Fixkosten senken: 5 Hebel für schnelle Erfolge 

Fixkosten senken
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Fixkosten senken:

Unternehmen wollen häufig nur eines: Mehr Umsatz! Versteht uns nicht falsch, wir unterstützen das. Nur reicht „mehr Umsatz“ nicht für ein nachhaltiges Wachstum. Dieses benötigt eine zweite Komponente und die heißt: Fixkosten senken.

Fixkosten werden häufig bei der Gewinnoptimierung übersehen, dabei haben die meisten Unternehmen einen zu hohen Fixkostenanteil und schleppen Kosten mit, die nicht notwendig sind.

Wir zeigen euch, wie ihr Ballast aus eurer Kostenstruktur abwerfen und eure Fixkosten senken könnt.

Fixkosten senken: Die 5 größten Hebel

Fixkosten sind nach der guten alten Lehre alle Kosten, die unabhängig vom Umsatz anfallen. Dazu zählen zwei große Gruppen:

Wir behandeln in diesem Beitrag die sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Diese beinhalten folgende Kostenblöcke:

Das Ziel für Dienstlester sollte sein, dass diese Fixkosten < 15% vom Umsatz sind. Im Folgenden gehen wir diesen Kostenblöcke an den Kragen:

Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.

Fixkosten senken #1: Die Software Abo Falle

Wir streichen uns potenziell selbst, aber die Wahrheit ist: die meisten Unternehmen haben viele Software Tools, die zu wenig genutzt werden.

Die Falle dabei ist, dass die Lizenzen pro Tool nicht viel kosten, aber wenn ihr für jeden Anwendungsfall ein Tool für 80 EUR pro Monat nutzt, dann ist es eben in Summe viel Potenzial, mit dem ihr Fixkosten senken könnt.

Unser Benchmark: Die Software-Kosten sollten <3% von eurem Umsatz betragen.

Ein Beispiel dazu: das klassische Dienstleistungsunternehmen hat folgende Software Tools im Einsatz:

Bereich Anwendungsfall Beispiel Tool Beispiel Kosten pro Monat
Operations
Task Management
Asana
150 EUR
Customer Support
Zendesk
150 EUR
Projekt Management
Monday
100 EUR
Dokumente, Workspace
Microsoft, Google etc.
500 EUR
Workspace
Notion
80 EUR
Kommunikation
Slack
300 EUR
Passwort Manager
1Password
80 EUR
Design
Adobe/ Figma
60 EUR
Finance
Angebote, Rechnungen
PandaDoc
250 EUR
Buchhaltung
Lexoffice, sevDesk, DUO
90 EUR
Controlling
Adam
200 EUR
Marketing
Meeting buchen
Calendly
50 EUR
CRM, Marketing
Hubspot
800 EUR
E-Mail
Mailchimp
300 EUR
Website
WordPress, Elementor
100 EUR
Summe
> 3.000 EUR
Nun kann es sein, dass all diese Tools sinnvoll eingesetzt sind. Damit ihr das prüfen und eure Software Fixkosten senken könnt, empfehlen wir, dass ihr die Liste um folgende Punkte ergänzt:
Alle Software Tools, die selten durch wenig User genutzt werden und nicht wichtig sind, sind eure Fixkosten senken Kandidaten.

Unser Tipp: Schaut euch eure aktuellen Pläne an und prüft, ob ihr mit einem kleineren Paket oder weniger User auskommt.

Fixkosten Senken #2: Das schicke Büro

Keine Sorge, wir empfehlen euch nicht, dass ihr euch im Home Office einbunkern müsst. Wir wissen den Wert von Büros zu schätzen, jedoch steckt in Bürokosten eine Falle für zu hohe Fixkosten, an die ihr euch für lange Zeit binden müsst.

Was häufig vergessen wird: für ein Büro fällt nicht nur die Miete an, sondern in der Regel folgende Fixkosten:

Diese Nebenkosten machen zwischen 30-50% der Miete aus. Wenn ihr also ein Büro für 1.500 EUR pro Monat mietet, könnt ihr euch auf laufende Bürokosten von ca. 2.100 EUR im Monat gefasst machen.

Unser Benchmark: Die Bürokosten sollten <4% von eurem Umsatz betragen.

Wenn ihr also Bürokosten, wie im Beispiel von 2.100 EUR monatlich habt, dann sollten eure monatlichen Umsätze bei mindestens 52.500 EUR liegen.

Unser Tipp: Prüft die einzelnen Kostenblöcke innerhalb der Bürokosten. Gerade bei den Nebenkosten kann durch Anbieterwechsel viel rausgeholt werden.

Fixkosten Senken #3: Zu viel des Marketings

Es gibt mittlerweile mehr Sales Coaches als diese Kunden haben können und alle erzählen dir dasselbe: „Investiere in Marketing und du wirst durch die Decke wachsen.“ Zu diesen Marketing Ausgaben zählen:

Eines vorweg: wir investieren selbst reichlich Geld und Zeit in unser Marketing, aber bei uns steht der Return on Investment im Vordergrund und darauf solltet ihr euch achten.

Das ist auch der große Unterschied von Marketingkosten zu den anderen hier behandelten Fixkostenblöcken. Beim Marketing geht es um Neukunden-Akquise, daher liegt der Benchmark weniger beim Gesamtumsatz als beim Neukundenumsatz.

Unser Benchmark: Die Marketing Kosten sollten <5% von eurem Umsatz  oder 10% von eurem Neukunden Umsatz betragen.

Hier findet ihr unser Interview mit den Marketing-Profis von takeoff PR zum Thema „Was darf Marketing kosten?“

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Fixkosten Senken #4: Die teuren Berater

Wir lassen uns alle gerne von Profis helfen, aber zu welchem Preis? In wachsenden Unternehmen beobachten wir oft eine Kostenexplosion bei den Beratungskosten. Dazu zählen:
Bei diesen Kostenblöcken müsst ihr immer abwägen, ob sie notwendig und ob das aktuelle Service-Level nicht zu hoch für euren Bedarf ist.

Unser Benchmark: Die Beratungskosten sollten <3% eurer Umsätze ausmachen.

Damit ihr Fixkosten senken könnt, prüft folgende Wege:

Unser Tipp: Hier findet ihr unsere Benchmarks zu Steuerberaterkosten in Deutschland und in Österreich.

Fixkosten Senken #5: Mobilität und Wine & Dine

Zum Abschluss folgt der Kostenblock, den ihr am schnellsten eliminieren könnt, der aber auf das Ego drückt. Es sind folgende Kosten:

Natürlich ist es im Dienstleistungsgeschäft wichtig, mobil zu sein und einen guten Kontakt mit den Kunden zu pflegen. Dafür müsst ihr aber nicht im Firmen-Tesla anreisen, den Kunden zu Hummer und Champagner einladen und dann im Park Hyatt nächtigen. Im Gegenteil.

Dasselbe gilt im Verhältnis mit euren Mitarbeitenden. Es macht Sinn, eurem Team mehr als nur Geld zu bieten. Das heißt aber nicht, dass ihr mit dem gesamten Team jedes Jahr nach Ibiza reisen müsst und jedem ein Lastenfahrrad schenkt Etwas (mehr) Wertschätzung tut es häufig schon.

Unser Benchmark: Die Mobilitäts- und Bewirtungskosten sollten <3% eurer Umsätze ausmachen.

Wenn ihr also monatliche Umsätze von 200.000 EUR erwirtschaftet, dann solltet ihr maximal 6.000 EUR pro Monat für eure Mobilität ausgeben.

Unser Tipp: Wenn ihr für Kundenprojekte reisen müsst, dann rechnet die Reisekosten in eure Preise ein bzw. vereinbart, dass die Kunden die Reisekosten übernehmen.

Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.

Fazit: Fixkosten senken ist der Weg zum nachhaltigen Wachstum

Fixkosten senken und optimieren soll eure neue unternehmerische Daueraufgabe werden. Natürlich kommt der wichtigste Teil eures Wachstums über eure Marge. Wenn ihr diese antreibt und zusätzlich eure Fixkosten optimiert, dann erreicht ihr den doppelten Effekt.

Der Hebel im Fixkosten senken ist enorm, da die Einsparungen direkt auf den Gewinn zielen. Damit sind schon ein paar Prozentpunkte Einsparung potenzielle viel mehr Gewinn und mehr Erfolg für euer Unternehmen.

Weiterführende Informationen

Robert Giebenrath: 10 teuer Kostenfallen, erklärt vom externen CFO

Controlling Portal: Alles zur Kostenrechnung

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Fixkosten sind alle Kosten, die unabhängig vom Umsatz anfallen. Dazu zählen in der Regel Personalkosten und sonstige betriebliche Aufwendungen, wie Bürokosten, Marketing, Beratung, Reisen, Kfz etc.
Für ein Dienstleistungsunternehmen sollten die Fixkosten (Personal und sonstige betriebliche Aufwendungen) maximal 75% der Umsätze sein. Wenn ihr jedoch viele Freelancer einsetzt, dann muss die Quote entsprechend geringer sein. Ziel ist, dass 10-15% vom Umsatz als Gewinn bleibt.

Die schnellsten Optimierungen der Fixkosten sind in diesen 5 Bereichen:

  • Bürokosten
  • Marketing
  • Software
  • Beratung
  • Mobilität
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