Marge steigern in Dienstleistungsunternehmen: Die 3 Hebel für profitablere Aufträge
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 8 min.
Die meisten Geschäftsführer wissen, dass ihre Marge zu niedrig ist. Und fast alle glauben, dass es keine Hebel gibt, um die Marge zu steigern. Das stimmt schlicht und ergreifend nicht.
Dieser Beitrag zeigt dir die drei Hebel, mit denen du die Marge in deinem Dienstleistungsunternehmen systematisch steigerst. Mit konkreten Beispielen für Beratungsunternehmen, Softwareunternehmen und Handwerksbetriebe.
Wie hoch ist die Marge deiner Aufträge WIRKLICH?
Bevor wir optimieren, müssen wir eine gemeinsame Baseline für die „Marge deiner Aufträge“ schaffen, sodass wir nicht Äpfel mit Zwetschgen vergleichen. In den Standardauswertungen aus der Buchhaltung – der zurecht viel kritisierten BWA – wird der Rohertrag als erste Marge dargestellt.
Kurz und bündig: Der Rohertrag ist nicht die Marge auf deine Aufträge.
Der Rohertrag berücksichtigt nämlich nur den Materialeinsatz und die Fremdleistungen. Das ist jedoch nur ein Bruchteil, der echten Marge auf deine Aufträge, die wir von nun an Delivery Marge nennen.
Die Delivery Marge zeigt, was nach allen direkten Kosten der Leistungserbringung übrig bleibt, inkl. Personalkosten der Delivery-Teams, Fremdleistungen, spezifischen Lizenzen und Reisekosten etc.
An der Stelle ist es wichtig, ein glasklares Verständnis über die Bestandteile der Delivery Marge zu haben. Deshalb hier nochmals die Gegenüberstellung: Rohertrag vs. Delivery Marge.
Kennzahlen
Rohertrag (BWA)
Delivery Marge
Umsatz
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Material- und Wareneinsatz
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Fremdleistungen
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Personalkosten Delivery Team
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Zahlungsdienstleister
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IT-Kosten Delivery
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Provisionen
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Durchlaufposten (verwaltetes Werbebudget, Lizenzen etc.)
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Aus der Gegenüberstellung wird klar, dass die Delivery Marge alle echten direkten Kosten der Bereitstellung deiner Leistung beinhaltet, während der Rohertrag eher Handelsunternehmen-orientiert denkt und nur Waren und direkte Fremdleistungen einbezieht.
Damit wird deine Delivery Marge wesentlich geringer sein als der Rohertrag, aber die gute Nachricht ist: es gibt viel mehr Optimierungspotenzial.
💡Pro Tipp: Deine Buchhaltung liefert dir die Basis für die Berechnung der Delivery Marge. Wenn du sie jeden Monat automatisiert berechnet haben willst, lass die Buchhaltung 2 Kostenstellen anlegen (1. Delivery mit den Umsätzen und allen Delivery Kosten, 2. Admin für die restlichen Fixkosten).
Wenn wir uns die Delivery Marge, wie oben dargestellt, nochmals vor Augen führen, haben wir 3 sehr konkrete Hebel zur Optimierung und zwar anhand dieser Gleichung:
Delivery Marge steigern in Dienstleistungsunternehmen = Mehr Umsatz + weniger Zeit + geringere Kosten
Jeder dieser Hebel hat seine eigene Mechanik, die wir uns zu Nutze machen können.
Hebel 1: Umsatz steigern
Einfache Gleichungs-Mathematik: wir können unsere Delivery Marge durch mehr Umsatz oder geringere Delivery Kosten steigern. Oder beides. Starten wir beim Umsatz. Die Formel ist gewohnt einfach.
Umsatz = Absatzmenge * Preis
Das sind keine großartigen Neuigkeiten, aber in dieser Formel stecken die zwei unterschätztesten Hebel zur kurzfristigsten Steigerung deiner Marge.
Eine Preiserhöhung – auch wenn es nur 1% ist – geht bei gleichbleibendem Aufwand direkt in die Delivery Marge und das ohne Prozessänderungen oder Umstrukturierung
Eine Steigerung der Absatzmenge, z.B.: durch ehrliche Verrechnung aller Leistungen für den Kunden, kann auch ohne Kosteneffekte stattfinden. Hier drei konkrete Beispiele:
- Serviceunternehmen: Prüfe, welche Leistungen du regelmäßig gratis erbringst. Onboarding, Abstimmungsrunden, kleinere Nachbesserungen – vieles davon landet nie auf der Rechnung. Genau dort hast du sofortigen Preishebel, ohne einen einzigen Kunden zu verlieren.
- Software: Viele SaaS-Anbieter lassen Setup-Gebühren und individuelle Integrations-Aufwände liegen. Wer ein Onboarding von 10 Stunden pro Kunde nicht verrechnet, subventioniert jeden Neukunden.
- Handwerk: Ein Monteur, der 8 Stunden vor Ort ist, arbeitet oft nur 5–6 Stunden produktiv. Der Rest ist Warten, Nachbestellen, Suchen. Investiere hier in eine bessere Auftragsplanung. Das hat direkte Margeneffekte ohne einen Euro Zusatzkosten.
🎯 Sofortmaßnahme: Erstelle eine Liste aller Leistungen, die du aktuell nicht verrechnest. Wähle die drei häufigsten – und stell ab nächstem Monat eine Rechnung dafür.
Video Tipp: In diesem Video zeige ich die effektivsten Pricing Maßnahmen für Dienstleister:
Hebel 2: Effizienz in der Delivery
Das war der Umsatzhebel. Mehr steigern in Dienstleistungsunternehmen geht aber natürlich auch ohne Preis- oder Volumensteigerungen. Und das sogar oft viel einfacher nach folgender wieder sehr simplen Logik:
Grundlogik: Je weniger Zeit dein Team für denselben Output braucht, desto höher die Delivery Marge.
Wenn das nach 08/15 Logik für dich klingt, ist das ein gutes Zeichen. Denn die einfachsten Maßnahmen bieten erfahrungsgemäß die größten Hebel.
In der Praxis sieht es bei vielen Unternehmen so aus: Jedes Projekt startet bei null, jeder Kunde bekommt eine individuelle Lösung, jeder Onboarding-Prozess läuft anders. Das fühlt sich nach Qualität an – kostet aber Marge.
In der Delivery ist in Dienstleistungsunternehmen Zeit gleich Geld. Denn wenn du denselben Auftrag schneller – bei gleicher Qualität – hinbekommst, steigerst du dein Margen (weniger Zeit je Auftrag) und erhöhst deinen Umsatz (mehr Zeit für neue Aufträge). Hier ein paar Praxisbeispiele:
- Serviceunternehmen: Standardisiere deine drei häufigsten Leistungspakete radikal. Nicht zur Lasten der Qualität sondern indem du ein Produkt daraus machst. Wie schaut dein Fließbandprozess für deinen Service aus? Und ja, das geht auch für Individualprojekte.
- Software: Wenn dein Support Team mehr als 20% der verfügbaren Zeit mit einem einzigen Kundensegment verbringt, läufst du früher oder später in ein Skalierungsproblem. Prüfe alle Hebel, die sich in Bewegung setzen lassen: Self-Service-Onboarding, Video-Tutorials und eine gute Wissensdatenbank stellen deine Kunden zufrieden und steigern deine Margen.
- Handwerk: Ein Monteur, der 8 Stunden vor Ort ist, arbeitet oft nur 5–6 Stunden wirklich am Service. Der Rest ist Warten, Nachbestellen, Suchen. Hier ist die Zeit in eine bessere Auftragsplanung sehr gut investiert. Die Kalkulation ist simpel: (direkte Lohnkosten + anteilige Fixkosten + Gewinnzuschlag) / produktive Stunden. Wer das einmal im Jahr durchrechnet, merkt schnell, ob er unter Einstandspreis arbeitet.
🎯 Sofortmaßnahme: Miss bei deinen nächsten fünf Aufträgen den tatsächlichen Zeitaufwand vs. dem kalkulierten. Das allein zeigt dir, wo die Marge versickert.
Hebel 3: Kostenstruktur optimieren
Wir haben bereits Umsatz und Zeit (Effizienz) optimiert. Bleibt uns noch ein Hebel und der sitzt auf der Kostenseite der Delivery – also bei Fremdleistungen, Material und spezifischen Infrastrukturkosten für die Bereitstellung der Leistung.
Das Problem bei Dienstleistern ist, dass diese Kosten schleichend mitwachsen. Ich habe es bei uns selbst erlebt am Beispiel der Software- und Provider Kosten. Aber es trifft alle Dienstleister irgendwann: Ein Subunternehmer kommt für ein Projekt rein und ist drei Jahre später noch da. Eine Lizenz wird gebucht, weil sie gebraucht wurde und läuft weiter, obwohl sich der Bedarf längst verändert hat … und so weiter.
Bei den Delivery Kosten gilt das Unit Economics Prinzip: „Was kostet mich die Bereitstellung einer einzelnen Einheit?“: Klingt sehr nach Produkt und das soll es auch, schließlich liegt der größte Hebel der Kostenoptimierung genau darin, deine Dienstleistung wie ein Produkt zu sehen. Hier sind wieder ein paar Praxisbeispiele:
- Serviceunternehmen: Fremdleistungsanteile sind der häufigste Margenkiller. Wenn Subunternehmer zu ähnlichen Tagessätzen wie dein eigenes Team arbeiten, entsteht kein Deckungsbeitrag. Prüfe für jeden Dienstleister, ob die Leistung nicht regelmäßig besser intern erbracht werden kann.
- Software: Unser Case - Cloud-Kosten wachsen still mit dem Kundenstamm. Ein monatliches Infrastruktur-Review klingt nach Kleinkram, aber genau das ist der Hebel, bei dem ein paar Prozentpunkte den Unterschied machen.
- Handwerk: Material ist hier oft der größte Kostenblock, aber auch der am seltensten aktiv verhandelte. Eine strukturierte Konditionenrunde mit den Top-3-Lieferanten einmal pro Jahr bringt bei 240.000 EUR Material schon bei 5% Nachlass 12.000 EUR direkt in die Marge.
💡Pro Tipp Verhandle Konditionen mit Subunternehmern und Lieferanten einmal jährlich neu und bewerte regelmäßig Möglichkeiten zur Kostensenkung ohne Qualitätsverlust. Häufig werden viele Kosten einfach nicht ordentlich an die Kunden weiterverrechnet.
Und nun zu dir: Drei Fragen zur Selbstdiagnose
Marge steigern in Dienstleistungsunternehmen ist kein einmaliges Projekt. Es ist eine Frage der richtigen Kennzahl, des richtigen Hebels und der Disziplin, monatlich daran zu arbeiten.
Als Einstieg in die Übung, empfehle ich dir, folgende Fragen solange zu stellen, bis du für jede Frage 3 konkrete Maßnahmen zur Umsetzung hast:
- Welche meiner Leistungen für Kunden rechne ich nicht ab und bei welchen Kunden habe ich zu geringe Preise?
- Was muss ich tun, damit wir mehr Kunden betreuen können, ohne dass die Qualität für jeden einzelnen Kunden darunter leidet?
- Wenn ich 5% mehr Delivery Marge machen müsste, welche Kosten kann ich am einfachsten reduzieren ohne Effizienz- und Qualitätsverluste?
Starte mit dem Hebel, bei dem du die schnellste Wirkung erwartest. Und dann mach den nächsten – und hör nie wieder damit auf. Dann werden deine Marge, dein Gewinn und deine Liquidität unaufhaltsam nach oben gehen. Und deine Kunden werden nichts Negatives davon bemerken.
Dein nächster Schritt: Wenn du sehen willst, wie du deine Delivery Marge und alle anderen wichtigen Gewinn- & Liquiditäts-Kennzahlen automatisiert ermitteln und planen kannst, schau dir hier unsere Adam Finance Cockpit Demo an.
Praxisbeispiel: Alerto Managed IT Services
Die Alerto GmbH aus St. Johann in Tirol sorgt dafür, dass die IT im Businessalltag reibungslos funktioniert. Das Unternehmen mit >15 Mitarbeitern bietet IT-Betreuung aus einer Hand an – mit Fokus auf Cloud, Netzwerk, KI, Security und VoIP.
Das Ziel der Zusammenarbeit mit Adam ist es, ein profitables Wachstum aus eingener Kraft sicherzustellen und strategische Entscheidungen mit Zahlen zu untermauern. Das erreichen wir:
- Steigerung des Gewinns um 10% durch kontinuierliche Margen- und Fixkostenoptimierung innerhalb von 12 Monaten
- Verdopplung der Liquiditätsreserven ohne Banken oder Investoren
- Aufbau der Alerto Akademie als neues lukratives Geschäftsmodell (Invest in Büro, Personal, Marketing) ohne Fremdmittel
Diese Ergebnisse erreichen Alerto und wir nicht durch irgendwelche Kunstgriffe, sondern durch maximale Klarheit über die Zahlen (automatisches Reporting Basis der Buchhaltungsdaten). Auf der Basis setzen wir einen Szenarien-Forecast für Gewinn und Liquidität auf und definieren in unseren monatlichen Controlling Sparrings die wichtigsten Maßnahmen für den nächsten Monat.
Kontinuität isst Magie zum Frühstück!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Die drei effektivsten Hebel sind: Preis erhöhen und unverrechnete Leistungen konsequent fakturieren, Delivery-Prozesse standardisieren für mehr Wiederholbarkeit, und Fremdleistungs- sowie Materialkosten aktiv reduzieren. Welcher Hebel am meisten bringt, hängt von der Branche und der aktuellen Kostenstruktur ab.
Die Delivery Marge zeigt, was nach allen direkten Kosten der Leistungserbringung – inklusive Personalzeit der Delivery-Teams – übrig bleibt. Für Dienstleistungsunternehmen ist das die aussagekräftigere Zahl. Benchmark: ≥ 60%.
Für personalintensive Dienstleister (Beratung, Agentur, IT) gilt ≥ 60% als gesund, die besten Unternehmen liegen bei >75%. In Software Unternehmen ist die Marge höher, bei rund 80%. Im Handwerk sind 30-45% realistisch aufgrund der zusätzlichen Materialkosten.
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