Monatsabschluss: Lasst die Vergangenheit schneller hinter euch!
Eines der spannendsten Paradoxe im Controlling-Alltag ist das Folgende: Unternehmer:innen möchten klarerweise so schnell wie möglich die Zahlen des vergangenen Monats sehen, schieben aber die Vorarbeiten dazu, nämlich den Monatsabschluss, vor sich her.
Das ist nicht nur psychologisch interessant, sondern vor allem für die Steuerung eures Unternehmens alles andere als zuträglich. Wie gut daher, dass ihr mit ein paar Routinen euren Monatsabschluss drastisch vereinfachen könnt.
Was ist der Monatsabschluss und benötige ich den überhaupt?
Der Monatsabschluss macht genau das, was sein Name verspricht: er schließt den vergangenen Monat buchhalterisch ab. Das heißt, es werden alle relevanten Dokumente für die Erstellung der Buchhaltung gesammelt und aufbereitet. Dazu gehören:
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsbelege
- Banktransaktionen und Kontostände
- Lagerbestand
- Abgrenzungen laufender Projekte oder Anzahlungen
Auf dieser Basis ermittelt die Buchhaltung den Gewinn oder Verlust sowie die Steuerlast des vergangenen Monats. An dem Monatsabschluss seid also nicht nur ihr interessiert, sondern auch Vater Staat.
Der Monatsabschluss ermittelt die finanzielle Lage des vergangenen Monats und ist die wichtigste Basis für ein laufendes Controlling.
Rein rechtlich gesehen sind die meisten Unternehmen nicht dazu verpflichtet, einen Monatsabschluss zu erstellen. Klein- und Mittelunternehmen, die nicht an der Börse notiert sind, sind in der Regel nur zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet.
Es wäre jedoch fatal, sich damit zufrieden zu geben, denn für die interne Steuerung und korrekte Erfassung der Steuerlast ist der Monatsabschluss unabdingbar. Im Folgenden zeigen wir euch, Schritt-für-Schritt wie dieser Prozess gut funktionieren kann:
Wie läuft der Monatsabschluss ab?
Wie so oft ist auch für den Monatsabschluss das Erfolgsrezept, zuerst das Ziel festzulegen. Als gute Controller:innen haben wir hierfür auch schon das Ziel definiert: Das Monatsergebnis ist bis zum 15. des Folgemonats analysiert.
Um das zu erreichen, solltet ihr gemeinsam mit eurer Buchhaltung einen Buchhaltungskalender festlegen, der wie folgt aussehen sollte:
| Deadline | Aktivität | Verantwortung |
|---|---|---|
|
5. Tag |
Alle Belege übermitteln |
Dein Team |
|
10. Tag |
Buchhaltung durchführen |
Buchhaltung |
|
12. Tag |
Offene Punkte klären |
Buchhaltung, Dein Team |
|
13. Tag |
Buchhaltung finalisieren |
Buchhaltung |
|
14. Tag |
Reporting erstellen |
Dein Team |
|
15. Tag |
Ergebnisse analysiere + Maßnahmen |
Dein Team |
Detaillierte Tipps, wie ihr euren laufenden Buchhaltungsprozess an diesem Ziel ausrichten könnt, findet ihr in unserem Blogbeitrag zur Einfachen Buchhaltung.
Deine Aufgaben für den Monatsabschluss
Alle Rechnungen und Belege sammeln
- Alle Ausgangsrechnungen, die ihr im Vormonat gestellt habt
- Erhaltene Eingangsrechnungen eurer Lieferanten
- Spesenbelege eurer Mitarbeiter:innen (hier beginnt das Grauen)
- Ggf. fehlende Belege aus früheren Perioden
Tut euch selbst den Gefallen und wartet nicht bis zum Ende des Monats. Damit entsteht Chaos und ihr verliert wertvolle Zeit. Wir empfehlen daher:
- Nur digitale Rechnungen: Verlangt von allen Lieferanten digitale Rechnungen. Die Zeiten der Postrechnung sind tatsächlich vorbei.
- Eine E-Mail Adresse für alle Rechnungen: Richtet euch ein E-Mail Postfach für Rechnungen ein (z.B.: invoices@...) und hinterlegt die Adresse bei allen Lieferanten. Damit habt ihr alle digitalen Rechnungen an einem Ort.
- Prozess für Spesenabrechnung: Definiert eine klare Richtlinie, so dass alle Spesenbelege bis zum dritten Tag nach Monatsende eingereicht sein müssen. Tipps zur Optimierung des Spesen-Managements findet ihr hier: Spesen-Management optimieren
- Laufende Belegübermittlung: Stellt eure Belege laufend (= zumindest wöchentlich) und digital für eure Buchhaltung bereit und vereinbart eine wöchentliche Durchführung der Buchungen.
Eine Belegmanagement Software, wie lexoffice, sevDesk, domonda oder buchhaltungsbutler ermöglicht euch, Belege digital zu verarbeiten.
Banktransaktionen prüfen
Alle Belege zu sammeln und laufend zu übermitteln ist sicherlich eine zentrale Aufgabe im Monatsabschluss, aber nur eine Seite der Medaille. Das zweite Element, das für die Buchhaltung entscheidend ist, sind die Banktransaktionen. Hier kann es vier Konstellationen geben:
| Monatsabschluss | Buchhaltung |
|---|---|
|
Beleg mit Banktransaktionen im selben Monat |
Aufwand ohne offene Posten |
|
Beleg ohne Banktranskation im selben Monat |
Aufwand und offene Posten |
|
Banktransaktion mit Beleg aus früherem Monat |
Kein Aufwand und Reduktion offene Posten |
|
Banktransaktion ohne Beleg |
Unklarer Buchungsfall |
Aus dieser Tabelle seht ihr, dass die Belege immer im Zusammenhang mit den Banktranskationen verbucht werden müssen. Um einen reibungslosen Monatsabschluss sicherzustellen, empfehlen wir euch:
- Vereinbart das gewünschte Datenformat für die Bereitstellung der Banktransaktionen mit der Buchhaltung
- Prüft wöchentlich die Transkationen auf euren Bankkonten und schaut, ob die zugehörigen Belege verfügbar sind
- Prüft die Kreditkartenabrechnungen und schaut, ob die zugehörigen Belege verfügbar sind
- Schickt die Kontoauszüge, Kreditkartenabrechungen und - falls relevant - Kassenstände direkt nach Monatsende an die Buchhaltung
Unser Tipp: Ermöglicht eurer Buchhaltung direkten Zugriff auf eure Kontoauszüge bzw. euer Online Banking. Damit erspart ihr euch eine weitere Schnittstelle.
Rechnungen und Belege vorkategorisieren
Ein häufiger Frustrationspunkt im Zuge des Monatsabschluss ist das Ping Pong mit der Buchhaltung in Bezug auf die Zuordnung der Rechnungen und Belege zu den richtigen Buchhaltungskonten. Bei aller Frustration ist hierbei Empathie mit der Buchhaltung geboten, denn aus den Belegen ist nicht immer ersichtlich, worum es sich inhaltlich handelt. Unsere Empfehlung lautet daher: Teamwork!
- Zielstruktur festlegen: Definiert die gewünschte Darstellung eurer Umsätze und Kosten und stimmt mit eurer Buchhaltung die dafür relevanten Buchhaltungskonten ab
- Geschäftsmodelle in den Umsätzen:Definiert gemeinsam mit der Buchhaltung eine klare Regelung für die Zuordnung der Rechnungen zu euren Produkten
- Wertschöpfungskette in den Aufwendungen: Legt eure wichtigsten Kostentreiber fest und definiert mit eurer Buchhaltung eine Logik zur Zuordnung der Belege (z.B.: nach Lieferanten)
Unser Tipp: Viele Belegmanagement- und Buchhaltungs-Tools bieten die Möglichkeit, dass ihr die Belege selbstständig vorkategorisiert. Das erspart euch und der Buchhaltung Arbeit und senkt zudem eure Kosten für die externe Buchhaltung.
Monatsabschluss für Lager und Rechnungsabgrenzungen melden
Ein blinder Fleck im unterjährigen Reporting für viele Klein- und Mittelunternehmen ist die Bilanz. Warum die Bilanz für das monatliche Reporting so wichtig ist, erfährt ihr hier: Bilanz lesen und verstehen.
- Monatlichen Lagerstand an Buchhaltung melden: Für alle produzierenden oder handelnden Unternehmen sind eine korrekte Erfassung des Lagers sowohl für die Profitabilität (Wareneinsatz im Vergleich zum Umsatz) als auch für das Working Capital (Lagerstand) zentral. Übermittelt daher der Buchhaltung monatlich die Eingänge, Ausgänge und Lagerstand.
- Rechnungsabgrenzungen erfassen: Für alle Geschäftsmodelle, die entweder Anzahlungen erhalten oder Jahresabos verkaufen, sind die Rechnungsabgrenzungen eine zentrale Kennzahl. Übermittelt daher eurer Buchhaltung monatlich die Informationen zu den erhaltenen Anzahlungen und abgearbeiteten Leistungen, damit diese Umsätze und Abgrenzungen korrekt erfassen kann.
- Unterjährige Abschreibungen erfassen: Im Monatsabschluss werden standardmäßig nur die Sofortabschreibungen erfasst. Die Abschreibungen auf anderes Anlagevermögen bleiben außen vor. Legt daher mit der Buchhaltung eine kalkulierte Abschreibung auf Basis des Anlagespiegels fest.
Die monatsgenaue Darstellung dieser Sachverhalte im Monatsabschluss ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, dafür habt ihr im Ergebnis ein wesentlich aussagekräftigeres Reporting und reduziert den Aufwand für den Jahresabschluss.
Fazit: Monatsabschluss – just do it!
Wir haben volles Verständnis dafür, dass der Monatsabschluss niemals eure Lieblingsaufgabe werden wird. Jedoch überwiegen die Vorteile einer monatlichen Buchhaltung (korrektes Reporting, bessere Planbarkeit und Steuerung) definitiv die Nachteile (hoher Aufwand, viel Abstimmung).
Mit einem abgestimmten Prozess, sinnvoller Tool-Unterstützung und den oben angeführten Tipps wird der Monatsabschluss für alle Beteiligten einfacher und inhaltlich besser. Daher schließen wir mit derselben Empfehlung, die uns Nike für unsere Sportüberwindung gibt: Just do it!
Weiterführende Informationen
domonda: Erläuterungen zum Monatsabschluss von unserem Integrationspartner
Controlling verstehen: Video-Erklärung zu den Controlling-Aufgaben im Monatsabschluss
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Beim Monatsabschluss werden alle Rechnungen, Belege und Transaktionen des Vormonats in der Buchhaltung erfasst. Als Ergebnis wird der Gewinn oder Verlust sowie die Steuerschuld des Monats ermittelt und für die interne und externe Steuerung genutzt.
Der Monatsabschluss ist nicht verpflichtend, jedoch für die interne Steuerung und korrekte Erfassung der Steuerlast dringend empfohlen. Klein- und Mittelunternehmen, die nicht an der Börse notiert sind, sind in der Regel nur zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet.
Während in größeren Unternehmen eigene Buchhaltungsteams den Monatsabschluss durchführen, erfolgt dieser bei Klein- und Mittelunternehmen meistens im Zusammenspiel zwischen dem internen Team (Belegvorbereitung) und der externen Buchhaltung (Verbuchung, Ergebnisermittlung, Steuermeldung).
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 5 min.
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