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Excel Controlling vs. Controlling Tool: Was ist das Richtige für mein Unternehmen?

Excel Controlling

Alle Gründer:innen können sich sicher gut an den Moment erinnern, als sie ihr erstes  Excel Controlling erstellt und begonnen haben, Zahlen einzutragen. Der Ärger beginnt nur wenig später.  Formeln und Verlinkungen funktionieren nicht mehr, die Datei ist bereits bei Version 0.994, oder das Update der Datei dauert einfach viel zu lange.

Spätestens ab diesem Zeitpunkt wird der Ruf nach einem Controlling Tool laut. Dennoch hat das Excel Controlling eine erstaunliche „Ausdauer“ und bleibt oft viel länger im Einsatz als sich das deren Schöpfer:innen jemals hätten vorstellen können. Doch ist das überhaupt ein Problem?

In diesem Beitrag widmen wir uns dieser Frage, vergleichen Excel Controlling mit Controlling Tools und geben eine Entscheidungsgrundlage für euer Unternehmen.

Excel Controlling: der Evergreen

Excel überlebt jedes Tool. Das wissen alle, die schon einige Jahre in Finanzabteilungen gearbeitet haben. Während große Unternehmen Excel für Sonderauswertungen verwenden, nutzen KMU und Startups Excel oft als „one and only“ Controlling Tool. Folgende Vorteile und Nachteile lassen sich für Excel Controlling ableiten:

Vorteile von Excel Controlling

Vollkommen flexibel: Mit Excel könnt ihr jederzeit alles anpassen und verändern, ohne dass ihr dazu Programmierkenntnisse benötigt und könnt so schnell wie in keinem Controlling Tool Änderungen in eurer Reporting-Struktur nachziehen, Planszenarien rechnen oder Sonderauswertungen erstellen.

Sofort verfügbar: Eine Excel Datei ist schnell geöffnet. Dazu benötigt es weder zusätzliche Software noch eine Einschulung. Jedes noch so intuitives Controlling Tool erzeugt mit Sicherheit mehr Rüstaufwand.

Geringe Kosten: Die meisten Unternehmen haben Excel sowieso in ihrem Microsoft Office Paket und damit entstehen keine Zusatzkosten.

Nachteile von Excel Controlling

Hohe Fehleranfälligkeit: Excel ist keine Datenbank. Damit sind auch die hinterlegten Formeln nicht immer verlässlich. Gerade bei komplexen Logiken können sich Fehler einschleichen, deren Aufdeckung viel Nerven (und Schimpfwörter) kosten.

Hoher Zeitaufwand: Excel zu warten ist aufwändig. Es müssen Daten aus verschiedenen Quellen einzugeben und zusammenzufügt, Kennzahlen berechnet und Grafiken aktualisiert werden. In der Regel passiert das alles manuell.

Erschwerte Kollaboration: Sobald mehrere Personen mit einer Excel Datei arbeiten, erhöht sich die Fehleranfälligkeit deutlich. Daten werden überschrieben, Formeln gelöscht und so weiter. Außerdem bietet Excel auch keine „Read-Only“ Sicht für Berichtsempfänger, die nichts eingeben, sondern nur lesen sollen.

Performance Probleme: Mit zunehmender Datengröße sinkt die Performance von Excel sehr rasch. Ein langsam ladendes Excel macht es auch praktisch unmöglich in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun.

Kein Support: Euer Excel Controlling ist eure Kreation. Wenn es nicht mehr funktioniert, kann euch in der Regel niemand rasch helfen.

Unser Tipp: Das Controlling-Portal bietet eine umfassende Sammlung von Excel-Tipps für Controlling.

Controlling Tool: die automatisierte Alternative

Will man sich von seinem Excel Controlling trennen, bietet sich ein Software as a Service Controlling Tool an. Davon gibt es viele am Markt und jedes Controlling Tool hat seine speziellen Features. Allgemein lassen sich folgende Vorteile und Nachteile von Controlling Tools ableiten:

Vorteile von Controlling Tools

Automatisiertes Reporting: Ein Controlling Tool bereitet das Reporting automatisiert auf, berechnet Soll-Ist Abweichungen und zeigt euch auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen. Damit verlagert ihr euren Arbeitsaufwand weg von der Datenaufbereitung hin zur Analyse und Interpretation der Ergebnisse.

Einfache Kollaboration: Multi-User Zugriffe mit verschiedenen Berechtigungen sind mit Controlling Tools sehr einfach umzusetzen. Damit reduziert ihr das Risiko von unkoordinierten Datenaktualisierungen und Chaos in eurem Controlling.

Technischer und fachlicher Support: Controlling Tools bieten euch Support bei Fehlern und häufig auch fachliche Expertise. Außerdem erwerbt ihr bei vielen Controlling Tools auch Zugang zu Knowledge Center, Webinaren etc.

Nachteile von Controlling Tools

Keine Individuallösung: Die gängigen Controlling Tools für KMU und Startups sind Standardprodukte, die nur in gewissem Ausmaß Individualisierung ermöglichen. Damit ist es wahrscheinlich, dass ihr nicht alle Controlling-Anforderungen abbilden könnt.

Höherer Setup Aufwand: Entgegen vielen Marketing-Versprechungen müsst ihr euch in jedes Tool einarbeiten, damit ihr die gewünschten Ergebnisse bekommt. Das dauert länger als in Excel und benötigt auch Commitment eures Teams.

Höhere Kosten: Die monatlichen Kosten für ein Controlling Tool belaufen sich in der Regel auf 80-200 Euro. Damit sind diese natürlich teurer als das selbst gebaute Controlling Excel (sofern ihr eure Zeit für Excel Pflege nicht in die Kosten einbezieht).

Entscheidungshilfe für euch

Nun habt ihr einen Überblick über die Vor- und Nachteile von Excel Controlling und Controlling Tools. Damit ihr die richtige Wahl für euer Unternehmen treffen könnt, bietet euch diese Tabelle eine Entscheidungsgrundlage:

Anforderung Excel Controlling Controlling Tool
Automatisierung
sehr gering
sehr hoch
Flexibilität
sehr hoch
gering
Kollaboration
fehleranfällig
einfach (Multi-User & Rollen)
Support
keiner
Helpdesk & fachlicher Support
Kosten
in Office-Paket inkludiert
80-200 EUR / Monat

Excel Controlling + Tool = Best of both worlds

Es muss aber kein „Entweder oder“ zwischen Excel Controlling und Controlling Tool sein. Viele unserer Kunden – und auch wir – nutzen sowohl ein Controlling Tool als auch Excel Controlling. Das kann beispielsweise so aussehen:

Controlling Tool als Single Source of Truth

Excel Controlling als Schnellboot

Unser Tipp: In unserem Download-Bereich haben wir viele vorgefertigte Excel-Vorlagen für euch bereitgestellt.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wo bildet ihr euer Controlling ab? Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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