Sparringspartner statt Erbsenzähler: So profitierst du von einem modernen Controlling
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Sparringspartner:
Controlling gilt gemeinhin als trockene Disziplin, die sich an Zahlen, Daten und Fakten orientiert und wenig Raum für Emotionen oder unternehmerisches Gespür lässt.
Moderne Controller:innen denken jedoch anders: Sie stehen – in der Analogie des Boxens – mit der Geschäftsführung im Ring, analysieren Ergebnisse und legen Maßnahmen zur Optimierung fest.
Wie das zusammenpasst und wie ihr ein Sparringspartner System in eurem Unternehmen erfolgreich etablieren könnt, erfahrt ihr in diesem Beitrag. Drei Aufgaben stehen dabei im Vordergrund:
1.Sparringspartner zur Organisation der Controlling Prozesse
Wie beim Boxen mit einem Sparringspartner, ist Regelmäßigkeit das zentrale Erfolgsgeheimnis. Als Sparringspartner solltet ihr dabei folgende Punkte sicherstellen, dass jeden Monat aktiv Zeit für ein Controlling-Review mit Berichtsanalyse und Ableitung von Maßnahmen für die Unternehmenssteuerung eingeplant ist. Daraus entseht ein Regelkreis, der idealerweise wie folgt aussieht:
Das Tool der Wahl zur Organisation der Controlling Prozesse ist ein Controlling Kalender, in dem alle wichtigen Meilensteine und Sparringspartner Termine festgehalten sind.
Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass ihr immer am 15. Tag des Monats die Zahlen des Vormonats besprecht und über Maßnahmen entscheidet. Von diesem Termin könnt ihr dann rückwärts planen und die weiteren Prozessschritte organisieren. Folgende Darstellung zeigt ein Beispiel:
Unser Tipp: Optimiert die Prozesse mit eurer Buchhaltung dahingehend, dass ihr bis spätestens Mitte des Folgemonats eure Monatsabschlüsse verfügbar habt.
Diese Vorlage für die Erstellung eines Controlling-Kalenders hilft dir dabei, den Ablauf zu strukturieren.
2. Kaufmännischer Sparringspartner der Geschäftsführung
Als Sparringspartner übernehmt ihr die Rolle der kaufmännischen Beratung und teilt eure Einschätzung bezüglich der Geschäftsentwicklung mit und helft der Geschäftsführung dabei, ein klares und ungeschöntes Bild der Situation zu erhalten. Für die Anlayse der Finanzen stehen dabei die „Großen Drei“ (Profitabilität, Cashflow und Liquidität) immer auf der Agenda:
| Profitabilität | Cashflow | Liquidität | |
|---|---|---|---|
|
Analyse |
Umsatz, Kosten, Ausreißer (nach oben & unten) |
Treiber: operatives Geschäft, Investitionen, Finanzierung |
Liquiditätsgrade, offene Posten, Working Capital |
|
Optimierung |
Kostenoptimierungen (Benchmarks), Pricing, Zuschüsse |
Zahlungsflüsse, Investitionen, Finanzierungs- möglichkeiten |
Forderungs- & Lieferanten- Management, Liquide Mittel |
Unser Tipp: Wenn ihr Zahlen mit eurer Geschäftsführung besprecht, ist es hilfreich, diese für den Einstieg zu aggregieren. Wie genau so eine Aggregation aussehen kann, seht ihr hier.
Sparringspartner in regelmäßigen Controlling-Reviews
In den regelmäßigen Controlling-Reviews präsentiert ihr die aktuellen Ergebnisse und erörtert dann gemeinsam Ursachen für Zielabweichungen und auffälligen Entwicklungen. Als Sparringspartner habt ihr dabei folgende Hauptaufgaben:
- Reporting erstellen : Berichte aufbereiten, Voranalyse durchführen
- Controlling-Review organisieren : Sicherstellen, dass aller relevanten Personen am Review teilnehmen, Agenda ausschicken
- Abweichungsanalyse durchführen : Mit Teilnehme:innen die Gründer für Planabweichungen erörtern
- Auf Risiken hinweisen : Risiken bei Nichthandeln oder überschießendem Handeln darlegen
- Maßnahmen ableiten : Festhalten der beschlossenen Maßnahmen
Unser Tipp: Als Sparringspartner ist es euer Job, den Fokus auf die wichtigen Zahlen für das Controlling zu lenken. Legt daher eine klare inhaltliche Agenda für die Controlling-Reviews fest.
Letztlich ist es jedoch wichtig zu beherzigen, dass die Letztverantwortung für alle Entscheidungen bei der Geschäftsführung liegt und ihr als Sparringspartner diese akzeptieren müsst.
3. Sparringspartner für die Umsetzung der Maßnahmen
Die in den Controlling-Reviews beschlossenen Maßnahmen sind zahnlos, wenn diese nicht regelmäßig nachverfolgt werden. Während die Umsetzung der Maßnahmen bei der Geschäftsführung und den verantwortlichen Geschäftsbereichen liegt, sorgt ihr als Sparringspartner durch regelmäßiges Nachhalten und Einfordern von Updates für eine kontinuierliche Umsetzung.
Das klingt vielleicht unangenehm, muss es aber nicht sein, denn schließlich haben ja alle Beteiligten in den Controlling-Reviews die Maßnahmen beschlossen und ihr als Sparringspartner stellt sicher, dass diese Maßnahmen bei allen auf dem Radar bleiben.
Wirkung der Maßnahmen messen
Eine der spannendsten Aufgaben für den Sparringspartner ist die Messung der Wirkung der umgesetzten Maßnahmen. Es eignet sich daher, für jede Maßnahme einen festgelegten Maßnahmen Steckbrief zu erstellen. Dieser hat folgende Elemente:
| Bezeichnung | Inhalt |
|---|---|
|
Beschreibung |
Möglichst einfache, aber genaue Beschreibung der umzusetzenden Maßnahme |
|
Ergebnis der Analyse |
Festgestellter Handlungsbedarf auf Grund der Analyse |
|
Verantwortlichkeit |
Verantwortliche Person für die Umsetzung der Maßnahme |
|
Beeinflusstes Ziel |
Festgelegtes Ziel, das durch die Maßnahme positiv beeinflusst wird |
|
Deadline |
Termin, bis zu dem die Maßnahme umgesetzt sein muss |
|
Priorität |
Angabe einer Priorität (z.B. 1,2,3 oder A,B,C etc.) |
Auch wenn der Effekt der Maßnahmen nicht immer eindeutig messbar ist, kann meist ein Zusammenhang hergestellt werden und ihr als Sparringspartner könnt gemeinsam mit dem Team daraus für weitere Maßnahmen lernen.
Dieses Template zur Erfassung von Maßnahmen unterstützt dich bei der Nachverfolgung der im Controlling-Review beschlossenen Aufgaben.
Fazit: Sparringspartner rechnen sich (nicht nur im Controlling)
Das Sparringspartner Modell im Controlling ist die Zukunft der modernen Unternehmensführung in KMU und Startups. Entgegen hartnäckiger Mythen verlangt ein Sparringspartner Modell keine aufwendigen Struktur- oder Prozessänderungen oder Investitionen. Denn schließlich kann die Rolle bis Etablierung einer eigenen Controlling-Abteilung auch von einer externen Experten wahrgenommen werden.
Wir sind davon überzeugt, dass die Sparringspartner Funktion in KMU und Startups direkte positive Auswirkung auf den Unternehmenserfolg hat. Voraussetzung hierfür sind Prozessdisziplin und Befähigung des Controllings zur Übernahme der Rolle. Oder wie der legendäre Bruce Lee sagte “Turn your sparring into play… but always play seriously!”
Weiterführende Informationen
Business Wissen: Wie Sparring bei Managern und Unternehmern funktioniert
Handelsblatt: Sparringspartner für Manager
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im August 2021 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten.
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
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