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Belegmanagement vs. Buchhaltung – Welche Daten sind besser für die Unternehmens­steuerung?

Belegmanagement vs. Buchhaltung

Eine Plattform für automatisiertes Reporting wie Adam lebt von der Möglichkeit externe Datenquellen zu verarbeiten. Adam bietet die vollständige Übersicht aller Buchhaltungskonten, die monatlich von der Steuerberatung bereitgestellt wird. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Daten von Accounting Plattformen, wie z.B. sevDesk oder domonda, einzubinden. Diese Plattformen bieten euch die Möglichkeit des Belegmanagements, also der Verwaltung eurer Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Damit könnt ihr einen für die Steuerung eures Unternehmens immens wertvollen Datenschatz für das Controlling nutzen. In diesem Beitrag widmen wir uns den wichtigsten Fragen rund um die wertvollen Informationen, der aus dem Belegmanagement für die Unternehmenssteuerung gewonnen werden können.

1. Accounting Plattformen - Welche Informationen erhalte ich durch das Belegmanagement?

Die Accounting Plattformen bieten die Möglichkeit, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen zu digitalisieren und zu kategorisieren bzw. diese auch schon auf die Buchhaltungskonten zu kontieren. Während beim Belegmanagement eine Vielzahl an Zusatzinformationen gepflegt werden kann, sind für die Ergebnisberechnung in Adam folgende Merkmale wichtig:

Anhand dieser Informationen aggregiert Adam die verfügbaren Daten und erstellt daraus das Finance Dashboard sowie den Detailbericht. Selbstverständlich könnt ihr selbst entscheiden, welche Kategorien ihr im Adam Reporting sehen wollt und welche ihr davon ausschließen wollt, damit ihr genau euren Steuerungsbedarf abbilden könnt.

Welche Informationen erhalte ich nicht?

Klassischerweise sind in Accounting Plattformen Rechnungen hinterlegt. Das heißt im Umkehrschluss, dass alle Ertrags- und Kostenbewegungen, für die es keine Rechnungen gibt, nicht automatisiert über die Schnittstelle in Adam gelangen. Dazu zählen häufig (aber nicht immer) Personalkosten (Lohnverrechnung), Bankspesen und Zinsen, teilweise Dauerschuldverhältnisse, wie zum Beispiel Mietabrechnungen oder Leasingabrechnungen, für die es keine explizite Rechnung gibt.

Für all diese bieten wir aber ein Dateneingabeformular direkt in Adam, so dass diese ebenfalls erfasst werden können. Falls ihr noch keinen Adam Account besitzt, könnt ihr hier schon mal unverbindlich in ein pragmatisches Excel-Template hineinschauen.

Dein persönliches Template zur Erfassung von Rechnungen bietet dir eine optimale und pragmatische Grundlage um Informationen für deine Steuerung zu erfassen

Wie kann ich die Informationen für meine Unternehmenssteuerung nutzen?

Die Antwort ist: auf verschiedene Weisen, wobei sich drei Ansätze anbieten:

1. Vorläufige Gewinn- und Verlustrechnung

Analyse der Informationen aus den Accounting Plattformen, um einen raschen möglichst genauen Blick auf das den Gewinn bzw. Verlust des Monats zu bekommen und diesen dann im Nachgang direkt mit den Buchhaltungsdaten vom Steuerberater zu vergleichen.

2. Einnahmen-/Ausgabensteuerung

Analyse der Informationen, um einen Blick auf alle monatlichen Rechnungen anhand des Rechnungsdatums zu haben und somit eine möglichst exakte Steuerung aller Einnahmen und Ausgaben des Monats.

3. Tiefergehende Performance Analysen

Verursachungsgerechtere Analyse der Erträge und Kosten, beispielsweise durch Aufteilung der Ausgangsrechnungen auf die Produkte und der Eingangsrechnungen nach eigens festgelegten Kategorien, die zu euren Wertschöpfungsprozessen passen.

Neben diesen Ansätzen gibt natürlich auch noch andere Wege, wie man die wertvollen Informationen aus den Accounting Plattformen nutzen kann. Im Zuge des Onboardings für die Adam Plattform eruieren wir daher immer gemeinsam mit euch euren Steuerungsbedarf.

2. Buchhaltung - Wie unterscheiden sich die Daten?

Viele Kunden haben das verständliche Bedürfnis, dass die ausgelesenen Daten aus dem Belegmanagement möglichst exakt zur betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) der Steuerberatung passen. Die schlechte Nachricht dazu ist, dass das nur in Ausnahmefällen der Fall sein wird. Zwei Hauptgründe dafür sind:

Rechnungsdatum vs. Leistungsdatum

In den Accounting Plattformen greift Adam für die Zuordnung zu den Berichtsperioden auf das Rechnungsdatum zu, während für die BWA der Steuerberatung in der Regel das Leistungsdatum relevant ist. Wenn man auf das laufende Geschäftsjahr blickt, ist diese Differenz nur im ersten und letzten Monat des Geschäftsjahres relevant.

Beispiel: Ihr erhaltet eine Rechnung von einem Dienstleister mit Rechnungsdatum 05. November für den Leistungszeitraum Oktober. Die Abbildung in Adam ist dann je nach Datenquelle wie folgt:

Accounting Plattform Buchhaltung
Relevantes Datum
Rechnungsdatum
Leistungsdatum
Zuordnung Periode
November
Oktober

Rechnung vs. buchhalterischer Aufwand

Nicht jede Rechnung ist auch im selben Ausmaß für die Gewinn- und Verlustrechnung und somit für die BWA relevant. Zu erwähnen sind hier Rechnungen, die als Investitionen anzusehen sind oder auch Rechnungen für den Einkauf von Lagerware. Diese (und noch ein paar andere) werden in der Buchhaltung zwischen der Bilanz und den Gewinn- und Verlustkonten „aufgeteilt“.

Kostenart Accounting Plattform Buchhaltung
Investition
Rechnungsbetrag
(kalkulatorische) Abschreibung
Lagerbestand
Rechnungsbetrag
Bestandsveränderung gemäß Lagerbewertung

Während ihr in Adam diese Kategorien für die Berechnung ausschließen könnt und beispielsweise die kalkulatorische Abschreibung über die manuelle Dateneingabe ergänzen könnt, werden hier Differenzen unvermeidbar sein.

Kann ich die Buchhaltung vom Steuerberater und die Informationen aus dem Belegmanagement vergleichen?

Ja, das ist sogar erwünscht. In der Adam Plattform könnt ihr jederzeit zusätzlich zu den Daten eurer Accounting Plattform die BWA eurer Steuerberatung in Form einer Summen- und Saldenliste hochladen und somit beide Datenquellen über die Adam Dashboards vergleichen. Wie das funktioniert zeigen wir euch ebenfalls im Zuge des Onboardings.

Fazit

Die Einstiegsfrage, welche Daten also besser für die Unternehmenssteuerung sind, Belegmanagement oder Buchhaltung, ist ganz klar mit einem „Beide gemeinsam“ zu beantworten!

Mit den Informationen in den Accounting Plattformen habt ihr einen Datenschatz für die interne Performance Optimierung, der nur darauf wartet mit den Adam Reports übersichtlich aufbereitet und analysiert zu werden. Die real-time Datenverfügbarkeit sowie zusätzliche Flexibilität in der Kategorisierung der Rechnungen für die Analyse bieten euch eine Vielzahl an zusätzlichen Steuerungsmöglichkeiten und mit dem zusätzlichen Upload der Buchhaltungsdaten habt ihr auch immer einen Blick auf die vollständige Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz und Cash Flow.

Was der Unterschied zwischen Gewinn und Cash Flow ist, erklären wir euch in unserem weiteren Blogbeitrag.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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