Claude in Excel: Forecast und Planung – was KI wirklich kann und wo du eine echte Controlling-Lösung brauchst
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 15 min.
3 Stunden für eine Planung, die eigentlich 30 Minuten dauern sollte. Ist-Zahlen laden, Formeln bauen, Werte eingeben, Ergebnisse hinterfragen und am Ende weißt du immer noch nicht, ob der Plan stimmt. Claude in Excel verspricht, genau das zu ändern. Hier ist, was wirklich passiert.
Die kurze Antwort: Ja – für bestimmte Aufgaben ist das ein echter Zeitgewinn. Aber Excel mit KI ist kein Controlling-System. Es ist ein besserer Taschenrechner mit Sprachsteuerung. Dieser Beitrag zeigt dir zwei konkrete Anwendungsfälle für Claude in Excel, was dabei wirklich funktioniert – und wo die Grenze liegt.
Key Takeaways
- Planung mit Claude in Excel ist für zwei konkrete Aufgaben wirklich nützlich: treiberbasierte Planung und rollierender Forecast
- Claude beschleunigt den Aufbau von Modellen – ersetzt aber weder dein Controlling-Know-how noch eine Controlling-Software
- Wer die Grenzen kennt, kann Excel KI Tools, wie Claude für Excel sinnvoll einsetzen – als Ergänzung, nicht als Ersatz
Der KI für Excel Hype und die Realität in kleineren Unternehmen
Ja, die KI oder was halt so KI genannt wird ist in der Controlling Realität vieler Unternehmen bis 100 Mitarbeiter angekommen.
Diese Realität sieht so aus:
- Als Geschäftsführer triffst du Finanzentscheidungen ohne die zweite Meinung von Controlling Profis.
- Excel ist das Tool deiner Wahl für den „schnellen Forecast“, der oft nicht nach einer Routine, sondern ad-hoc gemacht wird
- Die Auswertungen aus der Buchhaltung wirken kryptisch und nicht nah genug am echten Geschäft
Und jetzt kommt Claude ins Spiel: eine KI, die natürlichsprachige Anweisungen in Formeln, Strukturen und Logik übersetzt.
Das klingt doch wie die Lösung vieler Controlling Sorgen. Und für bestimmte Aufgaben ist es das auch. Claude kann dir helfen bei:
- Planungsstrukturen entwickeln: Du promptest: "Baue mir eine Planungsstruktur für 12 Monate mit Umsatz, Personal und Fixkosten" – Claude liefert eine solide Vorlage.
- Treiberbasierte Planungen erstellen: Du gibst die Parameter in deiner Sprache durch und Claude übersetzt sie in Zahlen
- Szenarien durchrechnen: Claude kann dir die Logik für die Berechnung der Effekte von Szenarien auf deine Ergebnisse bauen.
Was Claude nicht kann und auch keine andere KI der Welt: Es kennt dein Unternehmen nicht. Es weiß nicht, welche Zahlen verloren gehen, wenn du zwischen DATEV und Excel hin und her kopierst. Es ist kein Controlling System, sondern ein sehr intelligentes Werkzeug, das dein Controlling System ergänzt.
Unter diesem Vorbehalt schauen wir uns jetzt den konkreten Nutzen von Claude für Excel im Bereich Planung und Forecasting an.
Anmerkung: Ich verwende für diese Übung das Excel Add-In von Claude und habe das Modell „Opus 4.6“ gewählt.
💡Pro Tipp: Lass die KI nicht gleich deine gesamte Planung optimieren. Nimm eine Aufgabe, die dich regelmäßig Zeit kostet – z.B. das monatliche Anpassen deiner Umsatzplanung – und lass Claude genau dafür eine Formel oder Struktur bauen.
Use Case 1: Treiberbasierte Umsatzplanung mit Claude aufbauen
Die treiberbasierte Planung hat den großen Vorteil, dass sie vom Geschäftsmodell ausgeht und damit Umsatzplanung in die Sprache der Geschäftsführung übersetzt:
Statt „Umsatz = 2 Mio. EUR“ sagst du: „10 Berater, 160 produktive Tage, Tagessatz 1.250 EUR.“ Daraus ergibt sich der Umsatz – und du siehst sofort, welchen Hebel du bewegen musst, wenn du bessere Ergebnisse erreichen willst.
Das ist methodisch deutlich besser als klassische Zahlenplanung – aber es ist auch aufwändig aufzusetzen. Hier kann Claude beschleunigen.
Praxisbeispiel: Nehmen wir eine IT-Beratung mit 15 Consultants, Abrechnung nach Tagessatz, dazu monatliche Retainer-Kunden.
Schritt 1: Treiber identifizieren
Wir beschreiben Claude unser Geschäftsmodell in natürlicher Sprache. Ich nutze diesen Prompt:
„Wir sind eine IT-Beratung mit 15 Consultants. Haupteinnahme sind Tagessätze. Daneben haben wir monatliche Retainer-Verträge. Welche Treiber sollte ich in meiner Umsatzplanung berücksichtigen?“
Claude antwortet mit einer strukturierten Treiberliste: Anzahl Consultants, durchschnittliche Auslastung in %, Tagessatz, Anzahl Retainer-Kunden, monatlicher Retainer-Betrag. Guter Ausgangspunkt.
💡Pro Tipp: Beschränke dich auf maximal 5–7 Treiber. Mehr Treiber klingen präziser, machen das Modell aber unhandlich und schwer pflegbar. Meine Faustregel: Wenn ein Treiber den Umsatz oder die Kosten um weniger als 2% bewegt, lass ihn raus.
Schritt 2: Excel-Struktur und Formeln generieren
Da wir das nun haben, wollen wir eine konkrete Struktur für unsere treiberbasierte Planung. Prompten wir also munter weiter:
„Baue mir eine Excel-Planungsstruktur für 24 Monate. Treiber in Zeile 3-8 (Consultants, Auslastung %, Tagessatz, Retainer-Kunden, Retainer-Betrag). Umsatz soll sich automatisch berechnen. Formeln bitte für Zellen berechnen und darstellen.“
Claude liefert mir innerhalb von 5 Minuten eine Planungstabelle direkt in Excel. Bei mir sieht sie so aus:
Nach erster Durchsicht ist das Modell auch ganz ordentlich. Ich kann Werte anpassen und die Summen rechnen korrekt. Ein guter Start.
💡Pro Tipp: Bitte Claude immer auch darum, dir zu erklären, was die Formel macht. Nur wenn du die Logik verstehst, kannst du sie später anpassen oder Fehler erkennen.
Schritt 3: Szenarien definieren
Wir wollen ja keine starre Planung, sondern uns immer in Szenarien bewegen. Und daher bitten wir Claude jetzt, drei Szenarien – Worst, Expected, Best Case – mit konkreten Treiberwerten vorzuschlagen:
„Schlage mir für jeden Treiber realistische Werte für drei Szenarien vor: Worst Case, Base Case und Best Case. Basis ist eine IT-Beratung mit 15 Consultants und einem aktuellen Tagessatz von 1.250 EUR. Schreibe die Annahmen zu jedem Szenario dazu.“
Was jetzt passiert ist schlau: zuerst prüft Claude den aktuellen Stand des Excel Modells und fragt mich dann, ob ich die Szenarien in 3 Sheets oder in 1 Sheet mit DropDown bzw. drei Blöcken untereinander haben will. Ich entscheide mich für 3 Sheets.
Im Ergebnis hat Claude das Excel um 1 Sheet je Szenario erweitert und in jedem Sheet die Treiberwerte angepasst und die Annahmen dokumentiert.
Fazit zum Use Case: Treiberbasierte Planung
Claude hilft dir, eine treiberbasierte Planung schneller aufzusetzen als ohne KI – das ist der größte Vorteil.
- Die Struktur steht in Minuten (es waren 11 Minuten bei meinem Test)
- Die Formeln sind sauber und verständlich
- Logik ist nachvollziehbar und gut erläutert
Für jemanden, der bisher mit starren Jahresbudgets gearbeitet hat, ist das ein echter Mehrwert.
Was Claude nicht löst: die inhaltliche Qualität deiner Annahmen. Ob 75% Auslastung realistisch ist oder ob dein Tagessatz in 12 Monaten noch hält, das weißt nur du. Und genau das ist der kritische Punkt: Treiberbasierte Planung klingt präziser als klassische Zahlenplanung, ist es aber nur, wenn die Treiber selbst durchdacht sind.
Fazit: Claude gibt dir das Werkzeug für das schnelle Setup einer treiberbasierten Umsatzplanung, aber nicht das Urteilsvermögen. Wer das verwechselt, hat am Ende sicher keinen besseren Plan.
Use Case 2: Rollierenden Forecast mit Claude pflegen
Ein rollierender Forecast ist kein Jahresplan, der einmal erstellt wird. Er ist eigentlich genau das Gegenteil davon. Das Ziel ist, immer einen aktuellen 12-Monats-Ausblick auf deine wichtigsten Kennzahlen zu haben – egal wo du im Geschäftsjahr gerade stehst.
Tipp: Wenn du mit der Logik des rollierenden Forecasts noch nicht vertraut bist, schau dir zuerst diese kurze Erklärvideo an:
Das Problem in der Praxis beim rollierenden Forecast ist der Zeitaufwand für das Integrieren der Ist-Daten und Anpassen der Parameter. Und deshalb passiert es in vielen Unternehmen gar nicht.
Claude kann helfen, die Logik dafür einmalig sauber aufzusetzen.
Praxisbeispiel: Dieselbe IT-Beratung, jetzt im April. Januar bis April sind aus der Buchhaltung verfügbar. Für die nächsten 12 Monate soll ein Forecast gemacht werden
Schritt 1: Ist vs. Forecast Struktur anpassen
Zunächst lassen wir Claude eine Logik bauen, welche die Ist-Daten aus der Buchhaltung sauber von unseren Forecast-Eingaben trennt:
„Baue mir einen rollierenden Forecast in Excel für 12 Monate. Januar bis April sind Ist-Monate (feste Werte). Ab Mai Forecast-Monate. Ich möchte in einer Steuerzeile festlegen können, welcher Monat der letzte Ist-Monat ist. Die Formel soll automatisch unterscheiden, ob ein Monat Ist oder Forecast ist.“
Claude liefert ein weiteres Sheet in der Excel Tabelle, wo der rollierende Forecast dargestellt wird.
Das Setup ist an sich sauber, aber die Abgrenzung zwischen Ist und Forecast Daten basiert auf einer eher „wackeligen“ Monatseingabe. Hier verlasse ich mich lieber auf den Standard einer Controlling Software (2 Werttypen in einer sauber getrennten Datenbank).
💡Pro Tipp: Sobald du mehrere Szenarien, verschiedene Versionen, stößt diese Excel-Logik auch mit Claude schnell an ihre Grenzen. Eine Controlling-Software speichert Ist- und Planwerte als separate Werttypen. Das macht den Vergleich zuverlässiger und die Pflege deutlich einfacher.
Schritt 2: Abweichungsanalyse automatisieren
Da wir einen dynamischen, rollierenden Forecast haben wollen, müssen wir auch eine monatliche Abweichungsanalyse der Forecast-Zahlen zu den Ist-Zahlen hinbekommen. Ich prompte:
„Erstelle eine Abweichungsanalyse-Zeile: absolute Abweichung (Ist minus Plan) und relative Abweichung in %. Nur für Ist-Monate anzeigen. Formeln für Zeile 15 und 16, Spalten B bis M.“
Und das tut Claude auch. In kurzer Zeit habe ich ein paar neue Zeilen mit der Abweichungsanalyse integriert:
Die Formeln sind solide, jedoch bleibt das Problem mit der wackeligen, textbasierten Festlegung von „Ist“ und „Forecast“ Perioden bestehen.
💡Pro Tipp: Gehe hier einen Schritt weiter: Frag Claude, welche Ursachen hinter den großen Abweichungen stecken könnten und wie du den Forecast anpassen solltest. Claude denkt die Zahlen nicht selbst, aber es strukturiert die Überlegung. Das ist die große Stärke der KI Anwendung.
Schritt 3: Forecast rollierend anpassen
Nun kommt der ultimative Elch-Test für den rollierenden Forecast in Excel. Die Forecast-Annahmen müssen zumindest monatlich auf Basis neuer Erkenntnisse angepasst werden. Claude kann dir wie ein Controlling Sparringspartner helfen, dein Wissen in Zahlen zu übersetzen:
„Im Mai ist ein neues Projekt geplant. Das wird wahrscheinlich Mitte Mai beginnen und 2 Consultants voll auslasten. Der Start kann sich aber noch verzögern. Soll ich den Forecast anpassen?“
Und nun beginnt einer der sinnvollsten Anwendungsfälle für Claude in Excel: Die Konversation in natürlicher Sprache, fast wie mit einem Controller. Auf meinen Prompt antwortet mir Claude:
Ich muss sagen, dass ist sehr umsichtig. Vor allem, weil Claude mitdenkt und mir empfiehlt, konservativer zu sein, vor allem wenn ich das Reporting nach außen gebe.
Zum Abschluss bitte ich Claude, die Szenarienplanung um diese Annahmen zu ergänzen und siehe da: nun haben wir auch in unserem rollierenden Forecast drei Szenarien abgebildet. Hut ab!
Aber Vorsicht: Claude und keine KI für Excel werden keine magische Zahl liefern. Die Annahmen musst du validieren und kritisch überprüfen. Achte darauf, dass das Modell übersichtlich und pflegbar bleibt
💡Pro Tipp: Plane jeden Monat fix 30 Minuten für das Forecast-Update ein, am Besten direkt nach der Analyse deiner Monatszahlen. Damit stellst du sicher, dass du immer 12 Monate Forecast Horizont hast.
Fazit zum Use Case: Rollierender Forecast
Der rollierende Forecast ist eines der wichtigsten Controlling-Tools für Unternehmen und Claude kann helfen, die technische Umsetzung in Excel deutlich zu vereinfachen.
Der Aufbau funktioniert. Das Problem kommt danach. Ein rollierender Forecast ist kein Projekt, er ist eine Routine. Und Routinen brauchen einen regelmäßigen Prozess. Wenn die Ist-Zahlen jeden Monat manuell übertragen werden müssen, stirbt die Routine erfahrungsgemäß sehr bald wieder.
In der Praxis sehen wir häufig gut aufgesetzte Excel-Modelle, die nach zwei Monaten nicht mehr angefasst werden, weil das manuelle Übertragen der Istzahlen zu aufwändig ist. Wer merkt, dass er den Forecast regelmäßig nicht schafft, sollte sich ehrlich fragen, ob eine „echte“ Controlling Software nicht doch sinnvoller ist.
Fazit: Claude baut dir die Struktur für einen rollierenden Forecast. Die Disziplin, ihn jeden Monat zu pflegen, bringt er nicht mit. Und genau daran scheitern die meisten Excel-Forecasts, ob mit oder ohne KI-Unterstützung.
Excel mit KI vs. Controlling-Software: Was wann sinnvoll ist
Hier ist die wichtigste Unterscheidung dieses Beitrags: Claude in Excel ist kein Ersatz für eine Controlling-Software. Es ist ein anderes Werkzeug mit anderen Stärken und anderen Schwächen.
Die Hauptschwächen von jeder Excel Lösung mit oder ohne KI sind:
- Keine Integration mit deiner Buchhaltung: Excel hat keine Schnittstelle mit DATEV, BMD, lexware und Co. Du musst die Ist-Daten immer manuell integrieren. Meine Erfahrung: maximal fehleranfällig und aufwendig.
- Gewinn und Liquidität laufen auseinander: In Excel planst du in der Regel isoliert. Dadurch verlierst du den Zusammenhang zwischen Gewinn und Liquidität. Wenn sich der Forecast ändert, ziehen nicht alle Parameter automatisch mit.
- Keine Historisierung: Excel merkt sich nicht, wie dein Plan vor drei Monaten ausgesehen hat. Planversionen, Forecast-Entwicklung über Zeit, Vorjahresvergleich – das musst du manuell versionieren. Meine Erfahrung: Macht niemand konsequent.
Der größte Hebel für dein Controlling liegt in einer sinnvollen Kombination aus Controlling Software für dein Alltagsgeschäft und Claude in Excel für Ad-Hoc Aufgaben und Sonderthemen. Hier eine Gegenüberstellung:
Aufgabe
Claude in Excel
Controlling Software
Geschäftsmodellspezifisches Forecast-Modell aufbauen
Sehr stark: verbale Beschreibung, Formeln
Fest definierte Forecast elemente, weniger Flexibilität
Treiberlogik für Szenarien entwickeln
Sehr gut geeeignet und flexibel
Meist integriert, wenig Customizing Spielraum
Monatliche Ist-Zahlen automatisch einlesen
Manuell, fehleranfällig
Automatisiert über Standard API-Schnittstellen oder File-Transfer
Rollierende Forecast sytematisch pflegen
Aufwändig und fehleranfällig
Automatisiertes Übertragen der Ist-Daten, automatisierter Parameter-Update
Liquidität und Gewinn in einem System steuern
Kaum möglich, kein integriertes System
Standardfunktion
Historischer Vergleich über mehrere Jahre
Hoher Datenhaltungsaufwand
Automatisiert, Datenbank-basiert
Einstiegshürde
gering, ca. 20EUR pro Monat
mittle, zwischen 299 – 1.500 EUR / Monat (je nach Service-Grad)
Das beste aus beiden Welten: Wenn wir Claude in Excel und eine Controlling Software nicht als Konkurrenten sehen, sondern als logische Ergänzungen, dann bekommst du das beste aus beiden Welten:
- Controlling Software für deine Routine Aufgaben: Analyse von Gewinn und Liquidität, Szenarienplanung, Benchmarking
- Claude in Excel für Ad-Hoc Analysen, schnelle dynamische Forecasts
Fazit: Claude in Excel und Controlling-Software: Zusammen stärker als jedes Tool allein
Claude in Excel ist eine sinnvolle Sache für einen schnellen und gut strukturierten Forecast. Das Tool hilft dir, eine treiberbasierte Planung aufzusetzen, einen rollierenden Forecast zu strukturieren und Berechnungen durchzuführen. Das geht schneller mit KI, und das Ergebnis ist besser als ein historisch gewachsenes Excel.
Aber Claude und Excel sind keine Controlling Software. Es gibt keine automatische Anbindung an deine Buchhaltung, keine Historisierung, keine Liquiditätsplanung im Verbund mit Gewinn und Ist-Zahlen. Was du mit KI beschleunigst, ist der Aufbau und Ad-Hoc Auswertungen, aber nicht der monatliche Betrieb deines Controllings.
Mein Tipp für dich: Nutze Claude in Excel für Ad-Hoc-Modelle, Szenarien und Einzelprojekte. Für systematisches monatliches Controlling brauchst du eine dedizierte Controlling Software. Diese Kombination hebt deine Unternehmenssteuerung auf ein neues Level.
Dein nächster Schritt: Du willst wissen, wie du in der Praxis mit der Kombination aus einer soliden Controlling Software und einem flexiblen Excel Setup für Ad Hoc Analysen dein Unternehmen optimal steuerst? Dann schau dir hier unsere Adam Finance Cockpit Demo an.
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Ja – für den Aufbau eines Forecast-Modells ist Claude eine echte Hilfe. Du bekommst schneller eine saubere Struktur, Treiberlogik und Formeln, als wenn du alles manuell aufbaust. Was Claude nicht liefert: eine automatische Anbindung an deine Buchhaltung, eine Historisierung deiner Zahlen oder eine systematische monatliche Pflege. Als Einstieg und für Einzelmodelle gut – als dauerhaftes Controlling-System nicht geeignet.
Sobald du monatlich zuverlässige Ist-Zahlen brauchst, Liquidität und Gewinn gemeinsam steuern willst, mehrere Szenarien laufend pflegen musst oder einfach keine Zeit für manuelle Excel-Aktualisierungen hast, dann ist eine dedizierte Controlling-Software sinnvoller. Claude in Excel ist ein guter Einstieg und ein sinnvolles Tool für Ad-Hoc Analysen. Für systematisches Controlling von Gewinn und Liquidität ab ca. 500 TEUR Jahresumsatz brauchst du mehr als das.
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