Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) – Der Klassiker unter den Auswertungen

Betriebswirtschaftliche Auswertung

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Betriebswirtschaftliche Auswertung:

Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) beschreibt zunächst einmal nur die Darstellung der Ertrags- und Kostensituation in eurem Unternehmen. Der Name BWA hat sich über die letzten Jahrzehnte zum Synonym für eine spezielle Art der Betriebswirtschaftlichen Auswertung durchgesetzt.

Gemeint ist hier die „BWA 01“ für bilanzierende Unternehmen sowie die Einnahmen-Ausgaben-BWA für Kleinunternehmen und freiberuflich Tätige. Diese beiden speziellen Formen für die Betriebswirtschaftliche Auswertung wurden maßgeblich von der DATEV als größtem Anbieter für Buchhaltungssysteme etabliert und gehen bis in die 1960er Jahre zurück.

Welche Informationen ihr aus einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung ziehen könnt, wie man sie erstellt und welche Daten man benötigt, erfahrt ihr im folgenden Beitrag.

1. Betriebswirtschaftliche Auswertung - Welche Arten gibt es?

Der Begriff Betriebswirtschaftliche Auswertung ist weder geschützt noch fest definiert. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Formen für die Betriebswirtschaftliche Auswertung.

Die größte Verbreitung und Bekanntheit hat die Betriebswirtschaftliche Auswertung in der Form “BWA 01” und “Einnahmen-Ausgaben-BWA”. Beide Formen wurden von der DATEV entwickelt und geprägt. Sie stellen im täglichen Gebrauch den defacto Standard für die Betriebswirtschaftliche Auswertung dar.

Grundsätzlich kann man jedoch 3 Arten unterscheiden:

Unser Tipp: Fragt bei eurer Steuerberatung nach, welche zusätzlichen Auswertung als Alternative zur Verfügung stehen oder nutzt ein Tool wie Adam zur individuellen Gestaltung eures Reportings.

In der Regel werdet ihr aber von eurer Steuerberatung entweder die “BWA 01” oder die “Einnahmen-Ausgaben-BWA” als Betriebswirtschaftliche Auswertung erhalten.

Diese Struktur Vorlage hilft dir bei Erstellung einer BWA aus den Daten deiner Buchhaltung.

2. Wie kann man eine Betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen?

Für den Fall, dass ihr mit einer Steuerberatung zusammenarbeit, die monatlich eure Buchhaltung durchführt, könnt ihr diesen Abschnitt überspringen. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung wird euch dann als “BWA” monatlich zur Verfügung gestellt.

Erstellt ihr eure Buchhaltung jedoch selbst oder nutzt eine Cloud-Software, die keine Betriebswirtschaftliche Auswertung anbietet, könnt ihr eure eigene BWA wie folgt selbst aufbauen.

Betriebswirtschaftliche Auswertung für bilanzierende Unternehmen

Die folgende BWA eines bilanzierenden Unternehmens orientiert sich am Beispiel der “BWA 01” und enthält ausschließlich Buchungen aus der Gewinn- und Verlustrechnung. Alle die Bilanz betreffenden Positionen werden in der Regel in einer Kapitalflussrechnung oder Cashflow Rechnung abgebildet.

Zeile Inhalt
Gesamtleistung
Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen
Rohertrag
Gesamtleistung - Material- und bezogene Leistungen
Betriebl. Rohertrag
Rohertrag + sonstige betriebliche Erlöse
Gesamtkosten
Summe der Kosten
Betriebsergebnis
Betrieblicher Rohertrag - Gesamtkosten
Ergebnis vor Steuern
Betriebsergebnis - neutraler Aufwand + neutraler Ertrag
Vorläufiges Ergebnis
Ergebnis vor Steuern - Ertragssteuern

Betriebswirtschaftliche Auswertung für Kleinunternehmen

Die folgende BWA für Kleinunternehmen orientiert sich am Beispiel der “Einnahmen-Ausgaben-BWA”. Hier spielt die Unterscheidung von Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz keine Rolle, da bei Kleinunternehmen und freiberuflich Tätigen sowohl Erträge / Kosten als auch Einnahmen / Ausgaben relevant sind.

Zeile Inhalt
Summe der Erlöse
Erlöse aus betrieblicher Tätigkeit, sonstige Erlöse
Betriebseinnahmen
Summe der Erlöse + Umsatzsteuer (inkl. Erstattungen) + erhalt. Anzahlungen - neue Forderungen
Summe der Kosten
Rohertrag + sonstige betriebliche Erlöse
Summe der Kosten
Summe aller angefallenen Kosten
Betriebsausgaben
Summe der Kosten + geleist. Anzahlungen + Vorsteuer (inkl. USt.-Zahlungen) + neue Verbindlichkeiten + alle sonstigen Ausgaben
Vorläufiges Ergebnis / Einn.-Ausg.-BWA
Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben
Liquiditätsüber- oder -unterdeckung
Vorläufiges Ergebnis +/- Liquiditätsbeitrag Betrieb (Anlagevermögen, Darlehen etc.) +/- Liquiditätsbeitrag Privat (Einlagen, Entnahmen, Privatsteuern, Grundsstückserträge etc.)

Die manuelle Erstellung der BWA kann sich für einen einmaligen Anlass sicher lohnen, wenn man die notwendige Geduld und das Know How mitbringt. Eine BWA auf monatlicher Basis solltet ihr jedoch von einer Software automatisieren lassen.

Unser Tipp: Für alle lexoffice-Kunden haben wir gemeinsam mit unserem Partner accountico ein Modul entwickelt, mit dem ihr eure BWA aus den Buchhaltungsdaten selbst erstellen und als PDF herunterladen könnt. Hier gibt’s mehr Informationen dazu.

3. Welche Vorteile und Schwachstellen hat die Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die Vorteile eine Betriebswirtschaftliche Auswertung zu nutzen, liegen auf der Hand. Ihr habt einen monatlichen Überblick über eure Erträge und Kosten und damit auch auf das vorläufige Periodenergebnis.

Ein weiterer Vorteil und netter Nebeneffekt ist, dass ihr für die Erstellung der BWA eine regelmäßige Buchhaltung durchführen (lassen) müsst. So seid ihr, was eure Zahlen betrifft, immer relativ auf dem neusten Stand.

Darüber hinaus bietet eine Betriebswirtschaftliche Auswertung dem geübten Auge viele Anknüpfungspunkte für die Analyse und entsprechende Maßnahmen-Ableitung. Falls ihr euch noch nicht intensiver mit der Analyse eurer BWA beschäftigt habt, kann ein etwas stärker strukturiertes und besser aufbereitetes Reporting vielleicht helfen.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, sofern sie monatlich bzw. unterjährig erstellt wird, hat einige entscheidende Nachteile gegenüber dem vollständigen Jahresabschluss.

So fehlen z.B. folgende Posten in der monatlichen BWA:

Sprecht eure Steuerberatung darauf an, damit z.B. Abschreibungen und wichtige Abgrenzungen auch unterjährig gebucht werden und nicht erst im Jahresabschluss auftauchen. Wenn ihr eure Buchhaltung selbst erstellt, könnt ihr diese Positionen manuell ergänzen.

Im Interview mit Richard Fuchs von unserem Partner accountico sprechen wir über die Vor- & Nachteile der BWA in Detail.

Fazit: Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung ist besser als keine

Auch wenn eine Betriebswirtschaftliche Auswertung aufwendig in der eigenen Erstellung ist oder von der Steuerberatung oft mit etwas zeitlicher Verzögerung eintrifft, empfehlen wir euch die Analyse der Inhalte regelmäßig durchzuführen. Die BWA als Reporting-Instrument ist immer noch besser als gar keinen Überblick zu haben. Wer es professioneller, automatisierter und flexibler haben möchte, sollte aber auf eine vollständige Reportinglösung zurückgreifen.

Weiterführende Informationen

Eine vollständige Liste der verschieden BWA-Formen der DATEV könnt ihr hier herunterladen.

Unser Partner accountico bietet für alle lexoffice-Kunden die Möglichkeit, eine BWA aus den eigenen Buchhaltungsdaten zu erzeugen und als PDF herunter zuladen. Hier geht’s zur Buchungsseite

Unser Integrationspartner lexoffice hat sich ebenfalls intensiv mit dem Thema BWA auseinandergesetzt und hier einen Beitrag dazu veröffentlicht.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Der Begriff Betriebswirtschaftliche Auswertung steht nicht für einen speziellen Bericht, sondern für eine Art und Weise Finanzdaten eines Unternehmens auszuwerten. Es gibt zahlreiche verschiedene Formen. Die beiden wichtigsten sind die “BWA 01” für bilanzierende Unternehmen und die “Einnahmen-Ausgaben-BWA” für Kleinunternehmen und freiberuflich Tätige.

In der Regel wird die Betriebswirtschaftliche Auswertung monatlich direkt von der Steuerberatung erstellt, sofern diese auch die Buchhaltung durchführt. Einige Cloud-Buchhaltungsanbieter stellen ebenfalls bestimmte Auswertungen zur Verfügung. Hat man alle Buchungssätze selbst vorliegen, kann man diese auch in einem Excel selbständig zusammenfassen. 

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung hat den großen Vorteil, dass man i.d.R. monatlich eine gute Zusammenfassung der laufenden Erträge und Kosten (und ggf. sonstigen wichtigen Kennzahlen) erhält. Wird diese von der Steuerberatung erstellt, entsteht sogar auch keine zusätzliche Arbeit. Eine wesentliche Schwachstelle der BWA ist das Fehlen bestimmter Geschäftsvorfälle, wie z.B. Abschreibungen, Abgrenzungen etc., die nur im Rahmen des Jahresabschlusses gebucht werden.

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