Best Practice Kostenoptimierung: So schaffst du in 30 Minuten pro Woche mehr Gewinn

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag zum Thema Best Practice Kostenoptimierung

Hast du in deinem Unternehmen das Gefühl, das egal wie sehr du dich im Sales abarbeitest, unterm Strich immer gleich wenig übrigbleibt? Nun, das ist keine Überraschung! Dein Unternehmen macht dasselbe, wozu schon im alten Griechenland die Danaiden verdonnert wurden: du schöpfst Wasser in ein durchlöchertes Fass.

Die gute Nachricht: das Fass lässt sich Loch für Loch schließen und das in nur 30 Minuten pro Woche. Hier erfährst du, wie du einen systematischen Prozess zur Kostenoptimierung etablierst, der sicherstellt, dass dein Gewinn auch mit deinem Umsatz mitwächst.

Das Ziel ist nicht Wachstum, sondern profitables Wachstum

Geschäftsführer:innen lieben Umsatz. Das ist auch richtig so, denn Umsatzwachstum ist das Fundament, auf dem du deinen Erfolg aufbaust. Der Erfolg in wirtschaftlicher Sicht ist aber dein Gewinn. Alles andere ist unwichtig!

Profitables Wachstum erkennst du an drei konkreten Faktoren:

Die drei Kennzahlen zeigen dir eindeutig, ob du einen wachsenden Markt hast (Umsatz), ob du in deiner Delivery effizienter wirst (Marge) und ob du deine Fixkosten im Griff hast (EBIT-Marge).

Unser Tipp: Hier findest du Benchmarks zur EBIT Marge für alle Branchen.

Die Kunst dabei ist nicht, die Kosten einmalig zu optimieren, sondern Kostenoptimierung als eine durchgehende Routine zu verstehen. Nur so, fällst du nicht jedes Jahr wieder in das Danaidenfass hinein. Hier ist unser Best Practice Kostenoptimierung Prozess:

Best Practice Kostenoptimierung in 30 Minuten pro Woche

Eines vorweg: wir sind schon lange genug im Geschäft, um zu wissen, dass du keine 2 Stunden pro Tag damit verbringen kannst, deine Kosten zu analysieren. Wir gehen auch davon aus, dass du kein dediziertes Controlling Team hast, das diese Aufgabe für dich übernimmt. Daher ist unser Best Practice Kostenoptimierung Prozess genau für Führungskräfte mit großen Ambitionen aber wenig Zeit für Controlling zugeschnitten:

Schritt 1: Kostentransparenz herstellen

Damit du eine Kostenoptimierung ins Laufen bringen kannst, benötigst du als Basis Transparenz über die aktuellen Kosten deines Unternehmens. Diese teilst du am besten wie folgt ein:

	Position	Erläuterung
+	Umsatz	Summe Erlöse
–	Direkte externe Kosten	Freelancer, Material- und Waren, Reisekosten, Spezifische Software, Vertriebsprovisionen
–	Direkte Personalkosten	Personalkosten, die für die Leistung erbracht wurden
=	Delivery Deckungsbeitrag
–	Sonstige Personalkosten	Alle weiteren Personalkosten inkl. Geschäftsführung
=	Overhead Deckungsbeitrag
–	Alle sonstigen Fixkosten	Marketing, Beratung, Büro, Mobilität, IT etc.
=	EBIT

Mit dieser kostenlosen Vorlage kannst du deine Gewinn und Verlustrechnung erfassen

Schritt 2: Monatliches Kostenaudit (Zeitaufwand: 30 Minuten pro Monat)

Sobald du neue Buchhaltungszahlen hast, machst du jeden Monat ein schnelles Audit mit deinem Team, bei dem alle wichtigen Kostenblöcke überprüft werden, z. B. IT, Beratung, IT, Marketing. Hier reicht ein kurzer Blick auf die Zahlen, um den Bereich zu identifizieren, der am stärksten von Einsparungen profitieren könnte.

Als Ergebnis hast du eine Liste von 1–2 relevanten Kostenkategorien, die im aktuellen Monat optimiert werden können und definierst, welche Maßnahme im kommenden Monat angegangen wird.

Unser Tipp: Das Kostenaudit ist Teil des monatlichen Controlling Meetings, das in der Regel 60 Minuten dauert und zusätzlich noch die Themen Umsatz, Cashflow und Prognose beinhaltet. In unserem Finance Guide findest du eine detaillierte Anleitung für ein State of the Art Controlling Setup in 2025: Finance Guide 2025.

Schritt 3: Wöchentliches Tracking (Zeitaufwand: 30 Minuten pro Woche)

Für die Umsetzung der Maßnahmen werden 30 Minuten pro Woche veranschlagt. Dabei findet auch einmal pro Woche eine kurze, fokussierte Sitzung statt, in der die Maßnahme überprüft wird:

Wichtig ist dabei, dass alle an der Maßnahme beteiligten Mitglieder mit dabei sind und maximale Transparenz haben.

Unser Tipp: Richte dir ein digitales KANBAN-Board mit den Spalten „Geplant“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ ein. Jede Monatsinitiative wird als Karte in die Spalte „Geplant“ hinzugefügt und wandert nach Abschluss der jeweiligen Arbeitsschritte zur nächsten.

Schritt 4: Abschluss und Review am Monatsende (Zeitaufwand: 10 Minuten)

Die erfolgreich abgeschlossene Maßnahme wird in der Spalte „Erledigt“ abgelegt, und die Einsparungen werden dokumentiert.

Unser Tipp: Manche Maßnahmen rechnen sich erst nach einigen Monaten. Behalte diese auf dem Schirm und prüfe den vollen Effekt der Maßnahmen in ein paar Monaten nochmals.

Fazit

Mit diesem Prozess erreichst du eine kontinuierliche, effektive Kostenoptimierung ohne hohen Zeitaufwand und ohne große Ausgaben für Berater. Du legst einmal pro Monat eine kleine, gezielte Maßnahme fest und überprüfst den Fortschritt. Das ist alles, was es braucht, um schlanke Prozesse zu sichern und Einsparpotenziale laufend zu erschließen. Also, sei keine Danaide, stopf lieber die Löcher im Fass!

Weiterführende Informationen

Gartner: Anleitung zum Zero Based Budgeting

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Wie kann ich meine Kosten optimieren?

Ein laufender Kostenoptimierungsprozess sieht so aus:

Transparenz über die Kosten herstellen
Monatliches Kostenaudit durchführen
Eine Maßnahme zur Optimierung festlegen
Wöchentliche Status Meetings zur Umsetzung durchführen

Wo sind die meisten Potenziale in der Kostenoptimierungen?

In der Regel liegen die meisten Potenziale kurzfristig in den Fixkosten (Berater, IT, Marketing) und langfristig der Margenoptimierung (Fremdleistungen, Personaleinsatz).

Autor: Bernhard Frühlinger
Datum: 12. November 2024
Lesezeit: 4 min.

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