Einfache Buchhaltung: So optimierst du deinen Buchhaltungsprozess

Einfache Buchhaltung

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über einfache Buchhaltung:

Die Buchhaltung ist die beste Datenquelle für ein integriertes Controlling.  Jedoch zeigt dir Realität, dass Buchhaltungsprozesse gerade in KMU und Startups zeitaufwendig und ineffizient sind. Dabei ist eine einfache Buchhaltung in schlankeren Strukturen am Besten möglich.

Eine einfache Buchhaltung ermöglicht euch, Kosten zu sparen und gleichzeitig schneller eure Finanzdaten für das Controlling verfügbar zu haben. In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie ihr eine einfache  Buchhaltung aufsetzen und laufend optimieren könnt.

1. Einfache Buchhaltung: Legt einen Buchhaltungskalender fest

Wie so oft, ist auch für die einfache Buchhaltung das Erfolgsrezept, zuerst das Ziel festzulegen. Als gute Controller:innen haben wir hierfür auch schon das Ziel definiert: Das Monatsergebnis ist bis zum 15. des Folgemonats analysiert.

Mit dieser Zielvorgabe, habt ihr die Möglichkeit euer Monatsergebnis zeitnah zu analysieren und entsprechend zu handeln. Um das zu erreichen, solltet ihr gemeinsam mit eurer Buchhaltung einen Buchhaltungskalender festlegen, der wie folgt aussehen sollte:

Deadline Aktivität Verantwortung
5. Tag

Alle Belege übermitteln

Dein Team
10. Tag

Buchhaltung durchführen

Buchhaltung
12. Tag

Offene Punkte klären

Buchhaltung, Dein Team
13. Tag

Buchhaltung finalisieren

Buchhaltung
14. Tag

Reporting erstellen

Dein Team
15. Tag

Ergebnisse analysiere + Maßnahmen

Dein Team

Dieser Kalender mag für viele  aktuell utopisch klingen, wird jedoch genauso in vielen KMU & Startups bereits erfolgreich durchgeführt. Die Erfolgsfaktoren sind vor allem gute Kommunikation mit der Buchhaltung und jene Optimierungen für die Buchhaltung, die wir in den folgenden Abschnitten erläutern.

Unser Tipp: Definiert gemeinsam mit der Buchhaltung klare und verbindliche Deadlines für die einzelnen Prozessschritte.

2. Einfache Buchhaltung: Stellt eure Belege laufend und digital bereit

Ein wesentlicher Effizienz-Killer für die einfache Buchhaltung ist es, zu warten bis alle Belege des Monats da sind und diese erst dann an die Buchhaltung zu übergeben. Damit verliert ihr und auch die Buchhaltung wertvolle Zeit. Unsere Empfehlung lautet daher:

Unser Tipp: Eine Belegmanagement Software, wie lexofficesevDesk oder domonda ermöglicht euch, Belege digital zu verarbeiten und bereits für die Buchhaltung vorzubereiten. 

Die Vorlage zur Erfassung und Nachverfolgung der Belege und Rechnungen ermöglicht dir einfach den Überblick über Umsätze, Aufwendungen und Zahlungen zu behalten

3. Einfache Buchhaltung: Reduziert eure Zahlungskonten

Häufig haben KMU und Startups eine Vielzahl von Bankkonten und Kreditkarten. Das kostet nicht nur Geld, sondern ist auch für die Buchhaltung nicht dienlich. Probiert daher, mit so wenig Zahlungskonten wie möglich auszukommen. Folgender Struktur kann dabei helfen:

Unser Tipp: Vereinbart mit eurer Bank eine Möglichkeit, wie die Buchhaltung direkt die Transaktionen auf euren Zahlungskonten einsehen kann. Das erspart euch das Drucken von Kontoauszügen.

4. Einfache Buchhaltung: Vereinfacht eure Spesenabrechnung

Für die Umsetzung einer einfachen Buchhaltung gilt zu berücksichtigen, dass vor allem Kleinvieh sprichwörtlich misst macht. In der Buchhaltung ist das Kleinvieh die Spesenabrechnung. Wenn dieser Teil der Buchhaltung stiefmütterlich behandelt wird, führt die zu Chaos im Zahlungsmanagement und zusätzlichen Buchhaltungskosten.

Um diese Probleme zu vermeiden empfiehlt es sich, einen einfachen und 

Unser Tipp: Unser Partner pliant hat die Vor- und Nachteile von Mitarbeiterkreditkarten in seinem Ratgeber zusammengefasst.

Unser Tipp: Wir empfehlen, dass ihr die Einreichung der Spesenabrechnungen bis zum 3. Tag des Folgemonats festlegt.

Fazit: Eine einfache Buchhaltung verbessert euer Finanzmanagement

Eine einfache Buchhaltung, die einem klaren Prozess folgt führt nicht zu Qualitätsverlusten. Im Gegenteil: durch den Fokus auf Inhalte kommt die Buchhaltung noch näher an euer  Geschäft und ist zeitnah verfügbar. Somit wird sie die beste Quelle für eure Planung und euer Controlling.

Um dies zu erreichen, müsst ihr weder die Buchhaltung selbst machen, noch alle bestehenden Prozesse umwerfen. Legt mit eurer Buchhaltung gemeinsam das Ziel und die Optimierungsschritte für die Buchhaltung fest. Damit wird Buchhaltung sogar ein wenig Spaß machen. 

Weiterführende Informationen

lexoffice: Überblick über die Aufgaben der Buchhführung

sevDesk: Videoerklärung von unserem Integrationspartner

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Der Buchhaltungsprozess beinhaltet die Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle als Grundlage für die Erstellung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Die prozessuale Optimierung der Buchhaltung beinhaltet die laufende, digitale Bereitstellung der Belege sowie eine Vereinfachung der Zahlungskonten und Spesenprozesse.

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst die Vorkategorisierung eurer Umsätze und Aufwendungen nach den relevanten Buchhaltungskonten. Sie dient als Grundlage für die Erstellung der Abschlussarbeiten durch die Steuerberatung.

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