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Geschwind, gewinnt – 4 Maßnahmen um schnell zu Zahlen zu kommen

Wer im hektischen Arbeitsalltag von Startup und KMUs Entschleunigung sucht, findet diese häufig in den Finanzprozessen. Während Sales, Marketing und die Produktionsprozesse bis zum letzten Grad automatisiert werden, wirken Buchhaltung und Controlling fast wie der ruhende Ausgleichspol, der gerne etwas warten kann. 

Der Schein trügt natürlich, denn bei der steigenden Geschwindigkeit und Komplexität, ist es für Führungskräfte besonders relevant, die wichtigsten KPIs immer im Blick zu haben, Risiken rasch zu erkennen und datengetriebene Entscheidungen treffen zu können. Was in Großunternehmen dank integrierter Systeme automatisiert abläuft, ist für KMUs meistens noch immer die handgestrickte Excel-Tabelle oder im schlimmsten Fall der Pendelordner mit den Belegen, der physisch jeden Monat zum Steuerberater wandert.

Wir möchten euch vier Maßnahmen an die Hand geben, die euch helfen rasch und ohne großen manuellen Aufwand zu einem aussagefähigen Reporting zu kommen.

1. Belegmanagement digitalisieren - Weg vom Papier

Der Weg zum rascheren Reporting beginnt schon an der Quelle, nämlich beim Erfassen der Belege. Wir empfehlen, sämtliche Belege – sofern sich nicht sowieso schon digital vorliegen – digital zu erfassen und alle Finanzprozesse (Belegfreigabe, Verbuchung, Zahlungsmanagement) digital abzubilden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Datenqualität. Die Erfassung der Belege sollte nicht erst nach dem Monatsende vorgenommen werden sondern sollte regelmäßig erfolgen.

Unser Tipp: Nehmt euch jede Woche einen fixen Slot zur Aktualisierung der Belege. Wir machen das übrigens jeden Montagmorgen, da passt unsere Stimmung genau für diese Aufgabe.

Es gibt übrigens keinen „richtigen Zeitpunkt“ für den Forecast. Jeder Zeitpunkt ist besser, als keinen Forecast zu machen. Wir empfehlen jedoch zumindest zwei Forecasts pro Jahr zu machen:

Plattformen, wie unser Partner domonda unterstützen die Digitalisierung der Finanzprozesse. Dabei werden aufwändige manuelle Finanzprozesse rund um Belegerkennung, Verbuchung, Rechnungsfreigabe und Bankkontenabgleich automatisiert.

Für Unternehmen mit sehr wenigen Belegen tut es aber auch ein Excel-Template, in dem ihr alle Umsätze und Kosten erfasst. Hier haben wir für euch ein Template zur Erfassung der monatlichen Belege zum Download:

Deine persönliches Template zum Erfassen von Rechnungen und Belegen hilft dir bei der Digitalisierung deiner Belege und Automatisierung deiner Finanzprozesse.

2. Belegdaten anreichern - Alles aus den Belegen rausholen

Liegen die Belege einmal in digitaler Form vor, könnt ihr diese um wichtige Informationen anreichern. Diese Informationen sind die Grundlage für ein aussagefähiges Reporting und Controlling und sollten zumindest folgende Daten enthalten:

  • Kategorisierung der Belege nach deren Art (z.B.: Reisekosten, IT etc.), um die Erträge und Kosten inhaltlich steuern zu können
  • Ergänzung Informationen zu euren Produkten / Services, um den Ergebnisbeitrag messen zu können
  • Ergänzung Zahlungsziele und Zahlungszeitpunkte für das Liquiditätsmanagement

Für die Anreicherung der Belegdaten bieten wiederum Belegmanagement-Plattformen komfortable Automatismen und Features an, die den Arbeitsaufwand hierfür stark reduzieren.

3. Berichterstellung automatisieren - Analyse statt S-Verweis

Egal, wie sauber und zeitgenau die Belegdaten nun digital vorliegen, will man sich kaum durch die Belege wühlen um das aktuelle Ergebnis erheben und Entscheidungen treffen zu können. Warten auf die Auswertung vom Steuerberater ist hier aber auch keine Alternative. Schließlich will man ja nicht im Juli die Liquiditätslage vom Mai bewerten. Demnach empfiehlt es sich, das Reporting auf Basis der Belegdaten und weiteren relevanten „Nicht-Belegdaten“ (z.B.: Personalkosten) direkt nach dem Abschluss der Belegerfassung durchzuführen.

Zu Beginn reicht hier eine Excel-Datei, die die wichtigsten Kennzahlen grafisch und leicht verdaulich abbildet. Jedoch wissen wir alle, wie solche selbstgestrickten Tools „ausarten“ können und nur noch von maximal einer Person bedienbar sind. Einen großen Automatisierungshebel schaffen Controlling-Plattformen, wie unsere Adam Plattform. Adam automatisiert das Finanz-Reporting auf Basis der Belegdaten) und ermöglicht zudem den Abgleich mit Planungs- und Forecastdaten für den Zielabgleich.

4. Maßnahmensteuerung etablieren - Statistik zu Nutze machen

Viele Berichtsprozesse „sterben“ kurz bevor sie eigentlich Mehrwert bringen, nämlich nach der Fertigstellung des Berichts. Dieser wird dann an alle Beteiligten verschickt und nichts geschieht damit. Um nun aus dem Bericht tatsächlichen Nutzen für das Unternehmen zu machen, muss der Prozess weitergehen. Ein regelmäßiges Review der Monatsergebnisse inklusive Abgleich mit Plan- oder Forecast-Werten sollte ein Fixpunkt im Kalender der Geschäftsführung sein. Ebenso sollten auf Basis des Berichts-Reviews Optimierungsmaßnahmen aufgesetzt und regelmäßig getrackt werden.

In unserem Blogbeitrag „Messen statt wundern“ stellen wir euch einen Kreislauf für das regelmäßige Zielemanagement vor, den ihr einfach in eurem Unternehmen umsetzen könnt.

Der richtige Zeitpunkt zur Veränderung ist… genau jetzt!

Geschwind, gewinnt zunehmend auch in den häufig noch trägen Finanzprozessen von Startups und KMUs. Es ist nicht notwendig alle in diesem Beitrag vorgeschlagenen Maßnahmen sofort als „Big Bang“ umzusetzen, jedoch ist der Zeitpunkt für den Start der Transformation sicherlich der richtige.

Wir möchten eure Herausforderungen in der Automatisierung der Finanzprozesse kennenlernen! Schreibt uns gerne eine kurze Mail auf hello@meetadam.io dazu. Wenn wir helfen können, teilen wir gerne unsere Erfahrungen mit euch.

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