Personalaufwandsquote: Der Benchmark für B2B Dienstleister
In einer meiner letzten Sprechstunden, die ich regelmäßig in Dienstleister Communities halte, hat mich ein Teilnehmer gefragt: „Was ist dein Benchmark für die Personalaufwandsquote?“. Meine Antwort kam wie aus der Pistole geschossen, da ich dieses Thema liebe. Doch ich habe schnell gemerkt, dass ich den Benchmark-Wert viel detaillierter herleiten muss, damit ein klares Bild für „Non Finance Nerds“ entsteht.
Was ist die Personalaufwandsquote?
Klassische Personalaufwandsquote = Personalaufwand / Umsatz
Personalaufwandsquote 2.0 = (Personalaufwand + Freelancer + GF Gehalt) / Umsatz
Pro Tipp: Die Zahlen für die Personalaufwandsquote findest du alle in deiner Buchhaltung in den Bereichen „Fremdleistungen“, „Personalaufwand“ und „GF-Gehalt“.
Was ist eine gute Personalaufwandsquote?
Schritt 1: Betrachte dein Unternehmen als Wasserfall
- Personal & Freelancer für die Delivery deiner Kundenaufträge
- Personal & Freelancer für die Verwaltung deines Unternehmens
Pro Tipp: Teile deine Personalkosten einfach grob auf diese Bereiche auf. Wenn eine Person primär für die Delivery da ist und auch ein paar Verwaltungstätigkeiten macht, rechne sie voll zur Delivery hinzu.
Schritt 2: Ziehe deinen Zielgewinn vom Umsatz ab
Erlaubte Kosten = Umsatz – Gewinn
Mein Benchmark für die Gewinnmarge von Agenturen, Beratungen und IT-Unternehmen liegt bei 20% Gewinn vom Umsatz.
Schritt 3: Rechne deine Fixkosten raus
Als anerkannter Benchmark gilt, dass diese Fixkosten nicht mehr als 15% deiner Umsätze ausmachen sollen. Und damit können wir unseren Wasserfall weiter aufbohren:
Nun wissen wir, uns bleiben noch 65% für unseren Personaleinsatz und die sonstigen Delivery Kosten.
Pro Tipp: Hier findest du detaillierte Benchmarks für alle Fixkostenkategorien – von Marketing bis IT:
Schritt 4: Hier ist dein Benchmark für die Personalaufwandsquote
Nun sind wir fast am Ziel. In der Regel haben Dienstleister noch ein paar weitere, nicht personalabhängige Kosten für ihre Leistungen (z.B.: kundenspezifischen IT-Lizenzen, Workshop-Material, Reisekosten zum Kunden). Wir rechnen damit, dass diese im Schnitt bei 5% vom Umsatz liegen.
Benchmark Personalaufwandsquote = 60% vom Umsatz
Die Zahl von 60% ist nicht ein errechneter Zufall, sondern liegt genau im Top Bereich, den auch HR Profis wie REFA empfehlen.
Pro Tipp: Eine noch präzisere Betrachtung deiner Personaleffizienz bietet dir die Labor Efficiency Ratio, die deinen Personaleinsatz mit dem Rohertrag ins Verhältnis setzt.
Die Kür: wie kann ich meine Personalaufwandsquote optimieren?
Margen steigern: Du musst nicht direkt an den Personalkosten schrauben, es gibt genügend Optimierungsmöglichkeiten am Umsatz:
- Preise erhöhen und Services mit hoher Marge priorisieren
- Rabatte reduzieren
- Wareneinsatz und sonstige variable Kosten senken
Personalkosten optimieren: Ein regelmäßiger Blick auf die Personal- und Gehaltsstruktur ist jedoch unausweichlich. Schau dir folgende Punkte an:
- Verhältnis von Freelancern zu internen Mitarbeitern prüfen
- Gehaltsstruktur mit vergleichbaren Unternehmen benchmarken
- Geschäftsführergehälter kritisch prüfen
Pro Tipp: Brich deinen Personaleinsatz noch weiter herunter und prüfe die Ratio für deine Geschäftsbereiche (Vertrieb/Marketing, Delivery und Management). Dadurch kannst du Schiefstände einfach erkennen.
Fazit: Die Personalaufwandsquote gehört in dein Kennzahlensytem
Die Personalaufwandsquote ist für personalintensive Unternehmen, wie Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister eine sehr wichtige Kennzahl und Quelle für viel Optimierungspotenzial.
Mein Benchmark der Personalaufwandsquote liegt für diese Branchen bei 60 % des Umsatzes ist. Dies ermöglicht es, gute Gehälter zu zahlen und – unter der Annahme, dass die Fixkosten nicht explodieren – eine ordentliche Gewinnmarge mitzunehmen.
Weiterführende Informationen
Refa: Personalaufwandsquote
Büro Kaizen: Insights zur Arbeitseffizienz
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Die Personalaufwandsquote ist eine Kennzahl, welche deinen Personaleinsatz ins Verhältnis mit deinen Umsätzen setzt. Sie zeigt, wie effektiv du dein Personal einsetzt.
Ein guter Wert für Dienstleister liegt bei 60%. Damit erreichst du gute Margen und kannst solide Gewinn erwarten.
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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