Einfache Kostenrechnung umsetzen? So geht’s in 3 Schritten.

Hallo Unternehmer, willst du nicht auch wissen, wer für all die Kosten in deinem Unternehmen verantwortlich ist und ob deine Teams ihre Budgets auch wirklich einhalten (haben die überhaupt Budgets)?

Ich zeige dir heute, wie du eine maximal einfache und maximal effektive Kostenrechnung einführen und von nun an besser steuern kannst.

Kostenrechnung umsetzen

Key Takeaways

Die 3 Dimensionen der Kostenanalyse

Das Ziel unsere Übung ist klar. Wir wollen wissen:

Welches Team hat welche Kosten verursacht und wieviel zu unserem Gewinn beigetragen.

Die Antwort auf alle Kostenfragen liefert uns das Tool der Kostenrechnung, das folgende Aufgabe hat:

Die Kostenrechnung ordnet alle Erlöse und Kosten, die im Unternehmen anfallen auf die verantwortlichen Bereiche und Produkte zu.

Um das zu ermöglichen müssen wir unsere Erlöse und Kosten in mehreren Dimensionen analysieren. In der Controlling Theorie kannst du 3 Dimensionen analysieren:

Eine vollständige Kostenrechnung beinhaltet alle 3 Ebenen und geht dabei wie folgt vor:

Kostenrechnung

Du kannst deine Kostenrechnung natürlich nach diesem Verfahren machen. Dazu gibt es auch reichlich Infomaterial, z.B.: hier.

Doch in der Regel kostet es mittelgroßen Unternehmen unerhört viel Aufwand und liefert Ergebnisse, die am Ende keiner mehr versteht. 

Deshalb machen wir es jetzt einfacher:

Einfache Kostenrechnung umsetzen: So geht's

Rufen wir uns nochmals unser Ziel zurück: „Welches Team hat welche Kosten verursacht und wieviel zu unserem Gewinn beigetragen.“

Damit wir diese einfache Kostenrechnung umsetzen können bauen wir uns eine Logik, die so aussieht:

Wir nehmen also die Gewinn- und Verlustrechnung als Basis und leiten die Zeilen in die Kostenstellen über. Let’s go.

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Schritt 1: Gewinn- und Verlustrechnung verfeineren

Wir starten dabei bei deiner Gewinn- und Verlustrechnung. Die hast du schon und die bekommst du jeden Monat aus deiner Buchhaltung.

Damit du deine Gewinn- und Verlustrechnung sinnvoll nutzen kannst, musst du für alles, was du inhaltlich analysieren willst, eigene Konten haben.

Ein Beispiel: Du willst deine Marketing-Kosten nach Agenturen, Online Werbung und Events tracken. Dann brauchst du 3 Konten in deiner Buchhaltung dafür.

Hier ein Beispiel für eine gute Gewinn- und Verlust Struktur:

GuV Position Unterposition
+
Umsatzerlöse
Produkt- oder Service-Gruppen
+
Bestandsveränderungen
n/a
+
Aktivierte Eigenleistungen
n/a
+
Sonstige betriebliche Erträge
Zuschüsse, Mieterträge
Material und bezogene Leistungen
Materialaufwand, Wareneinkauf, Fremdleistungen
Personalaufwand
Löhne, Gehälter, Lohnnebenkosten
Sonstige betriebliche Aufwendungen
Marketing & Werbung
Agenturen, Online Werbung, Events, Werbematerial, Bewirtung
Reisen & Kfz
Reisekosten, Hotel, Kfz Leasing, Versicherung, Betriebskosten
IT
Software-Lizenzen, IT-Dienstleistungen
Beratung
Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung
Büro & Instandhaltung
Miete, Büromaterial, Instandhaltung, Betriebskosten, Telefon & Internet
Abschreibungen
Abschreibung auf Anlagevermögen
=
EBIT
+/-
Finanzergebnis
Erträge und Aufwendungen aus Finanzen (z.B.: Zinsen)
+/-
Steuern
z.B.: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer
=
Ergebnis nach Steuern

Pro Tipp: Ein guter Quality Check ist Folgender: Schau dir deine Gewinn- und Verlustrechnung des Vormonats an und prüfe, ob du in >3 Minuten alle Zahlen erklären kannst. Wenn nicht, hast du Optimierungsbedarf.

Schritt 2: Kostenstellen festlegen

Wenn du die Gewinn und Verlustrechnung sauber hast, dann gehst du ins Eingemachte und definierst deine Kostenstellenstruktur.

Am Einfachsten ist es, dass du dich nach deiner Team-Struktur orientierst. Und zwar mal lieber grob als fein. Nutze folgende grobe Struktur:

Innerhalb dieser Struktur kannst du nun dein Organigramm als Kostenstellen abbilden. Das kann so aussehen:

Pro Tipp: Bedenke dabei, dass das wichtigste Ziel deiner Kostenstellen ist, deine Teams zu steuern. Definiere also nur Kostenstellen, wo du auch einen Teamleiter hast.

In diesem Video findest du die beste Methode, um deine Team Performance mit Kostenstellen zu tracken 👇

Nachdem wir nun eine saubere Gewinn- und Verlustrechnung und ordentliche Kostenstellen haben, ist es Zeit für die Hochzeit der beiden!

Schritt 3: Erlöse und Kosten auf Kostenstellen umlegen

Im Schritt 3 ordnest du die Konten deiner Gewinn und Verlustrechnung den Teams zu. Das sieht dann beispielsweise so aus:

Team Performance

In diesem Beispiel werden Umsätze und direkte Kosten auf die Delivery Teams aufgeteilt, während Sales & Admin nach den ihnen zuzuordnenden Kosten gesteuert werden. Natürlich kannst du auch festlegen, dass alle Umsätze bei Sales landen.

Um die Positionen auf die Kostenstellen aufzuteilen, benötigst du eine Verteilungslogik. Hier sind meine Tipps dazu:

GuV Position Verteilungsschlüssel
Umsatzerlöse
zum Team, das die Umsätze macht (Sales oder Delivery)
Bestandsveränderungen
Delivery oder Einkauf
Aktivierte Eigenleistungen
Delivery oder Einkauf
Sonstige betriebliche Erträge
Admin
Material und bezogene Leistungen
Delivery oder Einkauf
Personalaufwand
Fixe Zuordnung Mitarbeiter zu Teams (über Lohnverrechnung)
Marketing & Werbung
Sales oder Marketing
Reisen & KfZ
Mitarbeiter der Teams
IT
Admin-Tools zu Admin, Spezifische Tools auf die Teams
Beratung
Steuer- und Rechtsberatung zu Admin, Spezialberatung auf die Teams
Büro & Instandhaltung
Admin
Alle sonstigen Kosten
Admin
Abschreibungen
Admin oder auf spezifische Teams
Finanzergebnis
Admin
Steuern
Admin

Damit hast du alles fertig, um deine einfache Kostenrechnung einzuführen.

Lade dir hier mein gratis Excel-Sheet herunter, sodass du deine einfache Kostenrechnung umsetzen kannst

Kostenrechnung umsetzen: Buchhaltung und Controlling aktivieren

Die Umsetzung der Kostenstellen findet in deinem Buchhaltungstool statt. Und das ist einfacher als man denken mag:

Du gibst jedem Beleg einfach zusätzlich zum Buchhaltungskonto auch eine oder mehrere Kostenstellen nach der oben definierten Logik mit.

Das kann jedes Buchhaltungsprogramm und das geht auch, wenn die Buchhaltung extern bei der Steuerberatung ist.

Am Besten funktioniert das, wenn du die vorbereitende Buchhaltung in einem vorgelagerten Tool, wie CANDIS, domonda  oder buchhaltungsbutler, selbst machst. Aber es geht genauso, wenn es die Steuerberatung über DATEV oder BMD macht. Das machen wir auch so.

Sobald das alles eingeschwungen ist, bekommst du nun zusätzlich zu deiner Gewinn- und Verlustauswertung auch eine Kostenstellenauswertung. Im Controlling Tool sieht das dann so aus:

Kostenstellen_Adam

Kostenfreie Controlling Tool Demo anfordern:

Praxisbeispiel: Kostenrechnung umsetzen für ein Software Unternehmen

Für einen geschätzten Kunden von uns aus der Software-Branche haben wir folgende Kostenrechnung umsetzen dürfen:

Zielsetzung war es, das mittlerweile auf >30 Mitarbeiter gewachsene Team, besser zu steuern und Budgetverantwortung zu etablieren.

Wir haben 5 zentrale Kostenstellen definiert und eine pragmatische Kostenumlage nach folgendem Muster etabliert:

Die Umsetzung haben wir in zwei Tools sichergestellt:

In der operativen Steuerung bekommen wir 7 Tage nach Monatsende die neuen Zahlen und haben folgende Routine:

👉 Schau dir hier unsere Success Stories an.

Pro Tipp: Führe die Kostenstellen wenn möglich zum Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres ein. Das erspart dir Buchhaltungsaufwand und -kosten.

Und jetzt beginnt die Magie...

Mit diesen 4 Schritten hast du die Basis für Kostentransparenz und eine bessere Team-Steuerung geschafft.

Jetzt kannst du deine Team Leads an den Tisch holen und mit ihnen die Ergebnisse auswerten und sie Schritt-für-Schritt in die Verantwortung nehmen, sodass sie ihr Ergebnisse planen und Abweichungen erklären.

Gratuliere, damit hast du die Finanzverantwortung aufgeteilt und die Teams von Betroffenen zu Verantwortlichen gemacht.

Und glaube mir: in meiner Erfahrung mit 100en Unternehemn ist das eine der wichtigsten Grundlagen für ein Wachstum ohne große Strukturkrisen.

Daher mein finaler Tipp für dich: mach keine akademische Übung aus deiner Kostenrechnung, sondern arbeite dich Schritt-für-Schritt nach vorne. Jeder Schritt bringt dir Mehrwert, den du nutzen kannst.

Dein nächster Schritt: Du willst wissen, wie du die gewonnen Kostentransparenz für mehr Gewinn und Liquidität nutzen kannst? Dann komm in mein nächstes Live-Webinar. Dort zeige ich dir alle Tricks dazu und wie du >30% Liquidität aufbaust, ohne Banken oder Investoren. Hier geht’s zur Anmeldung (Link)

Weiterführende Informationen

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Die nackten Zahlen: Video zur Team-Steuerung mit Kostenstellen

Controlling Portal: Übersicht zur Kostenstellenrechnung

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Für ein strategisches Controlling benötigst du drei Ebenen:

  1. Strategisch: wo soll dein Unternehmen in 3-5 Jahren sein?
  2. Taktisch: welche Route wählst du, um die Ziele zu erreichen?
  3. Operativ: was machst du jeden Tag, damit du auf Kurs bleibst?

Die Tools, die du dazu brauchst sind ein Business Plan, eine integrierte Jahresplanung und eine wöchentliche Controlling Routine.

Die Tools, die du für ein konsistentes strategisches Controlling brauchst sind:

  1. Business Plan für die Detaillierung deiner Strategie
  2. Integrierte Jahresplanung deiner Finanzen
  3. Controlling Routine inkl. Analyse, Forecast + Optimierung

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