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Turn your Sparring into Play – Wie KMU & Startups von einem Controlling Sparringspartner profitieren können

Controlling gilt ja – völlig zu Unrecht wie wir finden – gemeinhin als eher trockene Disziplin. Eine Disziplin, die sich an Zahlen, Daten und Fakten orientiert und wenig Raum für Emotionen lässt. Andererseits wird immer wieder vom enormen Mehrwert, den Controller:innen nicht als Zahlenjongleure sondern als Sparringspartner der Geschäftsführung bieten, gesprochen.

Moderne Controller:innen stehen also – in der Analogie des Boxens – mit der Geschäftsführung im Ring und helfen dieser in ihren Entscheidungen besser zu werden. Wie das zusammenpasst und wie ihr ein Sparringspartner Konzept auch in eurem Unternehmen etablieren könnt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Controlling als Sparringspartner für die Geschäftsführung

Wir haben in diesem Blog schon öfters von den klassischen Aufgaben des Controllings gesprochen. Das Controlling sollte in jedem Unternehmen vor allem die Aufgaben der Planung, Informationsaufbereitung und Analyse wahrnehmen. Die gestalterische Rolle des Controllings wird jedoch erst dann sichtbar, wenn auf Basis der durchgeführten Abweichungs­analysen gemeinsam mit der Geschäftsführung Maßnahmen zur Optimierung festgelegt werden. Dem Controlling kommt dabei eine vielfältige Rolle zu, wobei drei Aufgaben im Vordergrund stehen.

1. Organisation der Steuerungs­prozesse

Wie beim Boxen, bedarf ein erfolgreiches Sparring vor allem einer gewissen Regelmäßigkeit. Als Controller:innen solltet ihr daher sicherstellen, dass jeden Monat aktiv Zeit für ein Controlling-Review mit Berichtsanalyse und Ableitung von Maßnahmen für die Unternehmens­steuerung eingeplant ist. Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass ihr immer am 15. Tag des Folgemonats euer Profitabilitäts-Reporting besprecht und über Maßnahmen entscheidet. Von diesem Termin könnt ihr dann rückwärts planen und die weiteren Prozessschritte organisieren.

Neben der zeitlichen Organisation der Steuerungs­prozesse, ist die Aufbereitung einer fundierten Entscheidungsbasis für die Geschäftsführung eine der zentralen Aufgaben des Controlling Sparringspartner. Auf Basis von übersichtlichen und (auch für Nicht-Controller:innen) verständlichen Berichten, leitet ihr mit eurer kaufmännischen Expertise die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung auf jene Aspekte, bei denen es aufgrund von Abweichungen oder ungeplanten Entwicklungen Handlungsbedarfe gibt. Diese Vorbereitungs­leistung bildet die ideale Grundlage für eine fokussierte Diskussion und Entscheidungsfindung.

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2. Kaufmännischer Sparringspartner der Geschäftsführung

Im regelmäßigen Controlling-Review werden im ersten Schritt die aktuellen Ergebnisse präsentiert und dann gemeinsam Ursachen für Zielabweichungen und auffälligen Entwicklungen erforscht. Diese Aufgabe erfordert ein tieferes Eintauchen in die Unternehmensbereiche, wie etwa Sales oder Produktentwicklung. Daher sollten im Controlling-Review auch alle relevanten Beteiligten am Tisch sitzen.

Als Sparringspartner übernehmt ihr die Rolle der kaufmännischen Beratung und teilt eure Einschätzung bezüglich der finanziellen Entwicklung und helft der Geschäftsführung dabei, ein klares und ungeschöntes Bild der Situation zu erhalten. Außerdem solltet ihr auf potenzielle kaufmännische Risiken bei Nichthandeln (z.B.: drohender Liquiditätsengpass aufgrund hoher Fixkostendecke) oder überschießendem Handeln (z.B.: drohender Liquiditätsengpass aufgrund spontaner ungeplanter Investitionen) hinweisen und euer Feedback jederzeit zur Verfügung stellen. 

Wichtig ist jedoch bei aller Beratung, dass die Letztverantwortung für alle Entscheidungen bei der Geschäftsführung liegt und ihr auch als Sparringspartner diese akzeptieren müsst. Jedenfalls sollte am Ende eines Controlling-Reviews eine Liste von aktuellen und neu beschlossenen Maßnahmen festgehalten werden.

Unser Tipp: Wenn ihr konkrete Zahlen mit eurer Geschäftsführung besprecht, ist es hilfreich, diese Zahlen für den Einstieg stark zu aggregieren. Wie genau so eine Aggregation aussehen kann, erfahrt ihr hier.

3. Nachverfolgung der Maßnahmen

Die in den Controlling-Reviews beschlossenen Maßnahmen sind wichtig, jedoch zahnlos, wenn diese nicht regelmäßig nachverfolgt werden. Während die Umsetzung der Maßnahmen bei der Geschäftsführung und den verantwortlichen Geschäftsbereichen liegt, kann das Controlling die Maßnahmen­umsetzung durch regelmäßiges Nachhalten und Einfordern von Updates durch die Verantwortlichen vorantreiben. Das klingt vielleicht unangenehm, muss es aber nicht sein, denn schließlich haben ja alle Beteiligten in den Controlling-Reviews die Maßnahmen beschlossen und ihr als Sparringspartner stellt eben sicher, dass diese Maßnahmen bei allen auf dem Radar bleiben.

Eine, wie wir finden, der spannendsten Aufgaben für den Controlling-Sparringspartner ist die Messung der Wirkung der umgesetzten Maßnahmen. Hinter jeder Maßnahme sollte schon im Zuge der Formulierung ein konkretes Ziel, wie Umsatzsteigerung oder Liquiditätsverbesserung, stehen. Auch wenn der Effekt der Maßnahmen vielleicht nicht immer eindeutig messbar ist, kann meist trotzdem ein Zusammenhang zwischen Maßnahme und Effekt hergestellt werden und – egal ob die Maßnahme erfolgreich war oder nicht – gemeinsam daraus für weitere Maßnahmen gelernt werden.

Dein persönliches Template zur Erfassung von Maßnahmen unterstützt dich bei der Nachverfolgung der im Controlling-Review beschlossenen Aufgaben.

Fazit: Ein Sparringspartner bringt bessere Unternehmens­steuerung

Die Etablierung von Controlling als betriebswirtschaftlicher Sparringspartner für die Geschäftsführung von KMU & Startups verlangt keine aufwendigen Struktur- oder Prozessänderungen. Wir sind davon überzeugt, dass sich die Etablierung einer Sparringspartner Funktion in KMU & Startups für die Unternehmens­steuerung und letztlich für den Unternehmenserfolg mehr als nur rentiert. Voraussetzung hierfür ist Prozessdisziplin und Befähigung eures Controllings zur Erweiterung ihrer Rolle. Oder wie der legendäre Bruce Lee sagte “Turn your sparring into play… but always play seriously!”
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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