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Excel Forecast: Tu das nicht, aber wenn dann so… 

Excel Forecast
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Excel Forecast:
Excel ist ungeeignet für die Erstellung von Forecasts. Das zeigen dutzende Beispiele von kaputten, falsch rechnenden und unbedienbaren Excel Tapeten. Dennoch ist der Excel Forecast das meistgenutzte Planungsinstrument für Unternehmen.
Wir haben nicht den missionarischen Eifer euch den Excel Forecast wegzunehmen. Wir sind ja letztlich froh, wenn überhaupt geplant wird. Wir wollen aber sicherstellen, dass eure Excel Tapete nicht zu Frankensteins Monster wird.
Deshalb zeigen wir euch in diesem Blogbeitrag die häufigsten Fehler im Excel Forecast und einen Weg, wie die Übung glücken kann.

Warum ist ein Excel Forecast selten gut?

Wir alle lieben Excel, weil wir schnell und unkompliziert Sachen ändern können. Genau das wollen wir im Forecast nicht, denn das Ergebnis ist mit Excel immer gleich: Keiner kennt sich aus!

Die häufigsten Probleme lassen sich auf drei Themen herunterbrechen:

Kein Excel Forecast ohne Formelfehler:

Excel ist keine Datenbank. Damit sind auch die hinterlegten Formeln für euren Excel Forecast nicht verlässlich. Es schleichen sich Fehler ein, die unbemerkt bleiben oder deren Aufdeckung viel Nerven und Flüche kosten.

Daten abtippen > Forecasting: 

Einen Excel Forecast zu aktualisieren ist aufwändig. Es müssen bekannte Daten aus verschiedenen Datenquellen manuell eingegeben und auf Richtigkeit geprüft werden. Damit verschwendet ihr viel Zeit mit der Aufbereitung von Daten, die es schon gibt und reduziert eure Zeit mit der eigentlich wichtigen Aufgabe: der Beschäftigung mit der Zukunft. Mit zunehmender Datengröße sinkt die Performance von Excel rasch. Ein langsam ladendes Excel macht es auch unmöglich in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun.

Excel Forecast ist Elfenbeinturm und kein Teamwork

Sobald mehrere Personen mit einem Excel Forecast arbeiten, erhöht sich die Fehleranfälligkeit deutlich. Daten werden überschrieben, Formeln gelöscht und so weiter. Ein Forecast ist aber nun mal ein kollaborativer Prozess und keine Elfenbeinturm Aufgabe der Geschäftsführung.

Für einen Excel Forecast gibt es keinen Support:

Euer Excel Forecast ist eure Kreation. Wenn irgendetwas nicht mehr funktioniert, kann euch in der Regel niemand rasch helfen. Diejenigen „Experten“, die euch euren Forecast Excel reparieren, werden sich diese Dienstleistung zahlen lassen. Wenn ihr dafür also 1.500 EUR bezahlt, habt ihr die Kosten einer Controlling Software schon gezahlt.

Wie kann ein Excel Forecast funktionieren?

Wir wissen zu gut, dass euch diese Punkte zwar bekannt vorkommen werden, euch aber nicht von der Fortsetzung eures Excel Forecast abhalten werden. Daher möchten wir euch drei Tipps auf den Weg mitgeben, wie ihr euer Excel Forecast Monster zähmen könnt:

1. Baut einen einfachen Excel Forecast

Der wichtigste Tipp in Bezug auf euren Excel Forecast lautet: Verwirklicht euch nicht selbst! Ein Forecast soll maximal einfach und schnell zu erledigen sein. Es benötigt also keine smarten Excel-Pro Formeln für die Berechnung eurer Wachstumsrate. Es kommt nämlich sowieso anders. Geht bei der Erstellung eures Excel Foreacsts lieber so vor:

Excel Forecast Sheet Inhalt
Ergebnis: GuV Forecast
Erträge nach Produkten, direkte Kosten, Personal, sonstige Kosten
Ergebnis: Liquidität Forecast
Einzahlungen, Auszahlungen, Investitionen, Finanzierung
Hilfs-Sheet: Umsatz + direkte Kosten
Menge * Preis, direkte Kosten je Produkt
Hilfs-Sheet: Personalkosten
Lister Mitarbeiter:innen mit Gehältern + Nebenkosten
Hilfs-Sheet: Investitionen
Falls relevant: Investitioenn in Anlagen, Maschinen, Software etc.
Hilfs-Sheet: Finanzierung
Kredittilgung, -aufnahme, Eigenkapital etc.
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2. Definiert einen Bullet Proof Prozess

Ein guter Prozess kann ein schlechtes Tool zumindest teilweise heilen. Wenn ihr also schon Forecast mit Excel macht, dann definiert einen Bullet-Proof Prozess und legt fest, wer wann und wie euren Excel Forecast aktualisiert. Die folgende Grafik könnt ihr dafür als Grundlage nutzen:

Excel Forecast

Unser Tipp: Schreibt euren Forecast Prozess auf und kommuniziert diesen an alle Beteiligten. Stellt auch fixe Termine dafür ein.

3. Macht eine saubere Versionierung

Wenn ihr schon Excel Forecast macht, dann haben wir eine Challenge für euch: Jedes Mal, wenn ihr gefragt werdet: „Wo ist die aktuelle Forecast Datei“, macht ihr 100 Liegestütze.
Excel Versionierung verursacht erfahrungsgemäß immer dann Chaos, wenn die Versionierung nicht ordentlich organisiert ist. Der Datei Name „Excel Forecast V3_202402_FINAL” ist nicht, was wir suchen. Etabliert daher folgende Versionierungslogik für euren Excel Forecast:
Version Inhalt Zugriff Beispiel
Forecast Nummer_MAIN
Ergebnis des aktuellen und der früheren Forecasts
- Controlling: schreiben

- Teams: lesen

2024_FC1_Main
Forecast Nummer_PROGRESS
Aktuelle Datei für den laufenden Forecast
- Controlling: schreiben

- Teams: lesen

2024_FC2_Progress
Forecast Nummer_PROGRESS_TEAM
Falls relevant: Teil-Forecasts der Teams im laufenden Forecasts
- Controlling: schreiben

- Teams: lesen

2024_FC2_SALES
Mit dieser Logik habt ihr für jeden Forecast eine Ergebnisdatei, die klar gekennzeichnet und für alle einsehbar ist. Außerdem könnt ihr den aktuellen laufenden Forecast gut tracken.

Unser Tipp: Fügt als erste Seite in eurem Excel-Forecast einen Status Tracker ein, der für jede Aufgabe im Forecast den aktuellen Stand abbildet.

Fazit Excel Forecast: Wenn es sein muss, dann aber gut

Wir sind naturgegeben Fans von Software-Lösungen für das Forecasting und das Controlling, wollen aber niemanden ihr Lieblings-Excel wegnehmen. Schließlich wissen wir, dass Excel uns alle überleben wird.
Damit ihr jedoch nicht in die „I created a monster“ Falle tappt, nehmt euch die oben beschriebenen Tipps zu Herzen und bleibt konsequent in der Durchführung euresr Excel Forecast Prozesses.

Weiterführende Informationen

Microsoft: Tipps zum Excel Forecast vom Hersteller

Controlling Portal: Tipps zur Erstellung eines Forecasts mit Excel

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Die kurze Antwort lautet: „Nein“. Excel ist keine Datenbank und damit fehleranfällig. Außerdem ist die Kollaboration in Excel schwierig. Ein Forecast mit Excel ist aber möglich, wenn ihr ein einfaches Excel Template habt, einen felsenfesten Prozess etabliert und eine klare Versionierung habt.

Für die Erstellung eines Excel Forecasts benötigst du folgende Schritte:

  1. Template vorbereiten
  2. Bekannte Ist-Zahlen aus der Buchhaltung einspielen
  3. Gewinn und Verlust planen
  4. Liquidität planen
  5. Ergebnis abstimmen und Maßnahmen festlegen

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