Spesen­abrechnung – Das Chaos hat (k)einen Namen

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Spesenabrechnung:

Im gesunden Ausmaß sind Geschäftsreisen ein wichtiger Bestandteil der Unternehemensentwicklung. Die unternehmerische Reiselust findet jedoch ihr jähes Ende, sobald man die zerknitterten Belege aus dem Portemonnaie leert und beginnt, die Spesenabrechnung zu erstellen.

Die Spesenabrechnung steht vor allem bei KMU & Startups für Chaos. Das muss nicht sein. In diesem Beitrag geben wir euch Tipps dafür, wie die Spesenabrechnung fast so viel Spaß machen kann, wie die Geschäftsreise.

1. Was ist eine Spesenabrechnung?

Über die Spesenabrechnung rechnen Mitarbeiter:innen ihre Auslagen für Geschäftsreisen ab. Zu den Auslagen zählen in der Regel:

Als gelernte Europäer:innen wird euch nicht überraschen, dass es für die Spesenabrechnung Regulierungen gibt.

Spesenabrechnung in Deutschland:

Die steuerliche Behandlung von Spesenabrechnung ist im Bundesreisekostengesetz festgelegt: Schreiben des BMF

Spesenabrechnung in Österreich:

Die steuerliche Behandlung von Spesenabrechnung ist im Einkommenssteuergesetz festgelegt: Information der WKO

Soweit, so eindeutig. Leider führt die Spesenabrechnung in allen Finanzprozessen, von Buchhaltung bis zum Controlling, zu Schwierigkeiten.

2. Welche Auswirkungen hat eine chaotische Spesenabrechnung?

Nun könnt man sagen: „Was soll’s, sind halt ein paar Belege nicht eingereicht. Das ändert nicht viel am Gesamtergebnis.“ Das kann unter Umständen sein, aber wir müssen widersprechen. Chaos in der Spesenabrechnung zieht aus Controlling-Sicht drei relevante Probleme mit sich:

Chaos im Zahlungsmanagement

Wenn Spesenabrechnungen stiefmütterlich behandelt werden, führt dies regelmäßig zu Problemen in den Zahlungen. Versehentlich mehrfach durchgeführte Zahlungen, führen zu hohem Aufwand für die Buchhaltung. Außerdem machen zu spät bezahlte Auslagen an Mitarbeiter:innen  keinen schlanken Fuß für Unternehmen.

Zusätzliche Kosten für Buchhaltung

Unvollständig oder nicht eingereichte Spesenabrechnungen führen auch zu Zusatzkosten in der Buchhaltung, da bereits abgeschlossene Monate wieder „aufgemacht“ und fehlende Belege nachgebucht werden müssen. Dies kann bei strukturellen Problemen beträchtliche Summen nach sich ziehen.

Unvollständiges und verspätetes Reporting

Wenn die Spesenabrechnungen mit Zeitverzug eingebracht werden, verzögert dies auch das Reporting. Unserer Erfahrung nach kann das bis zu 15 Tage Zeitversatz bedeuten, was bei vereinbarten Berichtszeitpunkten problematisch ist. Ebenso problematisch ist ein unvollständiges Reporting aufgrund von fehlenden Abrechnungen.  

3. Wie kann ich die Spesenabrechnung vereinfachen?

Die Spesenabrechnung muss nicht für Chaos stehen. Gerade größere Unternehmen mit Spsenbelegen sind Meister in der Optimierung aller Prozesse rund um Mitarbeiterauslagen. Hier sind drei Tipps für euch:

Gebt Mitarbeiterkreditkarten aus

Warum nicht das Problem an der Wurzel packen? Eine sehr einfache und mittlerweile auch kostengünstige Möglichkeit, das Chaos der Spesenabrechnung zu bekämpfen, ist die Ausgabe von Mitarbeiterkreditkarten. Damit sparen sich eure Mitarbeiter:innen die Auslagen und ihr euch Zeit und letztlich auch Kosten in der Abrechnung.

Unser Tipp: Unser Partner pliant hat die Vor- und Nachteile von Mitarbeiterkreditkarten in seinem Ratgeber zusammengefasst.

Nutzt Tools für die Spesenabrechnung

Accounting Tools: Eine Belegmanagement Software, wie lexoffice, sevDesk oder domonda ermöglicht euren Mitarbeiter:innen die Belege digital zu verarbeiten. Damit habt ihr alle Belege digital verfügbar und habt einen Überblick über die ausstehenden Spesenabrechnungen.

HR Tools: Sobald ihr viele reisende Mitarbeiter:innen habt, lohnt es sich, einen Blick auf HR Tools, wie personio zu werfen. Dort laufen alle Fäden rund um Personalthemen zusammen. Direkte Schnittstellen zur Lohnverrechnung vereinfachen die Prozesse noch weiter.

Strukturiert eure Prozesse

Mitarbeiterkreditkarten und Tools helfen nichts, wenn der Prozess nicht funktioniert. Daher ist es ratsam, eine klare Richtlinie zur Handhabung von Mitarbeiterauslagen festzulegen. Diese sollte sowohl die betragsmäßigen Grenzen für die einzelnen Kostenblöcke festlegen als auch die Deadlines für die Einreichung der Spesenabrechnung definieren.

Unser Tipp: Wir empfehlen, dass ihr die Einreichung der Spesenabrechnungen bis zum 3. Arbeitstag des Folgemonats festlegt.

Weiterführende Informationen

lexoffice: Detaillierte Information zur Durchführung und Berechnung von Reisekosten für Deutschland

domonda: Beispiele und Vorlage zur Spesenabrechnung für Österreich

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

Folge uns in den sozialen Medien und mit unserem Newsletter, um nichts mehr zu verpassen:

Verwandte Artikel

Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Spesen sind Auslagen von Mitarbeiter:innen im Zuge von Geschäftsreisen. Zu den Spesen zählen Reisekosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten.

Spesenabrechnungen werden von den reisenden Mitarbeiter:innen erstellt und beinhalten eine Übersicht der Auslagen sowie die zugehörigen Belege.

Die Spesenabrechnungen werden freigegeben und dann an die Buchhaltung für die Auszahlung übergeben. Eine digitale Belegverwaltung hilft bei der Archivierung der Spesenbelege.

Nutze unser Controlling Lexikon!

Die wichtigsten Begriffe des Controllings einfach und übersichtlich erklärt. Von A wie Anlage bis Z wie Zinsen.