Förderungen in lexoffice – Der Verwaltungshölle keine Chance geben
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In unserem letzten Blogbeitrag haben wir uns mit Förderungen für Startups und KMU beschäftigt. Während Förderungen für Startups und KMU ein hocheffektives Mittel zur Finanzierung von Innovationen sind, ist der operative Aufwand für die Abwicklung nicht zu unterschätzen. Zum Glück gibt es aber großartige Buchhaltungs-Tools, mit denen die idealen Grundlagen für ein effektives „Förderungs-Controlling“ geschaffen werden können. In diesem Blogbeitrag erläutern wir euch, wie ihr Förderungen in lexoffice managen könnt.
1. Förderungen in lexoffice: Kosten kategorisieren
Allen Förderungen ist gemein, dass Kosten nur dann abgerechnet werden, wenn es auch Belege dazu gibt. Alle projektrelevanten Belege müssen daher entsprechend den Vorgaben des Förderprojekts kategorisiert werden. Lexoffice bietet hierfür sehr einfache Möglichkeiten:
Einzahlungen der Förderungen: In der Regel erfolgt die Bereitstellung der Gelder für Förderungen als Zuschuss oder Darlehen/Kredit. In beiden Fällen habt ihr in der Regel Einzahlungen ohne direkt zugehörigen Eingangsbeleg. Förderungen in lexoffice können über die Bankkontoanbindung jedoch sehr einfach erfasst werden.
Zuschuss: Im Falle von Zuschüssen, kategorisiert ihr die Einzahlung als “sonstige Einnahme. Wir empfehlen, im Feld „Beschreibung“ den Namen des Förderprojekts einzutragen.
Kredit/Darlehen: Im Falle von Zuschüssen, kategorisiert ihr die Einzahlung als “Darlehen“ und ergänzt im Feld „Beschreibung“ den Namen des Förderprojekts.
Förderfähige Kosten: In lexoffice nutzt ihr für sämtliche Eingangsbelege die vorhandenen Standardbuchungskategorien und könnt euch, sofern notwendig, ein Mapping zu den Kategorisierungsvorgaben des Förderprojekts erstellen. Damit habt ihr in einem Vorgang die reguläre Buchhaltung und das Förder-Controlling erledigt. Außerdem könnt ihr im Belegfeld „Beschreibung“ den Namen des Förderprojekts eintragen.
2. Förderungen in lexoffice: Zeiterfassung aufsetzen
Für die Anrechenbarkeit von Personalkosten sind Zeitaufzeichnungen aller im Förderprojekt mitarbeitenden Personen. Im Normalfall wird eine stundengenaue Aufzeichnung verlangt.
Um für Förderungen in lexoffice eine vollständige Zeiterfassung zu machen, habt ihr die Möglichkeit, mit Clockodo eines der beliebtesten Tools in eure lexoffice Anwendung zu integrieren. In Clockodo könnt ihr eure Arbeitszeiten getrennt nach den Förderprojekten buchen und abrechenbare Zeiten in lexoffice zu übertragen, um dort bei Bedarf eine Rechnung zu erstellen. Weitere Möglichkeiten zur Zeiterfassung, findet ihr in der lexoffice Hilfe.
3. Reporting für Förderungen aufsetzen
Nun habt ihr alles beisammen, um ein effektives Controlling eurer Förderprojekte durchzuführen. Über den lexoffice Belegexport könnt ihr euch alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen herunterladen und nach der Projektbeschreibung im Feld „Notiz“ filtern. Der Kontenexport ermöglicht euch zusätzlich sämtliche für das Projekt relevante Einzahlungen und Auszahlungen herunterzuladen. Aus diesen beiden Elementen könnt ihr pragmatisch ein Projekt-Reporting aufsetzen.
Zusätzlichen Mehrwert bietet euch die direkte Buchhaltungsschnittstelle von lexoffice zu Adam. Über diese bekommt ihr alle lexoffice Buchungen aufbereitet nach Profitabilität und Liquidität. Das spart euch manuelle Kleinarbeit in der Datenaufbereitung. Außerdem könnt ihr in Adam Planungen abbilden und Abweichungen regelmäßig überprüfen. Gerade bei Förderungen können Abweichungen große Liquiditätseffekte haben, die ihr am besten proaktiv abfedern könnt. Wie genau dies funktioniert, könnt ihr hier in den Adam Docs nachlesen.
Sprecht uns gerne an, wenn wir euch bei Einrichtung der Schnittstelle zwischen lexoffice und Adam helfen können, oder probiert es am besten gleich selbst aus mit einem kostenfreien Adam Test-Account.
Förderungen in lexoffice verwalten reduziert den Aufwand
Lexoffice ermöglicht eine einfache und effektive Möglichkeit zur digitalen Verarbeitung und Kategorisierung der förderrelevanten Rechnungen und Belege. Daher ist der Einsatz für alle bestehenden lexoffice Nutzenden hervorragend geeignet. Für Unternehmen, die bisher ihr Belegmanagement in Excel-Listen durchgeführt haben, bietet es zudem eine sehr gute Gelegenheit, um in die Welt der digitalen Buchhaltung mit lexoffice und seinen Integrationspartnern einzutauchen.
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