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Sind meine Produkte profitabel und wenn ja wie? Die Kunst, Deckungs­beiträge zu messen und zu steuern.

Eine der brennenderen Fragen im Profitabilitätsmanagement von Unternehmen lautet: „Welchen Beitrag leisten meine Produkte oder Services zum Unternehmenserfolg?“ Wenn man nach der Antwort auf diese Frage in der Gewinn- und Verlustrechnung oder BWA des Steuerberaters schaut, wird man – in Anlehnung an Faust – „so klug als wie zuvor“ zurückbleiben.  Die Antwort auf diese Frage ist in einem Instrument zu finden, dass wie so oft im Controlling einen etwas sperrigen Namen trägt: die Deckungsbeitragsrechnung.

Was ist die Deckungsbeitrags­rechnung und was kann sie?

Der Deckungsbeitrag zeigt, wieviel eure Produkte nach Abzug der direkt zuordenbaren Kosten zum Gesamtergebnis beitragen. Damit ermöglicht die Deckungsbeitragsrechnung, im Unterschied zur Gewinn- und Verlustrechnung, eine exakte Profitabilitätsanalyse eurer Produkte und liefert eine exzellente – wenn nicht die beste – Basis für Entscheidungen zum Pricing und Kostenoptimierungen. Eine fertige Deckungsbeitragsrechnung sieht dann im Idealfall so aus:

Wie ihr seht, ist die Grundlage für eine funktionierende Deckungsbeitragsrechnung die Zuordnung der Umsätze und relevanten Kosten zu euren Produkten. Das ist für die Umsätze noch recht einfach, wird jedoch spätestens bei den Kosten kompliziert, da viele Kosten im Unternehmen eben nicht genau einem Produkt zugeordnet werden können. Es hilft daher, die Kosten in folgende Kategorien aufzuteilen:

Direkte (variable) Herstellkosten:

Kosten, die in direkter Abhängigkeit zur Produktionsmenge stehen und damit in ihrer Natur variabel sind. Das sind in Produktionsunternehmen klassischer Weise Rohstoffe, Material, Waren oder Lieferkosten. In Serviceunternehmen ist die Kategorisierung häufig nicht so einfach,  jedoch sind euch hier gewisse Kosten, wie zum Beispiel Payment Gebühren, mengenabhängige Lizenzkosten oder Vertriebsprovisionen als direkte Kosten klassifizierbar.

Produktfixe Kosten:

Es gibt Kosten, die zwar unabhängig von der Produktionsmenge sind, jedoch eindeutig auf Produkte oder Produktgruppen zugeordnet werden können. Diese lauten auf den ansprechenden Namen „Produktfixe Kosten“. Dazu zählen beispielsweise Personalkosten für Angestellte, die für bestimmte Produkte arbeiten, oder auch Werbekosten und Produktentwicklungskosten. Sofern die Zuordnung nicht auf einzelne Produkte sondern nur auf Produktgruppen (z.B.: alle Software-Anwendungen oder alle Produkte, die über einen gewissen Absatzkanal vertrieben werden) möglich ist, dann solltet ihr es auch nur auf diese Gruppen zuordnen.

Restliche Kosten:

Alle übrigen Kosten, die nicht variabel sind und nicht den Produkten zugeordnet werden können, bleiben als restliche Kosten bestehen. Darunter fallen häufig Kosten für Miete, Steuerberatung, Strom und Gas, Versicherungen, Gebühren etc. und alle nicht auf Produkte zuordenbaren Personalkosten. Diese sollten natürlich nach wie vor kategorisiert werden, jedoch bleibt eine Zuordnung auf Produkte aus. Im Idealfall überdeckt der Deckungsbeitrag aller Produkte diese restlichen Kosten, sodass ihr als Gesamtunternehmen profitabel wirtschaftet.

Die Einteilung der Kosten in diese Kategorien ist die Grundlage für das Aufsetzen einer Deckungsbeitragsrechnung. Soweit die Theorie. Unsere Erfahrung zeigt uns jedoch, dass das Aufsetzen einer Deckungsbeitragsrechnung häufig zu einer neverending story wird. Davor wollen wir euch bewahren und euch hier drei Schritte an die Hand geben, wie ihr schnell und pragmatisch zum Ziel kommt.

Wie kann ich jetzt also am besten eine pragmatische Deckungsbeitragsrechnung aufsetzen?

1. Produkte festlegen und Umsätze zuordnen

Es klingt zwar trivial, aber ein häufiges Problem, das die Deckungsbeitragsrechnung erschwert, ist die mangelnde Zuordnung der Umsätze zu den Produkten. Der erste Schritt dazu ist, seine Produkte oder Produktgruppen, die gemessen werden sollen, zu definieren und die erzielten Umsätze den Produkten zuzuordnen. 

Wenn ihr Buchhaltungstools, wie domonda oder sevDesk verwendet, ist das sehr einfach über das Setzen von Tags bei den Rechnungen möglich. Ansonsten könnt ihr das natürlich auch händisch in einer Excel-Liste pflegen oder auch die Steuerberatung um Anlage spezifischer Umsatzkonten bitten. Natürlich muss nicht jeder Umsatz einem Produkt zugeordnet werden – es darf also auch die berühmte Kategorie „Sonstiges“ geben – jedoch sollten eure wichtigsten Produkte schon in den Umsätzen abgebildet sein.

Sofern ein Produkte gerade erst in Entwicklung ist und es dafür noch keine Umsätze gibt, dann kann dieses Produkt trotzdem in die Deckungsbeitragsrechnung aufgenommen und zunächst nur mit den zuordenbaren Kosten versehen werden.

Dein persönliches Template zur Erfassung von Rechnungen bietet dir eine optimale und pragmatische Grundlage für den Aufbau einer Deckungsbeitrags­rechnung

2. Kosten zuordnen

Sobald die Umsätze den relevanten Produkten zugeordnet sind, beginnt die Königsdisziplin: die Zuordnung der Kosten. Dabei gilt es die Balance zwischen den Prinzipien „,maximale Genauigkeit sicherstellen“ und „nicht im Detail verlieren“ zu halten. Geht dazu schrittweise vor und beginnt bei jenen Kosten, die tatsächlich eindeutig zuordenbar sind (z.B.: Werkzeuge, Payment Gebühren, Lieferkosten, Facebook-Kampagne für ein Produkt etc.).

Analysiert parallel dazu andere Kosten, wie zum Beispiel Personalkosten, und prüft ob diese verursachungsgerecht und nachvollziehbar auf Produkte oder Produktgruppen zugeordnet werden können. Wenn das nicht möglich ist, lasst es lieber sein und belasst diese Kosten als allgemeine Kosten. Spart euch im ersten Schritt jedenfalls eine komplexe Schlüsselung von Kosten, diese ist zumeist nur im Moment gut und später kaum mehr nachvollziehbar.

3. Vergleich zur Gewinn- und Verlustrechnung

Während die Deckungsbeitragsrechnung, wie oben beschrieben, eine andere Sicht auf Umsätze und Kosten als die klassische Gewinn- und Verlustrechnung ermöglicht, müssen die beiden in Summe zusammenpassen. Dafür ist die Gewinn- und Verlustrechnung führend, da diese euer „offizielles“ Ergebnis nach außen darstellt. Ein Punkt der uns besonders am Herzen liegt ist daher, dass ihr regelmäßig die Ergebnisse eurer Deckungsbeitragsrechnung mit der Gewinn- und Verlustrechnung oder BWA, die ihr vom Steuerberater bekommt, abgleicht und sicherstellt, das in eurer Deckungsbeitragsrechnung auch alle Umsätze und Kosten abgebildet sind.

Die Deckungsbeitragsrechnung ist ein mächtiges und häufig unterschätztes Tool zur Profitabilitätssteuerung. Gerade in komplexen Produktions- und Produktentwicklungsprozessen spielt das Tool seine gesamte Kraft aus und hilft dabei, unternehmenskritische Entscheidungen zu verbessern. Wir empfehlen euch daher, auf jeden Fall den Einsatz der Deckungsbeitragsrechnung in euerem Unternehmen zu prüfen und unterstützen euch auch gerne mit Rat und Tat bei der Einführung.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wenn ihr schon Erfahrung mit der Deckungsbeitragsrechnung habt und diese teilen wollt, freuen wir uns über einen Austausch. Meldet euch gerne unter hello@meetadam.io

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