Buchhaltung automatisieren: Alles, was geht

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Buchhaltung automatisieren:

Seien wir ehrlich: Die meisten Führungskräfte in wachsenden Unternehmen verbringen deutlich mehr Zeit mit ihrer Buchhaltung, als ihnen lieb ist, und das obwohl doch alle schon nach eigener Aussage ihre Buchhaltung automatisieren. Aber da sind dann doch noch ein paar Belege einzusammeln, Bankkonten abzugleichen, Zahlungserinnerungen zu schreiben. Rings a bell?

Nun, wir beenden das jetzt! In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Buchhaltung automatisieren kannst, und zwar Schritt für Schritt und ohne großen Zeit- und Kostenaufwand. Lass uns loslegen.

Unser Ziel: 4 Stunden pro Monat für die Buchhaltung

Wenn wir schon deine Buchhaltung automatisieren, dann soll auch etwas dabei rauskommen. Unsere Ziele sind:

Damit wir diese Ziele erreichen, musst du 5 Schritte in der Automatisierung deiner Buchhaltung gehen. Das folgende Bild zeigt dir den Zielprozess:

Gehen wir die einzelnen Schritte, mit denen du deine Buchhaltung automatisieren wirst, durch:

1. Belegerfassung digitalisieren und vorkategorisieren

Die ersten Schritte, wenn du deine Buchhaltung automatisieren willst, ist die digitale Belegerfassung. Anstatt deine Belege in Papierform zu sammeln oder auf einem Sharepoint herumliegen zu lassen, nutze besser ein Belegmanagement Tool. Diese Tools bieten dir fünf konkrete Vorteile:

Sobald du die Belege in deinem Belegmanagement Tool hast, wirst du auch aufgefordert, diese direkt zu kategorisieren. Klingt nervig, ist aber genial. Denn die Vorkategorisierung ermöglicht dir, die Belege schon zur richtigen Kategorie (z.B.: Marketing-Kosten, Reisekosten) zuzuordnen. Das hilft dir später für dein Controlling enorm und reduziert den weiteren Buchhaltungsaufwand (die Kategorien werden direkt an das Buchhaltungstool übergeben). Die Tools lernen mit und merken sich die Zuordnung der Belege.

Unsere liebsten Belegmanagement Tools, mit denen ihr eure Buchhaltung automatisieren könnt, sind:

Hier findet ihr einen Vergleich der Belegmanagement Tools.

Unser Benchmark: Mit einem Belegmanagement Tool beträgt dein monatlicher Aufwand für die Belegerfassung und Vorkategorisierung in etwa 2 Stunden pro Monat.

2. Rechnungen schreiben

Einer der schöneren Aufgaben in der Buchhaltung ist das Schreiben der eigenen Rechnungen. Doch egal wieviel Spaß dir das macht, ein Word Serienbrief ist nicht deine Lösung, wenn du deine Buchhaltung automatisieren willst. Die Lösung ist viel einfacher:

Fast alle der oben genannten Belegmanagement Tools bieten auch eine Rechnungsstellungs-Funktion an, die für dich die Rechnungsstellung de facto übernimmt.

Unser Benchmark: Mit einem Belegmanagement Tool beträgt dein monatlicher Aufwand für die Rechnungsstellung bei ca. 1 Stunde pro Monat.

Du kannst dir Vorlagen einrichten, die alle relevanten Informationen wie dein Logo, Unternehmensadresse und Zahlungskonditionen bereits enthalten. Außerdem legst du automatische Zahlungsziele und kannst regelmäßig wiederkehrende Rechnungen an die gleichen Kunden automatisch verschicken. Das Belegmangement-Tool generiert die Rechnungen automatisch und sendet sie pünktlich raus, ohne dass du eingreifen musst. Besser als ein Serienbrief, oder?

Unser Tipp: Sofern ihr einen hohen Anteil kleinerer, wiederkehrender Rechnungen habt, wie etwa Software-as-a-Service Unternehmen, empfehlen wir euch einen spezifische Subscription Management Software, wie z.B.: billwerk . Diese Tools wickeln auch das Zahlungsmanagement ab.

3. Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Die Kehrseite des lustigen Rechnungen Schreibens ist die Tatsache, dass viele Kunden nicht zahlen. Selbst wenn du deine Buchhaltung automatisieren willst, kann diese deine Kunden nicht zur Zahlung zwingen, aber sie kann es ihnen wesentlich leichter machen:

Viele der oben genannten Belegmanagement Tools bieten mittlerweile automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnläufe an, die du nur noch überwachen musst. So erhält dein Kunde pünktlich eine Erinnerung, falls die Zahlung überfällig ist. Lediglich die Übergabe der Mahnung an das Inkasso ist meist noch ein manueller Prozess, der aber hoffentlich die Ausnahme ist (sonst haben wir kein reines Buchhaltungsproblem mehr).

Unser Benchmark: Mit einem Belegmanagement Tool beträgt dein monatlicher Aufwand für Zahlungserinnerungen und Mahnungen ca. 15 Minuten pro Monat.

4. Steuerberatungs-Übergabe der Buchhaltung automatisieren

Sofern du deine Buchhaltung unterjährig nicht vollständig intern durchführst, benötigst du einen guten Prozess zur Übergabe deiner Belege und Banktransaktionen an die Steuerberatung. Wie gut, dass dies einer der Prozesse ist, an dem die „Buchhaltung automatisieren“ Fraktion schon am längsten arbeitet. So setzt du das um:

Die Belegmanagement Tools ermöglichen einen direkten Zugriff für deinen externe Buchhaltung bzw. deine Steuerberatung, sodass alle relevanten Daten und Dokumente ohne Medienbrüche übermittelt werden können. Dadurch spart dein Steuerberater Zeit, und die Buchhaltung ist schneller erledigt. Sofern du deine Belege täglich oder wöchentlich pflegst, kann auch die Buchhaltung kontinuierlich an deinen Belegen arbeiten und damit sind die Zahlen für das Controlling schneller verfügbar

Zusätzlich solltest du dir einen Jour-Fixe von 30 Minuten pro Monat mit deiner externen Buchhaltung in der ersten Woche nach Monatsende einplanen. Dort besprecht ihr alle offenen Punkte und Sonderfälle.

Unser Benchmark: Dein monatlicher Aufwand für die Übergabe und Abstimmung der Buchhaltung mit deiner Steuerberatung beträgt 45 Minuten pro Monat.

Mit dieser Checkliste kannst du die Anbieter für Buchhaltungssoftware anhand der wichtigsten Kriterien vergleichen und bewerten

Fazit: Buchhaltung automatisieren ist der Finance Effizienz Hebel

Die Buchhaltung automatisieren ist keine Utopie mehr, sondern ein blanker Effizienzhebel. Eine automatisierte Buchhaltung spart dir nicht nur viel Zeit, sondern macht dich gleichzeitig mit deinen Finanzen vertrauter.

Indem du den optimalen Mix aus inhouse (Vorbereitende Buchhaltung) und Profi Support (Finalisierung der Buchhaltung, Steuermeldungen) nutzt, reduzierst du den Aufwand für die Buchhaltung um bis zu 70% und diese steckst du am Besten direkt in dein Controlling!

Weiterführende Informationen

OMR: Buchhaltungstools im Vergleich

Andreas Hausmann: Buchhaltung automatisieren in DATEV

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Welche Vorteile bietet der Einsatz von digitalen Belegerfassungstools?

Du hast alle Belege an einem Ort
E-Mail Belege werden automatisiert weitergeleitet
Papierbelege kannst du per App scannen
Du hinterlegst deine Bankanbindung hinterlegen und ordnest Zahlungen direkt den Belegen zu

Mit welchen Schritten kannst du die Belegerfassung digitalisieren?

Belegerfassung digitalisieren und vorkategorisieren
Rechnungen schreiben
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Steuerberatungs-Übergabe der Buchhaltung automatisieren

Autor: Bernhard Frühlinger
Datum: 8. Oktober 2024
Lesezeit: 4 min.

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