Personalkostenplanung 2025: So meisterst du die Herausforderung
Wie entwickeln sich die Personalkosten 2025?
Laut der Gehaltsentwicklungsprognose von Kienbaum wird 2025 in Deutschland eine durchschnittliche Gehaltserhöhung von etwa 3,8 % erwartet. Andere Studien kommen auf etwas höhere Zahlen, z.B.: WTW mit 4,2%. Diese Zahlen sind jedoch alle leicht geringer im Vergleich zu den Vorjahren (4,7% in 2024).
Dieselbe Studie zeigt, dass für Österreich eine durchschnittliche Gehaltserhöhung von etwa 4,2 % zu erwarten ist. Auch hier ist eine Entspannung zu den Vorjahren zu sehen.
Das ändert jedoch nichts daran, dass in vielen Branchen der Gehaltsdruck aufgrund von zu wenigen Fachkräften hoch ist. Das geben in der oben genannten Kienbaum Studie auch ca. 80% der Befragten zu Protokoll. Kurzum: die Personalkostenplanung 2025 will wohlüberlegt sein.
Unser Tipp: Nehmt die Werte aus der Gehaltsentwicklung als absolutes Minimum für eure Personalkostenplanung 2025 und berücksichtigt den branchenspezifischen Benchmark.
Personalkostenplanung 2025: Schritt-für-Schritt
Auch wenn das Internet dutzende Rechner bereitstellt, bleibt die Personalkostenplanung eine Wissenschaft für sich. Aber Hilfe naht: Bei der Personalkostenplanung ist es entscheidend, die Gehälter und Lohnnebenkosten präzise zu kalkulieren. Hier ist ein strukturierter Prozess, den du für eine transparente und fundierte Planung verwenden kannst:
Unser Tipp: Den Prozess zur Personalkostenplanung kannst du natürlich auch an deine Teamleiter übergeben. Wichtig ist, dass ihr vorher die Prämissen zur Gehaltserhöhung und Schulungen etc. abstimmt.
1. Gehaltserhöhungen
- Erstelle eine Liste aller Mitarbeitenden mit deren aktuellen fixen Bruttogehältern und variablen Gehaltskomponenten
- Definiere die durchschnittliche Gehaltserhöhung für 2025, die du deinen Mitarbeitenden anbietest. Diese müssen natürlich über den Kollektivvertragserhöhungen liegen (also 2025 jedenfalls >4%)
- Definiere den Zeitpunkt, zu dem die Gehaltsanpassungen greifen
- Prüfe die aktuellen variablen Gehaltsvereinbarungen und lege fest, ob diese angepasst werden sollen
Unser Tipp: Die Liste mit den Gehaltsdaten aller Mitarbeitenden kannst du von deiner Lohnverrechnung anfordern (auch als Excel File). Stelle sicher, dass es Bruttogehälter sind.
2. Lohnnebenkosten und Sozialabgaben
Jetzt gilt es Staat und Sozialversicherung zu füttern. Dafür ergänzt du die Lohnnebenkosten. Diese beinhalten unter anderem:
- Beiträge zur Sozialversicherung
- Renten-/Pensionsversicherungen
- Kranken- und Arbeitslosenversicherung
Unser Tipp: Plane die Lohnnebenkosten mit 30 % des Bruttogehalts und freue dich, wenn sie in der Realität geringer sind.
3. Kosten Equipment und Hardware
Neue und bestehende Mitarbeitende benötigen Equipment, vom Laptop bis zum höhenverstellbaren Tisch. Lege hierzu am Besten ein fixes Budget je Mitarbeiter fest und halte dir Budget für unvorhergesehene Investitionen (z.B.: kaputte Laptops) bereit.
Unser Benchmark: IT-Equipment ist der größte Teil des Personalequipments. Wir empfehlen, den jährliche Hardware Invest je Mitarbeiter mit < 1000 EUR zu budgetieren.
4. Kosten für Weiterbildung
Investitionen in die Weiterbildung zählen auch indirekt zur Personalkostenplanung. Berücksichtige hier Kosten für interne oder externe Schulungen, Coaching-Programme und Zertifizierungen.
Unser Tipp: Plane ein Schulungsbudget je Mitarbeiter und schon bekannte Schulungen extra dazu.
5. Kosten für Recruiting
In Zeiten des Fachkräftemangels wird auch die Suche nach den mangelnden Fachkräften teurer. Diese Kosten umfassen nicht nur direkte Ausgaben für Stellenanzeigen und Recruiting-Software, sondern auch indirekte Kosten wie Personalberater und ggf. Reise- und Umzugskosten.
Benchmark: Laut einer Umfrage der Society of Human Resource Management liegen die Costs per Hire (Recruitingkosten pro Einstellung) bei ca. 4.000 USD
6. Kosten für Kündigungen und Abfindungen:
Unser Tipp: Prüfe bei jeder geplanten Kündigung bzw. jedem Austritt die relevanten Bedingungen zu Abfindungen, Abfertigungen etc. Die Lohnverrechnung kann dir hier helfen.
Und was mache ich jetzt?
Mit diesen 6 Schritten hast du alle wesentlichen personalabhängigen Kosten geplant und damit den wahrscheinlich größten Kostenblock deines Unternehmens beziffert. Das ist essenziell für dein Budget 2025 und gibt dir einen Eindruck davon, was im Bereich Personal auf dich zukommen wird.
Damit du deine Personalkostenplanung 2025 jedoch sinnvoll bewerten kannst, musst du diese im Kontext der Gewinn- und Verlust ansehen und prüfen, wie sich deine Personalkosten im Vergleich zu den Vorjahren entwickeln und wie sich das Verhältnis zum Umsatz verändert.
Unser Tipp: Nutze die Kennzahl „Personalkosten in Prozent vom Umsatz“ als Grundlage zur Bewertung, ob deine Personalkosten im Rahmen bleiben.
Fazit: Die Personalkostenplanung 2025 verdient sich Hirnschmalz und Muße
Die Personalkostenplanung 2025 ist nicht nur eine Frage der Gehaltsanpassung, sondern erfordert auch grübeln, wie du dein Personal ausbauen und entwickeln willst.
Das soll kein Alleingang sein, denn nur mit einer im Leadership Team durchdachten Planung, kannst du dein Unternehmen zukunftssicher aufstellen und gleichzeitig die Motivation und Loyalität deiner Mitarbeiter steigern.
Weiterführende Informationen
Lexware Office: Details zu den Personalkosten von unserem Integrationspartner
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Zu den Personalkosten zählen:
- Gehälter (fixe Bruttogehälter, variable Gehaltskomponenten)
- Lohnnebenkosten (z. B. Sozialversicherung, Renten-/Pensionsversicherung, Kranken- und Arbeitslosenversicherung)
- Kosten für Equipment und Hardware (z. B. Laptops, höhenverstellbare Tische)
- Weiterbildungskosten (z. B. Schulungen, Coaching, Zertifizierungen)
- Recruitingkosten (z. B. Stellenanzeigen, Personalberater, Reise- und Umzugskosten)
- Kosten für Kündigungen und Abfindungen
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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