Personalproduktivität steigern: 4 KPIs die du aus deiner GuV abliest
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 8 min.
Wenn der Gewinn sinkt, suchen die meisten Geschäftsführer zuerst nach mehr Umsatz. Dabei ist das die schwierigste Übung und löst oft das eigentliche Problem nicht. Die meisten Unternehmen haben schlicht ein Kostenproblem.
Und wenn man das weiter ableitet, landet man bei Greg Crabtree: „Die meisten Kostenprobleme sind Produktivitätsprobleme der Mitarbeiter.“ Das klingt unbequem und ist es auch. Aber es ist messbar und zwar sehr einfach direkt aus der Gewinn- und Verlustrechnung.
Genau das schauen wir uns jetzt an.
Was die GuV über deine Personalproduktivität verrät
Personal ist in den meisten Unternehmen der größte Kostenblock. 50, 60, manchmal 70 Prozent des Umsatzes gehen für Gehälter, Lohnnebenkosten und externe Kapazitäten drauf.
In den meisten Fällen wird nicht differenziert nach den wesentlichen Kriterien zur Steigerung der Personalproduktivität analysiert. Dabei steht fast alles, was es braucht in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Wir haben mit unseren Controlling-Sparring-Kunden ein Framework gebastelt, dass vier Fragen beantwortet, die jeder Geschäftsführer regelmäßig stellen sollte, wenn er die Personalproduktivität steigern will:
- Wie viel Umsatz bringt eine Person?
- Wie viel vom Umsatz frisst das Personal?
- Wie effizient wandelt das Team Personalkosten in Wert?
- Stimmt die Struktur – oder wächst das Overhead schneller als die Leistung?
Und jetzt gehen wir jeden der 4 Kennzahlen durch.
💡Pro Tipp: Hol dir deine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung aus der Buchhaltung und rechne gleich mit. Oder lade dir hier unser GuV-Template runter.
KPI 1: Umsatz pro FTE
Im ersten Schritt wollen wir sicherstellen, dass unser Personalstamm nicht schneller wächst als unser Output. Und dazu eignet es sich die zentrale Outputgröße (= Umsatz) mit dem Personalstamm ins Verhältnis zu setzen:
Umsatz pro FTE = Umsatz / Anzahl Vollzeitäquivalente (=FTE)
Die FTE Berechnung: Eine Vollzeitkraft = 1,0 FTE. Eine 50%-Teilzeitkraft = 0,5 FTE. Geschäftsführer zählen auch die Rechnung rein. Externe Freelancer zählen in dem Fall nicht dazu, zu denen kommen wir später .
Was der KPI zeigt: Sinkt der Umsatz pro FTE über mehrere Monate, obwohl der Umsatz stagniert oder leicht wächst, heißt das: dein Personalstamm ist schneller gewachsen als dein Output oder in positiven Worten: du solltest deine Personalproduktivität steigern.
Hier ein paar Branchen-Benchmarks:
Branche
Durchschnitt
Top
Beratung
150 TEUR
>250 TEUR
IT-Dienstleistung
100 TEUR
> 150 TEUR
SaaS
120 TEUR
>200 TEUR
Agentur
100 TEUR
> 150 TEUR
Handwerk Dienstleister
80 TEUR
> 115 TEUR
Handwerk Produktion
120 TEUR
>170 TEUR
Handel & E-Commerce
200 TEUR
>300 TEUR
Logistik
100 TEUR
> 150 TEUR
💡Pro Tipp Rechne dir zusätzlich deinen Umsatz pro Delivery FTE aus: Delivery FTE sind jene Mitarbeiter, die direkt an der Bereitstellung deiner Leistung arbeiten (Projektmitarbeiter, Kundenbetreuer etc.) ohne Admin Personal. Der Umsatz pro Delivery-FTE ist dein primärer Produktivitätsindikator.
KPI 2: Personalaufwandsquote
Die Personalaufwandsquote ist eine Klassiker Kennzahl, die direkt aus deiner Gewinn- und Verlustrechnung kommt. Aber: sie wird sehr oft falsch berechnet. Hier die präzise Formel:
Personalaufwandsquote = Alle Personalkosten (Gehälter, Löhne, Geschäftsführer inkl. Lohnnebenkosten) / Umsatz (ohne sonstige Erträge)
Du siehst: hier ist Präzision gefordert. Uns interessieren die gesamten internen Personalkosten, nicht nur Angestellte oder Nettogehälter. Nein, das gesamte Spektrum inklusive GF-Vergütung und allen Abgaben. Das wollen wir gegen den Umsatz (nicht gegen die Erträge) vergleichen. Simpel gesagt: Wie viel von deinem Umsatz geht für Personal drauf?
Was der KPI zeigt: Eine steigende Personalaufwandsquote ist das Warnsignal schlechthin und zwar egal ob der Umsatz sinkt, stagniert oder steigt. Es bedeutet: Das Team wird teurer, ohne proportional mehr zu leisten. Und damit ist höchste Zeit, die Personalproduktivität anzugehen.
Hier wieder ein paar Benchmarks zur Einordnung:
Branche
Durchschnitt
Top
Beratung
60%
<50%
IT-Dienstleistung
60%
<50%
SaaS
50%
<40%
Agentur
60%
<50%
Handwerk Dienstleister
45%
<40%
Handwerk Produktion
40%
<35%
Handel & E-Commerce
35%
<25%
Logistik
55%
<45%
🎯 Sofortmaßnahme: Hol dir deine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung und rechne dir die Personalaufwandsquote des laufenden Jahres im Vergleich zu den letzten beiden Vorjahren durch. So siehst du einen ersten schnellen Trend.
KPI 3: Labor Efficiency Ratio
Jetzt wird’s ein bisschen raffinierter. Während wir bisher alles gegen den Umsatz verglichen haben, prüfen wir jetzt, ob unser Potenzial zum Personalproduktivität steigern nicht eigentlich ganz woanders liegt. Dazu ersetzen wir Umsatz durch Rohertrag.
Labor Efficiency Ratio = Rohertrag / Personalkosten
Der Rohertrag ist der Umsatz weniger Materialeinkauf und Fremdleistungen (und anderen direkten Kosten wie Durchlaufposten, Logistik etc.).
Der Schmäh dahinter ist, dass uns der Rohertrag zeigt, was nach den externen direkten Kosten vom Umsatz übrig bleibt. In der Theorie ist es das, womit unser Personal jetzt die Wertschöpfung steigern kann. In diesem Video zeige ich dir ein Rechenbeispiel zur Labor Efficiency Ratio:
Ein simples Beispiel: Du verkaufst ein Auto. Das Material, die externen Lohnfertiger und die Logistik zahlst du sowieso. Das ist dein Rohertrag. Und jetzt stellt sich die Frage wie viel Rohertrag du mit einem Euro Personalaufwand verdienst.
Was der KPI zeigt: Eine Labor Efficiency Ratio von 1,5 bedeutet: Für jeden Euro Personalkosten entstehen 1,5 EUR Rohertrag. Sinkt dieser Wert, verliert das Team an Effizienz – entweder weil Personalkosten steigen, Fremdleistungen zunehmen, oder der Umsatz pro Mitarbeiter sinkt.
Greg Crabtree, einer der führenden Produktivitätsexperten sagt dazu:
„90% of the businesses in the US will hit their profit target if they get $2 of gross margin for every $1 of labor. It’s no more complex than that.” (Greg Crabtree, Mission to Grow Podcast)
Ist es wirklich so einfach? Nun auf der Flughöhe ziemlich sicher „ja“, wobei es – wie auch Crabtree betont – je nach Branche unterschiedliche Werte geben muss (z.B.: Handel und Distribution müssen höher sein als IT und Beratung).
💡Pro Tipp: Ähnlich wie beim Umsatz pro FTE, rechne dir auch für die Labor Efficiency Ratio deinen Wert für das Delivery Personal und das Overhead Personal aus. Hohe Werte in einer der beiden Kennzahlen deuten auf ineffizienten Personaleinsatz hin.
KPI 4: Personalstruktur-Analyse
Wir haben uns jetzt ausgiebig den internen Personalkosten gewidmet. Was aber, wenn diese Werte für dein Unternehmen alle gut sind, du aber trotzdem zu wenig Gewinn machst? Dann hast du entweder ein Fixkostenproblem (Lösung = hier) oder du gibst zu viel für Personal aus, das nicht auf deiner Payroll ist, auch bekannt als Freelancer.
Wenn wir Personalkosten auf externe Mitarbeiter erweitern, müssen wir wir 2 weitere Blöcke aus deiner GuV ergänzen:
- Fremdleistungen in der Delivery: Subunternehmer, Freelancer, externe Dienstleister, die direkt am Umsatz mitarbeiten und damit in die Herstellkosten zählen.
- Fremdleistungen Admin: Subunternehmer, Freelancer, externe Dienstleister, die an deine internen Prozessen arbeiten (Buchhaltung, Marketing etc.) und damit in die sonstigen betrieblichen Aufwendungen zählen.
Und damit können wir nun ein vollständiges Bild deiner echten Personalstruktur messen:
Delivery Personal = Personalkosten Delivery + Fremdleistungen in der Delivery
Admin Personal = Admin Personalkosten + Fremdleistungen Admin
Wie du zuordnest: Es geht nicht darum, monatliche Stundenauswertungen zu machen. Es reicht eine einfache Faustregel: Wer primär dafür da ist, direkt in einem Kundenprojekt oder an einem Kundenauftrag zu arbeiten, ist Delivery. Der Rest ist Admin (Vertrieb, Marketing, Finance, GF).
Was die KPIs zeigen: Aus der Strukturanalyse bekommst du gleich drei Personalproduktivitäts-Warnsignale:
- Fremdleistungen wachsen schneller als der Umsatz: Du kaufst Kapazität extern ein, weil die interne Delivery nicht skaliert. Das wird teuer und taktisch gefährlich.
- Overhead wächst schneller als Delivery: Die Verwaltung wird schwerer, ohne dass mehr Leistung rauskommt. Ein klassisches Problem von Unternehmen ab 1 MEUR Umsatz.
- Delivery schrumpft, Overhead bleibt: Wenn in einer Konsolidierung du Personal aus der Delivery reduzierst, aber, aber der Overhead bleibt, führt das zum doppelten Gewinnengpass (weniger Umsatz + gleich hohe Fixkosten).
💡Pro Tipp: Die Aufteilung deiner gesamten internen und externen Personalkosten in Delivery und Admin kannst du ganz einfach aus deiner Buchhaltung automatisiert auswerten. Alles, was du brauchst sind 2 Kostenstellen.
Schreib mir gerne kurz dazu eine Mail an [email protected] und ich zeig dir, wie du das für dein Unternehmen machst.
Musst du deine Personalproduktivität steigern? 3 Selbstdiagnose-Fragen:
Du hast vielleicht gleich mitgerechnet oder wirst die 4 KPIs für dein Unternehmen bald berechnen (ich empfehle es dir wärmstens). Bevor du für dich selbst Fazit ziehst– drei Fragen, die ehrliche Antworten verdienen:
- Dein Umsatz ist letztes Jahr gewachsen. Ist dein Umsatz pro FTE und dein LER auch gewachsen – oder hast du mehr Leute gebraucht um dasselbe Ergebnis zu erzielen?
- Ist dein Overhead in den letzten zwei Jahren gewachsen – und wenn ja, hat deine Delivery proportional mitgezogen?
- Wie viel Prozent deines Umsatzes geht in Fremdleistungen – und war das vor zwei Jahren mehr oder weniger?
Dein nächster Schritt: Wenn du sehen willst, wie du deine Personalproduktivitäts Kennzahlen und alle anderen wichtigen Gewinn- & Liquiditäts-Kennzahlen automatisiert ermitteln und planen kannst, schau dir hier unsere Adam Finance Cockpit Demo an.
Fazit: Deine Personalproduktivität ist offensichtlich
Es wurden schon genug Produktivitätsbücher und -theorien verfasst. Die vier KPIs aus dem Beitrag sind keine akademische Übung, sondern ganz praxisnah. Sie zeigen dir in wenigen Minuten, ob dein Team produktiver oder teurer geworden ist – und warum.
Das Entscheidende ist aber: Schau dir diese Kennzahlen nicht nur jetzt einmal als Momentaufnahme an. Der Trend über 12-15 Monate sagt mehr als jeder Stichtagswert. Wenn Personalaufwandsquote und Fremdleistungsanteil steigen, während LER und Umsatz pro FTE sinken, hast du – frei nach Crabtree – kein Kostenproblem, sondern ein Produktivitätsproblem.
Weiterführende Informationen
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Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Personalproduktivität lässt sich direkt aus der GuV messen. Für die vier KPIs – Umsatz pro FTE, Personalaufwandsquote, Labor Efficiency Ratio und die Dreiecksanalyse – brauchst du nur Umsatz, Personalkosten, Fremdleistungen und die Mitarbeiterzahl. Die meisten Unternehmen bis 100 Mitarbeiter haben diese Zahlen ohne zusätzliche Systeme verfügbar.
Die Labor Efficiency Ratio (LER) misst, wie viel Rohertrag du pro eingesetztem Personalkosteneuro erzeugst. Formel: Rohertrag ÷ Personalkosten (inkl. GF-Gehalt). Den Rohertrag leitest du aus der GuV ab: Umsatz minus Materialaufwand minus Fremdleistungen. Ein Wert unter 1,0 bedeutet, dass das Personal seinen eigenen Rohertrag nicht mehr trägt – das ist die Warnschwelle.
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