Szenarioplanung: Warum ein Plan allein nicht reicht
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 10 min.
„Unser Geschäft kann man nicht planen.“ Das sagte mir kürzlich ein Geschäftsführer eines Software-Unternehmens. In diesem Satz steckt ein Missverständnis, das ich in vielen Gesprächen höre: Planung wird mit Wahrsagerei verwechselt.
Wer dann nur einen einzigen Plan in der Schublade hat, kann nur langsam reagieren. Genau da setzt die Szenarioplanung an.
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du Szenarien in deiner Planung sinnvoll einsetzt, ohne dich darin zu verlieren.
Die Grundlage für die Szenarioplanung
Eine Planung hat die Aufgabe, die Entwicklung eines Unternehmens bestmöglich vorherzusehen und gibt dir die Möglichkeit, frühzeitig zu agieren. Damit das funktioniert, muss deine Planung auch dein gesamtes Unternehmen abbilden – und das bedeutet:
Bereich
Planungsparameter
Ergebnis
Gewinn und Verlustrechnung
Umsatz, Marge, Fixkosten
Wieviel Gewinn macht ihr?
Cashflow
Zahlungsziele, Kredite, Investitionen
Wie entwickelt sich die Liquidität?
Bilanz
Vermögen, Eigenkapital, Fremdkapital
Wie steht es um eure Vermögens- und Finanzierungslage?
Warum das wichtig ist: Wer nur die Liquidität plant, sieht zwar die Zahlungsflüsse, weiß aber nicht, ob das Unternehmen profitabel wirtschaftet. Und profitables Wirtschaften ist die langfristige Basis für Liquidität. Beides zusammen ergibt ein vollständiges Bild.
Tipp: Wenn du mit der Logik der integrierten Planung von Gewinn und Cashflow noch nicht vertraut bist, schau dir zuerst diese kurze Erklärvideo an:
Was Szenarioplanung wirklich bedeutet
Viele behandeln Szenarioplanung wie ein Jahresprojekt: Im Dezember befüllt, im Januar vergessen. Das funktioniert nachweislich nicht und ist schade um deine Zeit.
Denn eine Planung ist in ihrer Natur dynamisch. Denke ans Bergsteigen: ich lege ja dort auch nicht nur einen Plan fest und aktualisiere ihn nicht, wenn sich Dinge ändern.
Und hier kommen die Szenarien ins Spiel:
Szenarien sind Beschreibungen möglicher zukünftiger Entwicklungen. Die Szenarioplanung legt fest, wie du mit diesen Zukünften umgehst.
Es geht dabei nicht darum, hellseherisch das wahrscheinlichste Szenario zu treffen. Es geht darum, dich aktiv mit möglichen Entwicklungen auseinanderzusetzen – und für jede davon handlungsfähig zu sein.
Der Unterschied zum klassischen Jahresplan ist: du legst für verschiedene mögliche Routen Wegpunkte und Ausweichstrecken fest – und weißt bei jeder, was zu tun ist. Es geht um Fragen, wie:
- Was passiert, wenn meine größten Kunden reduzieren bzw. kündigen?
- Kann ich das Umsatzwachstum mit meinen aktuellen Ressourcen stemmen oder muss ich aufstocken?
- Gibt es Liquiditätslücken auf die ich mich vorbereiten muss (z.B.: Kreditrückzahlungen)?
In denControlling Sparrings mit unseren Kunden haben sich 3 Standardszenarien etabliert, die ich jedem Unternehmen bis 100 Mitarbeiter wärmstens empfehle:
Expected Case - dein realistischer Kompass
Der Expected Case ist dein Basisszenario. Er bildet die wahrscheinlichste Entwicklung ab – nicht die optimistischste, nicht die pessimistischste.
Annahme: Die Lage entwickelt sich so, wie du es auf Basis deiner Ist-Daten und Marktkenntnis erwartest.
Für deine Szenarioplanung musst du im Expected Case folgende Fragen klären:
- Wie entwickeln sich meine Umsätze realistisch weiter (gesichertes Geschäft + realistische Wachstumsannahme)
- Welche Kostensprünge kenne ich schon (Gehaltserhöhung, Software Upgrades etc.)?
- Welche Zahlungsverpflichtungen kommen zusätzlich auf mich zu (Kredite, Steuern etc.)?
Im Ergebnis bekommst du mit dem Expected Case eine Vorschau was passiert, wenn dein Geschäft im Wesentlichen so weiterläuft wie bisher bzw. bestehende Trends sich fortsetzen.
💡Pro Tipp: Der Expected Case ist nicht der Best Case light. Wenn du ihn wirklich realistisch ansetzt, wird er manchmal wehtun. Das ist gut so.
Worst Case - der Blick in den Abgrund
Der Worst Case ist psychisch die härteste ÜPbung. Du planst, was passiert, wenn es wirklich schiefgeht.
Annahme: Das Geschäft geht deutlich zurück. Euer Unternehmen verliert Umsatz und Liquidität. Die Kernfrage lautet: wie lange dauert es bis zum Cash Engpass?
Für deine Worst Case Szenarioplanung musst du folgende Fragen klären:
- Welcher Umsatz kann zu welchem Zeitpunkt verloren gehen?
- Wie hoch sind deine Fixkosten unabhängig vom Umsatz?
- Wie lang kommst du mit deinen liquiden Mitteln durch?
Rechne für deine Worst Case Szenarioplanung mit Null-Umsätzen in einzelnen Segmenten, Fixkostensteigerungen und möglichen Finanzierungsengpässen.
Der Worst Case tut natürlich schon bei der Planung weg, ist aber umso wichtiger. Schließlich zwingt er dich dazu, einen Notfallplan aufzustellen und ein Risikomanagement zu etablieren.
💡Pro Tipp: Definiere im selben Zug ein Risiko-Massnahmenpaket. Was tust du, wenn dieser Fall eintritt? Diese Entscheidungen treffe lieber heute in Ruhe als dann im Stress.
Best Case - wenn es so gut wie möglich läuft
Nach dem Worst Case haben wir uns etwas Hoffnung verdient und die liefert uns der Best Case. Aber: Der Best Case ist nicht dein Traumziel. Er ist eine realistische Obergrenze dessen, was mit den bestehenden Ressourcen moeglich ist.
Annahme: Das Geschäft wächst über den Erwartungen, aber im realistischen Bereich. Die Kernfrage lautet: kannst du dir das Wachstum leisten?
Für deine Best Case Szenarioplanung musst du folgende Fragen klären:
- Welche Umsätze sind mit den aktuellen Kapazitäten möglich und wie schnell könnt ihr nachbesetzen?
- Wo entstehen Kostensprünge durch das Wachstum (Personal, Lager, Server etc.)?
- Wie finanzierst du das Wachstum? Wachstum kostet zuerst Geld, bevor es welches bringt.
So gut der Best Case auch klingen mag, zeigt sich aus den Fragestellungen, dass ein starkes Wachstum auch zu finanziellen Problemen führen kann. Die Situation „pleite trotz voller Auftragsbücher“ ist eine gerade bei Klein- und Mittelunternehmen sehr bekannte.
💡Pro Tipp: Prüfe für den Best Case, wieviel Wachstum ihr euch leisten könnt und ab wann ihr externe Finanzierungen oder Ähnliches benötigt – und wie schnell ihr eine solche aufstellen könnt mit den heutigen Mitteln.
Szenarioplanung in der Praxis: So setzt du es um
Eine Szenarioplanung ist wirklich keine Raketenwissenschaft. Es ist konsequentes Nachdenken über die Zukunft – und das Aufschreiben der Schlussfolgerungen.
Die meisten Unternehmer denken ohnehin in Szenarien. Sie tun es nur im Kopf, ohne es zu dokumentieren und ohne einen klaren Plan für den Ernstfall. Genau das ändert die Szenarioplanung. Gehe am Besten für deine Planung so vor:
- Basis schaffen: Schaff dir ein einheitliches Setup für deine Szenarioplanung: Plane auf Monatsebene und immer 12 Monate in die Zukunft, egal wo du gerade im Jahr stehst.
- Buchhaltung als Grundlage: Stelle sicher, dass du verlassliche Ist-Daten aus deiner Buchhaltung für die Planung hast und diese monatlich fortschreibst.
- Expected Case als Basis: Plane auf Basis deiner Ist-Daten und bekannter Entwicklungen. Berücksichtige Saisonalität und Sondereffekte.
- Worst Case bewusst dramatisieren: Rechne ihn konsequent. Wenn dein Worst Case noch immer profitabel aussieht, ist er vielleicht zu optimistisch.
- Best Case begrenzen: Stell dir für den Best Case die Frage: "Was ist mit meinen aktuellen Ressourcen realistisch erreichbar und wie schnell können wir realistisch Skalieren?"
- Maßnahmenpaket für jedes Szenario: Definiert für jedes Szenario ein Bündel an Maßnahmen, dass ihr umsetzen werdet, sollte das Szenario eintreffen. Die Logik: "Wenn Szenario X eintritt, setzen wir Massnahme Y um, sodass wir "Ergebnis XY" stärken oder vermeiden."
- Monatliche Updates: Aktualisiere eure Szenarioplanung jeden Monat, immer dann wenn neue Ist-Zahlen aus der Buchhaltung da sind. Die Logik: 1 Monat Plan durch Ist-Zahlen ersetzen, 1 Monat weiter in die Zukunft planen.
💡Pro Tipp: Nutze für deine Szenarioplanung bitte kein Excel, sondern eine professionelle Controlling Software, die eine Schnittstelle zu deiner Buchhaltung hat und automatisiert die Szenarioplanung vorbereitet. Das spart dir Stunden an Eingabe und Fehlersuche. Hier eine Liste guter Finanzplanung Software Lösungen.
Fazit: Eine Szenarioplanung sagt die Zukunft nicht voraus, rüstet dich aber dafür
Planung ist keine Wahrsagerei. Und egal wieviel Zeit und Mühe du in deine Planung steckst: du wirst die Zukunft nicht erraten. Das ist aber auch nicht der Sinn der Übung.
Eine Szenarioplanung gibt dir einen belastbarer Korridor: Im Worst Case wird es in neun Monaten liquiditätsmäßig eng. Im Best Case muss kurzfristig eine Person eingestellt werden.
Aus „nicht planbar“ wird eine Entscheidungsgrundlage. Das ist für mich der Kern einer dynamischen Planung: Es geht nicht darum, die Zukunft vorherzusagen. Es geht darum, heute zu wissen, worauf ich in sechs Monaten reagieren muss.
Ein Großteil der Zahlen liegt bereits auf dem Tisch. Den Rest spielen wir systematisch in Szenarien durch, um vorbereitet zu sein. Und das machen wir nicht nicht einmal im Jahr bis zum 31. Dezember, sondern jeden Monat aufs Neue – immer mit 12 Monaten Planungshorizont.
Der skeptische Geschäftsführer aus dem Software-Unternehmen hat mittlerweile auch seine Szenarioplanung in Adam bekommen und hat seine Meinung zur „Nicht Planbarkeit seines Geschäfts“ grundlegend geändert.
Dein nächster Schritt: Du willst wissen, wie du in der Praxis mit der Kombination aus einer soliden Controlling Software und einem flexiblen Excel Setup für Ad Hoc Analysen dein Unternehmen optimal steuerst? Dann schau dir hier unsere Adam Finance Cockpit Demo an.
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Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Szenarioplanung ist ein Planungsinstrument, das dein Unternehmen auf verschiedene mögliche Zukunftsentwicklungen vorbereitet. Du planst drei Szenarien: Expected Case (wahrscheinlich), Worst Case (schlechtester Fall) und Best Case (bestes realistisches Ergebnis). Das gibt dir Handlungssicherheit, egal was kommt
Meine Empfehlung ist einmal pro Monat. Warum so oft? Die jährliche Planung gibt die Richtung vor, aber die Wirklichkeit ändert sich schneller. Ein monatlicher Forecast in zwei bis drei Szenarien stellt sicher, dass du immer mit einem realistischen Bild arbeitest und gleichweiten Planungshorizont hast.
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