzelnen Größenklassen. Generell zeigt sich, dass kleinere Unternehmen stärker wachsen, während größere Unternehmen eher langsameres Wachstum erleben.
Die hier gezeigten Wachstumszahlen sind gerade für Unternehmen mit weniger als € 1M ARR sehr sportlich, zeigen aber eindeutig die Notwendigkeit für kleinere SaaS Unternehmen ordentlich zu wachsen, um weitere Investitionen tätigen zu können.
Pro Tipp: Wenn dein SaaS Unternehmen die Zielgröße erreicht hat, ist die Rule of 40 ein guter Tippgeber, mit dem du Umsatzwachstum und Gewinn in Einklang bringst.
2. Net Revenue Retention
Wachsender Annual Recurring Revenue ist gut, aber es wäre fatal, wenn du diesen nur durch Neukunden schaffst, während hintenraus die Bestandskunden nach der Reihe kündigen. Hier kommt die nächste SaaS Benchmarks KPI ins Spiel: die Net Revenue Retention.
Was bedeutet das? Die Net Revenue Retention (kurz: NRR) misst, ob dein Bestand netto wächst oder schrumpft, inklusive Upsells und Downgrades. So rechnest du die Kennzahl aus:
NRR = (Start ARR + Upgrades – Downgrades – Churn) / Start ARR
Der HighAlpha SaaS Benchmark: Die Net Revenue Retention ist bei allen Größenklassen über 100%. Die größeren SaaS Unternehmen schaffen hier Top-Werte von 120%.
Der NRR Benchmark zeigt einen zentralen Erfolgsfaktor von erfolgreichen SaaS Unternehmen: Kunden halten und ausbauen! Ein Wert von <100% ist wie ein Loch im Tank. Du bist dazu verdammt immer mehr Sales zu machen, um das Loch zu stopfen. Speaking of Sales: Unsere nächste Kennzahl beleuchtet dieses Thema.
Pro Tipp: Ein wesentlicher Treiber des NRR bei unseren Kunden sind kontinuierliche Upgrades. Beende deinen Vertrieb nicht sobald der Kunde gekauft hat, sondern entwickle den Kunden weiter.
3. Software Gross Margin
Nun geht es an die Leistung! Viele Unternehmen messen ihre SaaS Benchmarks nur am Umsatz, aber was am Ende über Erfolg entscheidet, ist dein Gewinn (und dein Cash). Der erste wichtige Baustein dazu ist die Software Gross Margin.
Was bedeutet das? Die Software Gross Margin (deutsch Bruttomarge) ist der Anteil des Umsatzes, der nach direkten Kosten übrig bleibt. So rechnest du dir die Kennzahl aus:
Software Gross Margin = (Umsatz – variable Kosten) / Umsatz
Sei hier bitte streng zu dir und berücksichtige alle direkten 3rd Part und interne Delivery Kosten (Hosting, Support, PSP, Provisionen).
Der HighAlpha SaaS Benchmark: Die Software Gross Margin liegt in allen betrachteten Größenklassen über 80%, mit steigender Unternehmensgröße nimmt sie leicht ab.
Software Unternehmen haben in der Regel sehr hohe Gross Margins. Andere Branchen, wie Consulting liegen da weit darunter (ca. 60%).
Pro Tipp: Die Software Gross Margin ist der perfekte Check für dein Geschäftsmodell. Wenn deine Marge unter 75 % liegt, baust du eher „SaaS + Consulting“ auf. Das ist okay, aber ist es dein Ziel?
4. ARR pro Mitarbeiter
Wir bleiben bei der Effizienz, doch nun gehen wir aufs Ganze – nämlich aufs ganze Personal und prüfen, wieviel ARR pro Mitarbeiter runterfällt.
Was bedeutet das? Der ARR pro Mitarbeiter misst, wie viel Jahresumsatz ein einzelner Kopf durchschnittlich verantwortet:
ARR / Mitarbeiter = ARR / Anzahl festangestellte Mitarbeitende
Der HighAlpha SaaS Benchmark: Der ARR pro Mitarbeiter steigt merklich mit der Unternehmensgröße, liegt aber bei den Top Performern konstant über 100.000 USD.
Der ARR pro Mitarbeiter ist einer streitbareren SaaS Benchmarks, da viele Mitarbeitende nicht direkt für den ARR verantwortlich sind. Außerdem werden oft Freelancer und mitarbeitende Gesellschafter ignoriert, was die Zahl verzerrt.
Pro Tipp: Interessieren dich die Umsatz pro Kopf Benchmarks von Digitalagenturen und Beratungen? Dann schau hier (LINK) rein.
5. CAC Payback
Zum Abschluss schließt sich der Kreis und es folgt die Gretchenfrage der SaaS Industrie: Was kostet uns der Umsatz? oder: CAC Payback
Was bedeutet das? CAC Payback (CAC = Customer Acquisition Costs) misst die Monate, bis der Deckungsbeitrag eines Neukunden deine Akquisekosten wieder eingespielt hat. Die Formel geht so:
CAC Payback = (Gesamte Sales & Marketing Kosten) / Software Gross Margin
Der HighAlpha SaaS Benchmark: Der CAC Payback wächst mit der Unternehmensgröße an, bleibt aber bei den Top Performern bis €20 Mio ARR konstant unter 12 Monaten. Das gilt als der Goldstandard.
Der CAC Payback Benchmark ist der Elchtest für deinen Vertrieb. Wenn du es schaffst, deine gesamten Marketing und Vertriebskosten in deutlich weniger als einem Jahresabo unterzubringen, bist du gut aufgestellt.
Pro Tipp: Richtig spannend werden die CAC, wenn du sie mit den Deckungsbeiträgen, die du mit deinen Kunden über den Lebenszyklus machst (= Customer Lifetime Value) vergleichst.
Fazit: Das sind die 5 spannendsten SaaS Benchmarks
Hier findest du nochmals alle Benchmarks zusammengefasst:
Die gezeigten SaaS Benchmarks werden dich im ersten Schritt – je nach deiner Performance – beglücken oder betrüben. Aber, das ist nicht der Sinn der Übung. Ein Benchmark ist nur ein allgemeiner Vergleich, der sich weder um dein spezielles Geschäftsmodell noch um deine aktuelle Unternehmensphase kümmert. Ich empfehle dir daher:
- SaaS Dashboard: Schau dir diese 5 KPIs jeden Monat an.
- Standard-Reporting: Prüfer zusätzlich immer dein GuV und Bilanz.
- #1 Problem: Konzentriere dich auf das größte Problem und löse es.
- Action, Action: Setze jede Woche eine "Mikro-Optimierung" um
Benchmarke dich: Du willst wissen, wo dein eigenes SaaS im Vergleich steht? Lade dir hier mein gratis Excel-Sheet mit allen KPIs und Benchmarks runter und prüfe dein Score-Card:
Weiterführende Informationen
High Alpha SaaS Benchmark Report: Ranking von 137 Internetagenturen
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
Folge uns in den sozialen Medien und mit unserem Newsletter, um nichts mehr zu verpassen:
Verwandte Artikel
Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Benchmarks für SaaS Unternehmen richten sich nach Größenklasse und Unternehmensphase. Grundsätzlich sind folgende Werte laut HighAlpha SaaS Benchmark Report für SaaS Unternehmen zwischen 1-5 MUSD Jahresumsatz als gut einzustufen.
- Year-on-Year ARR Growth: 50%
- Net Revenue Retention: 100%
- Software Gross Margin: 80%
- CAC Payback Period: 8 Monate
- ARR / Employee: 120.000 USD
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
Controlling Wissen von A bis Z
Das Wichtigste rund um Controlling, Reporting, Planung und Unternehmenssteuerung an einem Ort.
