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Reporting im Unternehmen automatisieren – 4 Maßnahmen zur effizienten Umsetzung

Alle wichtigen Kennzahlen auf Knopfdruck. Das ist häufig das verständliche Anspruchsniveau der Geschäftsführung für das Reporting. Die Realität sieht leider oft ganz anders aus. Während in Großunternehmen noch Finanz- und Controllingabteilungen den „Alles-auf-Knopfdruck“ Anspruch versuchen sicherzustellen, ist die Geschäftsführung von KMU meist sehr direkt mit der Tatsache konfrontiert, dass dieser Anspruch häufig utopisch ist. Dabei entstehen dann oft komplexe „Excel-Tapeten“, deren Pflege nur begrenzt Freude bringt. 

Aber... Es geht auch anders!

Wir stellen euch in diesem Blogbeitrag vier Maßnahmen vor, wie ihr euer Reporting effizienter und automatisierter machen könnt.

1. Fokus auf's Wesentliche im Reporting

Bevor ihr euch an die Automatisierung des Reportings macht, stellt euch die Frage: „Was sind die wichtigsten Kennzahlen für mein Unternehmen?“. Diese Übung hilft enorm dabei, die Spreu vom Weizen zu trennen und den Fokus auf die wirklich wichtigen Kennzahlen zu legen.

Natürlich sollten einige Kennzahlen, wie Liquidität und Gewinn, von allen Unternehmen erhoben werden, aber wir erleben doch sehr häufig, dass mit großem Aufwand Kennzahlen erhoben werden, die für das Geschäftsmodell völlig irrelevant sind. Natürlich ist klar, dass einige Kennzahlen nicht nur in der eigenen Entscheidung sind. Kapitalgeber und andere Stakeholder verlangen teilweise ein umfassendes Reporting. Sofern ihr aber noch Handlungsspielraum habt, empfehlen wir folgende Übung:

Unser Tipp: Grafische Elemente helfen euch dabei, den Fokus auf die wesentlichen Informationen zu verbessern. In diesem Blogbeitrag könnt ihr euch ein paar Anregungen holen!

2. Datenmanagement automatisieren

Sobald die wichtigsten Kennzahlen identifiziert sind, geht es an die Grundlagen zur Automatisierung. Wir empfehlen, für jede Kennzahl aufzuschreiben, wie diese berechnet werden (Formel), woher die Daten kommen (Datenquelle) und wer im Unternehmen für die Kennzahl verantwortlich ist (KPI Owner). Hierfür könnt ihr unser KPI-Karten Template verwenden:

Dein persönliches Template für die Erstellung einer KPI-Karte hilft dir dabei, die wesentlichen Informationen für jede deiner Kennzahlen zu erfassen.

Damit könnt ihr feststellen, für welche Kennzahlen bereits Datenbanken (z.B.: CRM Tool, Buchhaltungs-Tool) als Datenquelle zur Verfügung stehen. Die meisten dieser Tools bieten standardisierte Datenexporte an, die ihr als Grundlage für die Berichterstellung nutzen könnt. Selbst wenn ihr die meisten Daten manuell in einer Excel-Tabelle erfasst, könnt ihr diese bereits so aufbereiten, dass die Erstellung für euer Reporting maximal einfach funktioniert.

3. Reporting einfach halten in der Erstellung

Man könnte meinen, dass – sobald die relevanten Daten vorliegen – das Reporting ja eigentlich fertig ist. Wir erleben jedoch sehr häufig, dass gerade in der Berichterstellung, also in der grafischen Aufbereitung der Kennzahlen, viel Aufwand und Zeit in die Perfektion von Grafiken gesteckt wird. Natürlich ist es absolut wichtig, dass Daten übersichtlich aufbereitet sind, aber es muss nicht immer das komplexe mehrschichtige Wasserfall-Chart sein. Manchmal tut es auch eine gut strukturierte Tabelle.

Wichtig ist, dass die relevanten Entwicklungen und Planabweichungen auf einen Blick ersichtlich sind. Außerdem empfiehlt es sich, eine gut etablierte Berichtsstruktur nicht ständig zu verändern. Das bringt zusätzliche Konstanz in das Reporting.

Natürlich könnt ihr eure Berichterstellung zumindest in großen Teilen mit eigens dafür geschaffenen Lösungen, wie unsere Adam Plattform für das Finanz-Reporting, auch vollständig automatisieren. Jedoch gibt es in jedem Unternehmen noch weitere Kennzahlen, die manuell berichtet werden müssen. Daher eignet es sich, eine schlanke Lösung für das Reporting dieser Kennzahlen bereitzuhalten.

4. Regelprozess etablieren

Der entscheidende Schritt für ein erfolgreiches Reporting ist, dass es regelmäßig und vollständig durchgeführt wird. Die hübschesten Berichte haben keinen Mehrwert, wenn diese nicht regelmäßig analysiert und für die Unternehmenssteuerung genutzt werden.

Um diese sicherzustellen, solltet ihr einen Prozess festlegen, der die wesentlichen Schritte für das Reporting – Daten erheben, Berichte erstellen, Berichte analysieren, Maßnahmen festlegen – für jeden Berichtszeitpunkt terminiert und Verantwortlichkeiten definiert. Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass ihr immer am 15. Tag des Folgemonats euer Profitabilitäts-Reporting besprecht. Von diesem Termin könnt ihr dann rückwirkend planen und die weiteren Prozessschritte terminieren.

Dabei könnt ihr euch einen Berichtskalender erstellen, der euch für jeden Report den gewünschten Berichtszeitpunkt und die Berichtsperiode angibt.

Dein persönlicher Reporting Kalender hilft dir dabei, dein Finanzreporting zu strukturieren und einen Überblick über die notwendigen Reports zu erhalten.

Fazit: Geht Schritt für Schritt vor

Ein Reporting auf Knopfdruck ist gerade im KMU-Umfeld nur eingeschränkt möglich. Jedoch könnt ihr mit einer klaren Fokussierung auf die wesentlichen Kennzahlen, gut gepflegter Basisdaten, einem strukturierten Reporting-Prozess und mit Tool-Unterstützung ein effizientes Reporting etablieren, das schon fast für so etwas wie „Knopfdruck-Gefühl“ sorgt.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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