Plan Gewinn und Verlustrechnung – Dein Navi für unsichere Zeiten
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Gerade in unsicheren Zeiten hören wir regelmäßig Aussagen wie: „Warum soll ich überhaupt eine Planung machen? Es ändert sich doch sowieso alles!“ Solche Aussagen können als Controller natürlich nicht gelten lassen. Denn wie schon Tschechow sagte „Es gibt keine Sicherheit, nur verschiedene Grade der Unsicherheit“. In diesem Beitrag liefern wir euch daher einen Leitfaden für die Mutter aller Planungen: die Plan Gewinn und Verlustrechnung.
Komplexität der Plan Gewinn und Verlustrechnung reduzieren
Damit wir die Plan Gewinn und Verlustrechnung maximal effizient erstellen können, zerlegen wir diese in verschiedene Einzelteile, sogenannte Teilpläne. Anschließend können die Teilpläne am Ende einfach wieder zu einer vollständigen Planung der Profitabilität zusammengefügt werden. In diesem Fall benötigen wir zumindest zwei Teilpläne – Umsatzplanung und Kostenplanung.
1. Plan Gewinn und Verlustrechnung - Umsatz
Die erste Teilplanung der Plan Gewinn- und Verlustrechnung ist auch meistens die erfreulichste. Für die Umsatzplanung könnt ihr auf Daten aus eurer Kundenverwaltung und aus dem Vertrieb zugreifen. Ein gut gepflegtes Customer Relationship Management-System ist die ideale Datenbasis. Drei Kategorien stehen im Fokus:
Bestandsgeschäft fortschreiben
Zum Bestandsgeschäft zählen alle laufenden und abgeschlossenen Kundenverträge mit denen ihr regelmäßige Umsätze erzielt.
Erwartete Kündigungen abziehen
Zu einer sorgfältigen Umsatzplanung gehört auch eine realistische Einschätzung über die Kündigungen. Um dies einzuschätzen, könnt ihr euch der Vergangenheit bedienen und die durchschnittliche Haltedauer der Kunden heranziehen.
Erwartete Neugeschäfte addieren
Das Neugeschäft beinhaltet Auftragserweiterungen von bestehenden Kunden und Neukunden. Wir empfehlen, dass ihr nur Neukunden einplant, für die es bereits konkrete Anhaltspunkte, wie ein Angebot oder erfolgreiche Erstgespräche gibt.
Zusammengefasst errechnet sich euer geplanter Umsatz also folgendermaßen:
Planumsatz = Bestandsgeschäft – Kündigungen + Neugeschäft
2. Plan Gewinn und Verlustrechung - Kosten
Die Kostenplanung ist der zweite wesentliche Teil der Plan Gewinn- und Verlustrechnung. Hierfür ist es wichtig, dass die großen Kostenblöcke gut durchgeplant sind. Vier Kategorien stehen im Fokus:
Herstellkosten
Dies sind alle Kosten, die direkt mit dem Umsatz zusammenhängen. Frei nach der Formel: für jeden Euro Umsatz, entstehen X Cent direkte Kosten. Diese beinhalten:
- Bestandsveränderungen von Material (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe)
- Handelsware
- Externe Dienstleistungen (z.B.: Subunternehmer), die direkt an der Umsatzerzielung teilnehmen
- Provision für Vertriebspartner
- Verpackungs- und Frachtkosten
Bei der Planung der Herstellkosten kann man sich an der Umsatzplanung orientieren. Außerdem kann ein realistischer Prozentsatz für die Herstellkosten angenommen werden. Dabei können Vorjahreswerte hier als Hilfe dienen.
Personalkosten
Hier müssen sowohl alle aktuellen Mitarbeitende, als auch der geplante Personalaufbau und ein etwaiger Abbau betrachtet werden. Bei Zu- und Abgängen ist der Zeitpunkt von Ein- und Austritt relevant. Folgende Positionen sind zu betrachten:
- Bruttolohn bzw. Bruttogehalt (u.U. inkl. Geschäftsführungsentgelt)
- Lohnnebenkosten (Lohnsteuer, Sozialversicherung etc.) Für die Planung kann man hier von einem Pauschalwert von 25% bis 30% der Lohn- und Gehaltskosten ausgehen
- Freiwillige Zusatzleistungen (z.B.: Gutscheine, Mobilitätsbeitrag, Sachbezüge etc.)
- Urlaubs- / Weihnachtsgeld bzw. Sonderzahlungen im Monat der Auszahlung
Sonstige Kosten
Nun folgen alle sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Dazu zählen, je nach Geschäftsmodell, in unterschiedlicher Größenordnung:
- Aus- und Fortbildung
- Miete und Bürokosten
- Software und IT-Tools
- Beratung inkl. Buchführung, Steuerberatung, Rechtsberatung
- Werbekosten
- Reisekosten
- Versicherungen, Gebühren, Mitgliedsbeiträge
- Bankgebühren bzw. Kosten des Geldverkehrs
- Alle übrigen Kosten
- Abschreibungen: Hier könnt ihr euch von eurem Steuerberater eine Aufstellung über die bestehende Abschreibung holen und zusätzlich einen Pauschalwert für die Abschreibungen auf Investitionen im Planjahr planen.
- Finanzergebnis bestehend aus Aufwänden und Erträgen von Bankzinsen, Finanzanlagen etc.
- Ertragssteuern, wie z.B. Körperschafts- und Gewerbesteuern
Unser Tipp: Ein digitales Belegmanagement-Tool, wie von unseren Integrationspartner angeboten, erleichtert die Kostenplanung enorm.
Vorsicht beim Fortschreiben von Vergangenheitswerten
Damit ihr euch nicht im Detail verliert, empfehlen wir ca. 90% der Kosten detailliert zu planen. Zusätzlich solltet ihr einen Puffer im Block „Alle übrigen Kosten“ belassen. Übrigens können viele dieser Positionen, wie Miete oder Versicherungen, anhand der Vergangenheitswerte fortgeschrieben werden. Allerdings ist eine Differenzierung oft ratsam, um nicht „blind“ die Vergangenheit fortzuschreiben.
Dein persönliches Template zur Erstellung der Plan Gewinn und Verlustrechnung
3. Plan Gewinn und Verlustrechnung - Szenarien
Aus der Differenz aus Planumsätzen und -kosten ergibt sich die Plan Gewinn und Verlustrechnung. Damit habt eine realistische Planung als Grundlage, der sogenannte „Expected Case“ und könnt euch nun in der Planung noch den Extremfällen widmen:
- Best case: Wie verändern sich Umsätze und Kosten bei sehr hoher Nachfrage (und könnten wir das überhaupt stemmen)?
- Worst case: Wie verändern sich Umsätze und Kosten bei einem starken Auftragsrückgang und geringem Neugeschäft?
Für beide Szenarien solltet ihr auch gleich vorausschauende Maßnahmen festlegen. Diese könnt ihr im Falle des Falles schnell ergreifen. Diese Übung ist Gold wert und erlaubt euch, sehr schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Fazit: Mit Plan Gewinn und Verlustrechnung der Unsicherheit trotzen
Wie ihr seht, lassen wir „Ich kann nicht planen, weil alles unsicher ist“ nicht gelten. Doch ganz im Gegenteil, gerade in unsicheren Zeiten hilft eine solide Plan Gewinn und Verlustrechnnung inklusive Szenarien und vorbereiteten Maßnahmen enorm. Dadurch verändert sich das „gesteuert werden“ zur aktiven Steuerung. Und das ist schließlich das Hauptziel des Controllings.
Weiterführende Informationen
sevDesk: Video zur Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung von unserem Integrationspartner.
für-Gründer: Erklärung zur Erstellung einer Plan Gewinn und Verlustrechnung speziell für Gründer.
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Die Plan Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt das erwartete Ergebnis, indem die geplanten Umsätze und Kosten gegenübergestellt werden.
Die Plan Gewinn- und Verlustrechnung beinhaltet alle Umsätze, sonstigen betrieblichen Erträge sowie die laufenden Kosten (Materialkosten, Personalkosten, sonstige Kosten) der Planperiode.
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt den Unternehmenserfolg einer Periode. Die Bilanz zeigt das bestehende Vermögen und Kapital. Das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung fließt in die Bilanz als Eigenkapital ein.
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