Fixkosten senken: 5 Hebel für schnelle Erfolge
Unternehmen wollen häufig nur eines: Mehr Umsatz! Versteht uns nicht falsch, wir unterstützen das. Nur reicht „mehr Umsatz“ nicht für ein nachhaltiges Wachstum. Dieses benötigt eine zweite Komponente und die heißt: Fixkosten senken.
Fixkosten werden häufig bei der Gewinnoptimierung übersehen, dabei haben die meisten Unternehmen einen zu hohen Fixkostenanteil und schleppen Kosten mit, die nicht notwendig sind.
Wir zeigen euch, wie ihr Ballast aus eurer Kostenstruktur abwerfen und eure Fixkosten senken könnt.
Fixkosten senken: Die 5 größten Hebel
Fixkosten sind nach der guten alten Lehre alle Kosten, die unabhängig vom Umsatz anfallen. Dazu zählen zwei große Gruppen:
- Personalkosten: Gehälter, Nebenkosten, Benefits
- Sonstige betriebliche Aufwendungen : Sachkosten, Beratung
Wir behandeln in diesem Beitrag die sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Diese beinhalten folgende Kostenblöcke:
- Büro: Miete, Nebenkosten, Einrichtung
- Mobilität: Reisen, Kfz
- Marketing: Werbung, Online Marketing, Messen
- Beratung: Rechtsanwalt, Steuerberater
- IT: Software, Wartung
- Sonstige: Versicherungen, Weiterbeildung, Bankspesen etc.
Das Ziel für Dienstlester sollte sein, dass diese Fixkosten < 15% vom Umsatz sind. Im Folgenden gehen wir diesen Kostenblöcke an den Kragen:
Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.
Fixkosten senken #1: Die Software Abo Falle
Die Falle dabei ist, dass die Lizenzen pro Tool nicht viel kosten, aber wenn ihr für jeden Anwendungsfall ein Tool für 80 EUR pro Monat nutzt, dann ist es eben in Summe viel Potenzial, mit dem ihr Fixkosten senken könnt.
Unser Benchmark: Die Software-Kosten sollten <3% von eurem Umsatz betragen.
Ein Beispiel dazu: das klassische Dienstleistungsunternehmen hat folgende Software Tools im Einsatz:
| Bereich | Anwendungsfall | Beispiel Tool | Beispiel Kosten pro Monat |
|---|---|---|---|
|
Operations |
Task Management |
Asana |
150 EUR |
|
Customer Support |
Zendesk |
150 EUR |
|
|
Projekt Management |
Monday |
100 EUR |
|
|
Dokumente, Workspace |
Microsoft, Google etc. |
500 EUR |
|
|
Workspace |
Notion |
80 EUR |
|
|
Kommunikation |
Slack |
300 EUR |
|
|
Passwort Manager |
1Password |
80 EUR |
|
|
Design |
Adobe/ Figma |
60 EUR |
|
|
Finance |
Angebote, Rechnungen |
PandaDoc |
250 EUR |
|
Buchhaltung |
Lexoffice, sevDesk, DUO |
90 EUR |
|
|
Controlling |
Adam |
200 EUR |
|
|
Marketing |
Meeting buchen |
Calendly |
50 EUR |
|
CRM, Marketing |
Hubspot |
800 EUR |
|
|
E-Mail |
Mailchimp |
300 EUR |
|
|
Website |
WordPress, Elementor |
100 EUR |
|
|
Summe |
|
|
> 3.000 EUR |
- Häufigkeit der Nutzung (1 = wöchentlich, 5 = 1x pro Jahr)
- Wichtig für das Business (1 = sehr wichtig, 5 = unwichtig)
- Anzahl Nutzer im Unternehmen
Unser Tipp: Schaut euch eure aktuellen Pläne an und prüft, ob ihr mit einem kleineren Paket oder weniger User auskommt.
Fixkosten Senken #2: Das schicke Büro
Keine Sorge, wir empfehlen euch nicht, dass ihr euch im Home Office einbunkern müsst. Wir wissen den Wert von Büros zu schätzen, jedoch steckt in Bürokosten eine Falle für zu hohe Fixkosten, an die ihr euch für lange Zeit binden müsst.
- Miete: laufende Miete, Kautionen
- Betriebskosten: Reinigung, Strom, Gas, Wassser, Instandhaltung
- Kommunikation: Internet, Telefon
- Büroeinrichung: Möbel, Material, Kaffee
Diese Nebenkosten machen zwischen 30-50% der Miete aus. Wenn ihr also ein Büro für 1.500 EUR pro Monat mietet, könnt ihr euch auf laufende Bürokosten von ca. 2.100 EUR im Monat gefasst machen.
Unser Benchmark: Die Bürokosten sollten <4% von eurem Umsatz betragen.
Wenn ihr also Bürokosten, wie im Beispiel von 2.100 EUR monatlich habt, dann sollten eure monatlichen Umsätze bei mindestens 52.500 EUR liegen.
Unser Tipp: Prüft die einzelnen Kostenblöcke innerhalb der Bürokosten. Gerade bei den Nebenkosten kann durch Anbieterwechsel viel rausgeholt werden.
Fixkosten Senken #3: Zu viel des Marketings
Es gibt mittlerweile mehr Sales Coaches als diese Kunden haben können und alle erzählen dir dasselbe: „Investiere in Marketing und du wirst durch die Decke wachsen.“ Zu diesen Marketing Ausgaben zählen:
- Branding
- Marketing Aktionen
- Offline Werbung
- Online Ads
- Performance Marketing
- Offline Events, wie Messen, Mitglieder
Eines vorweg: wir investieren selbst reichlich Geld und Zeit in unser Marketing, aber bei uns steht der Return on Investment im Vordergrund und darauf solltet ihr euch achten.
Unser Benchmark: Die Marketing Kosten sollten <5% von eurem Umsatz oder 10% von eurem Neukunden Umsatz betragen.
Hier findet ihr unser Interview mit den Marketing-Profis von takeoff PR zum Thema „Was darf Marketing kosten?“
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Mehr InformationenFixkosten Senken #4: Die teuren Berater
- Buchhaltung und Steuerberater
- Rechtsanwalt
- Finance Berater
- Unternehmensberater & Coaches
- Agenturen
- Freelancer (die nicht an Kunden weiterverrechnet werden)
Unser Benchmark: Die Beratungskosten sollten <3% eurer Umsätze ausmachen.
- Leistungsnachweise für Stundenabrechnungen anfordern und prüfen
- Reduktion der Pauschalen: wenn ihr den Service nicht nutzt
- Insourcing: vorbereitende Buchhaltung, Admin Aufgaben im Team verteilen
- Externes Coaching und selbst lernen statt vollständigem Outsourcne
Unser Tipp: Hier findet ihr unsere Benchmarks zu Steuerberaterkosten in Deutschland und in Österreich.
Fixkosten Senken #5: Mobilität und Wine & Dine
Zum Abschluss folgt der Kostenblock, den ihr am schnellsten eliminieren könnt, der aber auf das Ego drückt. Es sind folgende Kosten:
- Reisekosten: Hotel, Flug, Bahn, ÖPNV
- Fahrzeuge: Firmenwagen oder -fahrräder samt Nebenkosten
- Bewirtung: Essen mit Kunden oder Mitarbeiter, Team Retreats
Natürlich ist es im Dienstleistungsgeschäft wichtig, mobil zu sein und einen guten Kontakt mit den Kunden zu pflegen. Dafür müsst ihr aber nicht im Firmen-Tesla anreisen, den Kunden zu Hummer und Champagner einladen und dann im Park Hyatt nächtigen. Im Gegenteil.
Dasselbe gilt im Verhältnis mit euren Mitarbeitenden. Es macht Sinn, eurem Team mehr als nur Geld zu bieten. Das heißt aber nicht, dass ihr mit dem gesamten Team jedes Jahr nach Ibiza reisen müsst und jedem ein Lastenfahrrad schenkt Etwas (mehr) Wertschätzung tut es häufig schon.
Unser Benchmark: Die Mobilitäts- und Bewirtungskosten sollten <3% eurer Umsätze ausmachen.
Unser Tipp: Wenn ihr für Kundenprojekte reisen müsst, dann rechnet die Reisekosten in eure Preise ein bzw. vereinbart, dass die Kunden die Reisekosten übernehmen.
Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.
Fazit: Fixkosten senken ist der Weg zum nachhaltigen Wachstum
Fixkosten senken und optimieren soll eure neue unternehmerische Daueraufgabe werden. Natürlich kommt der wichtigste Teil eures Wachstums über eure Marge. Wenn ihr diese antreibt und zusätzlich eure Fixkosten optimiert, dann erreicht ihr den doppelten Effekt.
Der Hebel im Fixkosten senken ist enorm, da die Einsparungen direkt auf den Gewinn zielen. Damit sind schon ein paar Prozentpunkte Einsparung potenzielle viel mehr Gewinn und mehr Erfolg für euer Unternehmen.
Weiterführende Informationen
Robert Giebenrath: 10 teuer Kostenfallen, erklärt vom externen CFO
Controlling Portal: Alles zur Kostenrechnung
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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- Bürokosten
- Marketing
- Software
- Beratung
- Mobilität
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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