Monatsabschluss: Lasst die Vergangenheit schneller hinter euch! 

Monatsabschluss
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Monatsabschluss:

Eines der spannendsten Paradoxe im Controlling-Alltag ist das Folgende: Unternehmer:innen möchten klarerweise so schnell wie möglich die Zahlen des vergangenen Monats sehen, schieben aber die Vorarbeiten dazu, nämlich den Monatsabschluss, vor sich her.

Das ist nicht nur psychologisch interessant, sondern vor allem für die Steuerung eures Unternehmens alles andere als zuträglich. Wie gut daher, dass ihr mit ein paar Routinen euren Monatsabschluss drastisch vereinfachen könnt. 

In diesem Blogbeitrag helfen wir euch, das leidige Thema Monatsabschluss in euren Wohlfühlbereich zu verlagern und den Prozess Schritt-für-Schritt einfacher und vielleicht sogar erfreulicher zu machen.

Was ist der Monatsabschluss und benötige ich den überhaupt?

Der Monatsabschluss macht genau das, was sein Name verspricht: er schließt den vergangenen Monat buchhalterisch ab. Das heißt, es werden alle relevanten Dokumente für die Erstellung der Buchhaltung gesammelt und aufbereitet. Dazu gehören:

Auf dieser Basis ermittelt die Buchhaltung den Gewinn oder Verlust sowie die Steuerlast des vergangenen Monats. An dem Monatsabschluss seid also nicht nur ihr interessiert, sondern auch Vater Staat. 

Der Monatsabschluss ermittelt die finanzielle Lage des vergangenen Monats und ist die wichtigste Basis für ein laufendes Controlling. 

Rein rechtlich gesehen sind die meisten Unternehmen nicht dazu verpflichtet, einen Monatsabschluss zu erstellen. Klein- und Mittelunternehmen, die nicht an der Börse notiert sind, sind in der Regel nur zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet.

Es wäre jedoch fatal, sich damit zufrieden zu geben, denn für die interne Steuerung und korrekte Erfassung der Steuerlast ist der Monatsabschluss unabdingbar. Im Folgenden zeigen wir euch, Schritt-für-Schritt wie dieser Prozess gut funktionieren kann: 

Wie läuft der Monatsabschluss ab?

Wie so oft ist auch für den Monatsabschluss das Erfolgsrezept, zuerst das Ziel festzulegen. Als gute Controller:innen haben wir hierfür auch schon das Ziel definiert: Das Monatsergebnis ist bis zum 15. des Folgemonats analysiert.

Um das zu erreichen, solltet ihr gemeinsam mit eurer Buchhaltung einen Buchhaltungskalender festlegen, der wie folgt aussehen sollte: 

Deadline Aktivität Verantwortung
5. Tag

Alle Belege übermitteln

Dein Team
10. Tag

Buchhaltung durchführen

Buchhaltung
12. Tag

Offene Punkte klären

Buchhaltung, Dein Team
13. Tag

Buchhaltung finalisieren

Buchhaltung
14. Tag

Reporting erstellen

Dein Team
15. Tag

Ergebnisse analysiere + Maßnahmen

Dein Team
Dieser Kalender mag für viele aktuell utopisch klingen, wird jedoch genauso in vielen KMU & Startups erfolgreich durchgeführt. Die Erfolgsfaktoren sind vor allem gute Kommunikation mit der Buchhaltung und eine gute Vorbereitung für die Buchhaltung durch dein Team.

Detaillierte Tipps, wie ihr euren laufenden Buchhaltungsprozess an diesem Ziel ausrichten könnt, findet ihr in unserem Blogbeitrag zur Einfachen Buchhaltung.

Deine Aufgaben für den Monatsabschluss

Das Ziel ist hiermit gesteckt. Nun folgt der schwierige Teil: die Umsetzung. In den folgenden Abschnitten findet ihr die wichtigsten Kriterien für einen erfolgreichen und überwindungsfreieren Monatsabschluss:

Alle Rechnungen und Belege sammeln

Die Grundlage jeder Buchhaltung sind Belege. Wir alle kennen und lieben den Spruch: „Keine Buchung ohne Beleg“. Daher ist unsere erste Aufgabe für den Monatsabschluss: Belege einsammeln. Hierzu zählen:

Tut euch selbst den Gefallen und wartet nicht bis zum Ende des Monats. Damit entsteht Chaos und ihr verliert wertvolle Zeit. Wir empfehlen daher:

Eine Belegmanagement Software, wie lexoffice, sevDesk, domonda oder buchhaltungsbutler ermöglicht euch, Belege digital zu verarbeiten.

Banktransaktionen prüfen

Alle Belege zu sammeln und laufend zu übermitteln ist sicherlich eine zentrale Aufgabe im Monatsabschluss, aber nur eine Seite der Medaille. Das zweite Element, das für die Buchhaltung entscheidend ist, sind die Banktransaktionen. Hier kann es vier Konstellationen geben:

Monatsabschluss Buchhaltung
Beleg mit Banktransaktionen im selben Monat
Aufwand ohne offene Posten
Beleg ohne Banktranskation im selben Monat
Aufwand und offene Posten
Banktransaktion mit Beleg aus früherem Monat
Kein Aufwand und Reduktion offene Posten
Banktransaktion ohne Beleg
Unklarer Buchungsfall

Aus dieser Tabelle seht ihr, dass die Belege immer im Zusammenhang mit den Banktranskationen verbucht werden müssen. Um einen reibungslosen Monatsabschluss sicherzustellen, empfehlen wir euch:

Unser Tipp: Ermöglicht eurer Buchhaltung direkten Zugriff auf eure Kontoauszüge bzw. euer Online Banking. Damit erspart ihr euch eine weitere Schnittstelle.

Rechnungen und Belege vorkategorisieren

Ein häufiger Frustrationspunkt im Zuge des Monatsabschluss ist das Ping Pong mit der Buchhaltung in Bezug auf die Zuordnung der Rechnungen und Belege zu den richtigen Buchhaltungskonten. Bei aller Frustration ist hierbei Empathie mit der Buchhaltung geboten, denn aus den Belegen ist nicht immer ersichtlich, worum es sich inhaltlich handelt. Unsere Empfehlung lautet daher: Teamwork!

Unser Tipp: Viele Belegmanagement- und Buchhaltungs-Tools bieten die Möglichkeit, dass ihr die Belege selbstständig vorkategorisiert. Das erspart euch und der Buchhaltung Arbeit und senkt zudem eure Kosten für die externe Buchhaltung.

Monatsabschluss für Lager und Rechnungsabgrenzungen melden

Ein blinder Fleck im unterjährigen Reporting für viele Klein- und Mittelunternehmen ist die Bilanz. Warum die Bilanz für das monatliche Reporting so wichtig ist, erfährt ihr hier: Bilanz lesen und verstehen.

Damit ihr auch unterjährig eine gute Übersicht über euer Working Capital, euer Anlagevermögen und eure Kapitalentwicklung habt, empfehlen wir euch folgende Aufgaben in den Monatsabschluss zu integrieren:

Die monatsgenaue Darstellung dieser Sachverhalte im Monatsabschluss ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, dafür habt ihr im Ergebnis ein wesentlich aussagekräftigeres Reporting und reduziert den Aufwand für den Jahresabschluss.

Fazit: Monatsabschluss – just do it!

Wir haben volles Verständnis dafür, dass der Monatsabschluss niemals eure Lieblingsaufgabe werden wird. Jedoch überwiegen die Vorteile einer monatlichen Buchhaltung (korrektes Reporting, bessere Planbarkeit und Steuerung) definitiv die Nachteile (hoher Aufwand, viel Abstimmung).

Mit einem abgestimmten Prozess, sinnvoller Tool-Unterstützung und den oben angeführten Tipps wird der Monatsabschluss für alle Beteiligten einfacher und inhaltlich besser. Daher schließen wir mit derselben Empfehlung, die uns Nike für unsere Sportüberwindung gibt: Just do it!

Weiterführende Informationen

domonda: Erläuterungen zum Monatsabschluss von unserem Integrationspartner

Controlling verstehen: Video-Erklärung zu den Controlling-Aufgaben im Monatsabschluss 

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Beim Monatsabschluss werden alle Rechnungen, Belege und Transaktionen des Vormonats in der Buchhaltung erfasst. Als Ergebnis wird der Gewinn oder Verlust sowie die Steuerschuld des Monats ermittelt und für die interne und externe Steuerung genutzt. 

Der Monatsabschluss ist nicht verpflichtend, jedoch für die interne Steuerung und korrekte Erfassung der Steuerlast dringend empfohlen. Klein- und Mittelunternehmen, die nicht an der Börse notiert sind, sind in der Regel nur zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. 

Während in größeren Unternehmen eigene Buchhaltungsteams den Monatsabschluss durchführen, erfolgt dieser bei Klein- und Mittelunternehmen meistens im Zusammenspiel zwischen dem internen Team (Belegvorbereitung) und der externen Buchhaltung (Verbuchung, Ergebnisermittlung, Steuermeldung).

Diese Vorlage hilft dir deinen Monatsabschluss nachhaltig anhand einer Checkliste zu verfolgen.

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