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Förderungen für Startups aus Finanzsicht – Easy money oder Verwaltungshölle?

Förderungen für Startups

Sie sind ein begehrtes und effektives Instrument, um den Aufbau neuer innovativer Geschäftsmodelle für Startups zu finanzieren oder Forschungsaktivitäten an neuen Technologien zu realisieren. Förderungen für Startups und KMU aus öffentlichen Mitteln haben sich zu einem nicht mehr wegzudenkenden Finanzierungsmittel für Unternehmen vor allem in Hochtechnologie-Branchen entwickelt.

Förderungen für Startups und KMU werden interessanterweise häufig als „easy money“ wahrgenommen. Jedes Unternehmen, das schon einmal den Prozess vom Förderantrag bis zur Überweisung der letzten Förder-Tranche gegangen ist, weiß zu gut, dass die ersehnten flüssigen Mittel ganz und garnicht „easy“ zu bekommen sind. Neben der strikten Aufnahmekriterien und der oft enormen notwendigen Vorarbeit, ist auch die tägliche Administration eine gerade für Startups und KMU eine große Herausforderung. Wie ihr dieser Herausforderung bestmöglich meistern könnt, haben wir in diesem Beitrag für euch aufgeschrieben:

1. Finanzierung über Förderungen für Startups

Die beliebteste Finanzierungsformen bei Förderungen für Startups und KMU ist der „nicht rückzahlbare Zuschuss“. Wie sein Langname schon sagt, muss er im Unterschied zu Kreditformen nicht zurückgezahlt werden, was immer zu unternehmerischer Freude führt. Bei aller Freude gibt es jedoch zwei riskante Missverständnisse, die wir direkt ausräumen wollen:

Missverständnis #1 – Der Zuschuss ist eine Spende: Ein gängiges Missverständnis bei Förderungen für Startups und KMU ist die Annahme, dass der Zuschuss zur freien Verfügung stehen. Tatsächlich aber werden nur „dem Projekt direkt zurechenbare Kosten“ gefördert. Diese Kosten müssen also nachweislich zusätzlich zum Tagesgeschäft entstehen.

Missverständnis #2 – Der Zuschuss ist eine Vorauszahlung: Ein zweites – liquiditätsgefährdendes – Missverständnis ist, dass der Zuschuss sofort in voller Höhe überwiesen wird. Obwohl jeder Fördergeber seine eigenen Regularien hat, ist die Ausschüttung der Zuschüsse meist an gewisse Meilensteine geknüpft. Die zugesagte Fördersumme wird euch also nicht upfront ausbezahlt, sondern erfolgt in der Regel in Raten, die wiederum an Bedingungen geknüpft sind.

Ihr seht schon, there is no free lunch bei Förderungen für Startups und KMUs.

2. Vor dem Projekt: Planen und warten

Controlling beginnt auch bei Förderungen für Startups und KMU schon vor dem Projektstart. Zwei zentrale Punkte solltet ihr daher schon vor dem Projektstart beherzigen:

Projektplanung erstellen: Förderprogramme denken in Projekten, daher eignet sich es für Startups und KMU auch diese Denke einzunehmen. Ein Projekt hat ein Projektziel, einen definierten Zeitraum, ein fixes Budget und läuft zusätzlich zum Tagesgeschäft. Im ersten Schritt solltet ihr also eine klassische Projektplanung durchführen, in der ihr diese Punkte detailliert. Die meisten Antragsformulare für Förderprogramme verlangen das ohnehin.

Realistischen Kostenplan erstellen: Plant eure Projektkosten entlang der vom Förderprogramm vorgegeben Struktur und plant diese realistisch. Eine „Alles rein“ Strategie disqualifiziert euch wahrscheinlich schon bei der Vorauswahl und eine „Schmalspur“ Strategie bringt euch spätestens bei der Projektdurchführung in Bedrängnis. Weichen nämlich die Ist-Kosten gesamthaft oder innerhalb der geplanten Kategorien signifikant ab, wird es im besten Falle mühsam.

Erst starten, wenn es losgeht: Damit Kosten von Förderungen für Startups und KMU anerkannt werden, müssen sie im Förderungszeitraum liegen. Leider legt den Förderzeitraum nicht ihr fest, sondern der Fördergeber. Voreiliger Gehorsam beim Geld ausgeben lohnt sich also in dem Fall nicht, da ihr die Kosten nicht kompensiert bekommt.

3. Während des Projekts: Dokumentieren und abrechnen

Die tägliche Organisation der notwendigen Dokumente und Daten kann schnell zum administrativen Alptraum werden. Daher empfiehlt es sich, von Fördertag 1 weg ein gutes System aufzusetzen. Dazu gehören jedenfalls:

Förderfähige Kosten kategorisieren:  Kosten können nur dann abgerechnet werden, wenn es auch Belege dazu gibt. Alle projektrelevanten Belege müssen daher, zusätzlich zur normalen Buchhaltung, entsprechend den vorgegebenen Kategorien des Förderprojekts kategorisiert werden. Damit das möglichst einfach gelingt, könnt ihr alle relevanten Belege einen „Tag“ mit dem Namen des Förderprojekts verpassen und die Kostenkategorien zu euren Standardkonten zuordnen. Wir ihr zudem schnell zu aussagekräftigen Zahlen kommt ohne zu viele Papiertiger zu verwalten, haben wir für euch in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Zeiterfassung aufsetzen: Für die Anrechenbarkeit von Personalkosten sind Zeitaufzeichnungen aller im Förderprojekt mitarbeitenden Personen notwendig. Nicht nur das: es müssen auch noch Tätigkeitsbeschreibungen ergänzt werden. Im Normalfall wird eine stundengenaue Aufzeichnung verlangt. Richtet daher am besten ein zentrales Tool oder Dokument ein, auf das alle relevanten Personen Zugriff haben und trackt zumindest wöchentlich, ob alle Stunden erfasst sind. Eine beispielhafte Übersicht über einige Tools zur Zeiterfassung findet ihr hier.

Eigene Bankkonten bei mehr Förderungen: Solltet ihr mehrere Förderungen beziehen, kann es sinnvoll sein, für jede Förderung ein eigenes Unterkonto bei eurer Bank zu erstellen. So könnt ihr die Zahlungseingänge besser monitoren.

Pünktlich abrechen und Zahlungslaufzeit einplanen: Die Auszahlung der Raten erfolgt meist auf Basis der Kostenabrechnung. Ihr solltet daher immer eine pünktliche Kostenabrechnung sicherstellen, damit das ersehnte Geld auch zeitnah seinen Weg auf euer Bankkonto findet. Plant für eure Liquidität jedenfalls eine großzügige Laufzeit für die Auszahlung der Raten ein. In der Regel erfolgen noch Prüfungen, Rückfrageschleifen etc. und schließlich handelt es sich bei den Fördergeber um Behörden.

Fazit: Mit entsprechender Disziplin lohnt es sich!

Förderungen für Startups sind ein hocheffektives Mittel, um Innovationsprojekte und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle zu finanzieren. Die Regularien sind jedoch streng und der administrative Aufwand in der Abwicklung ist nicht zu unterschätzen. Mit guter Vorbereitung und der notwendigen „Controlling-Disziplin“ funktioniert aber auch die Administration und aus unserer Sicht können die operativen Mühsale nicht im Ansatz die großartigen Chancen, die aus Förderungen für Startups und KMU entstehen, mindern.

Bonus: Förderungen für Startups - Ein (unvollständiger) Überblick

Förderungen für Startups und KMU gibt es auf allen vorstellbaren föderalen Ebenen, also von Städten, Bundesländern, Staaten und auch von der EU. Die bekanntesten Fördergeber dürfen wir euch hier zusammenfassen:

Deutschland

KfW Förderkredite für Innovation und Digitalisierung

Die KfW bietet eine Reihe an Förderprodukten für Innovationen und digitale Vorhaben an, darunter Kredite für Digitalisierung, Wachstum und Innovationen, Mezzaninkapital, Venture Tech Growth Financing.

BMBF – KMU innovativ

Die Förderungsinitiative des Bundesministeriums für Bildung und Forschung unterstützt Spitzenforschung in den Technologiefeldern Bioökonomie, Gesundheit und Lebensqualität, Elektronik und autonomes Fahren, Produktions- und Materialforschung, zivile Sicherheit, ITK, Medizintechnik, Photonik und Quantentechnologie sowie Klimaschutz.

Allgemeiner Überblick via Förderdatenbank des BMWI

Hier erhältst du einen allgemeinen Überblick über alle nationale und regionale Förderungen für Startups und KMU in Deutschland.

Österreich

Austria wirtschaftsservice (aws)

Als „Förderbank des österreichischen Bundes“ hat sich das aws auf vier Kernprogramme fokussiert: Ideen entwickeln, Unternehmen gründen, Nachhaltig expandieren und einen Matching-Service für Kooperationen, Investments & Internationalisierung.

Forschungsförderungsgesellschaft (FFG)

Die FFG ist die „nationale Förderinstitution für die unternehmensnahe Forschung und Entwicklung in Österreich“ und fördert Innovationen mit den Schwerpunkten Dienstleistungen, Energie und Umwelt, Gesellschaft, IT, Life Science, Material und Produktion, Mobilität, Sicherheit und Weltraum

Allgemeiner Überlick via Förderpilot

Hier erhältst du einen allgemeinen Überblick über alle nationalen und internationalen Förderungen für Startups und KMU in Österreich.

Luxemburg

Luxembourg National Research Fund (FNR)

Der FNR ist der wichtigste Geldgeber für Forschungsaktivitäten in Luxemburg und fördert Forschung in verschiedenen Bereichen der Wissenschaft mit den strategischen Schwerpunkten neue funktionale und intelligente Materialen / Sensorik-Anwendungen, Biomedizin nachhaltiges Ressourcenmanagement,  Dienstleistungsinnovationen und gesellschaftlicher Wandel.

Luxinnovation (Luxembourg National Innovation Agency)

Als Innovationsagentur befähigt Luxinnovation Unternehmen zu Innovationen, indem es Innovationsmöglichkeiten identifiziert und kollaborative Innovationsprojekte für die Entwicklung einer nachhaltigen, wettbewerbsfähigen und digitalen Wirtschaft anregt.

Europäische Union

Horizon Europe

Das neue Rahmenprogramm der EU für Forschungs- und Innovationsförderung und ist entlang der drei Säulen „Excellent Science“, „Global challenges & European industrial competitiveness“ und „Innovative Europe“ ausgerichtet.

DIGITAL

Das DIGITAL („Digital Europe Programme“) ist auf die Bereitstellung digitaler Technologien für Unternehmen, Einzelpersonen und öffentlichen Einrichtung fokussiert. Das Programm ist ein Synergieprogramm zu Horizon Europe und umfasst fünf Schwerpunkte: High Performance Computing, Cloud, data & AI, Cybersecurity, Advanced Digital Skills, Acclerating best use of technology.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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