Controlling Software für KMU: Benötige ich so etwas?

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Controlling Software:

Ein hartnäckiger Mythos bei Klein- und Mittelunternehmen lautet: „Ich benötige keine Controlling Software, das ist nur etwas für die Großen.“ Es wird nicht wundern, dass wir das anders sehen.

Die Frage hierzu lautet nicht, ob ich mir eine leisten kann, sondern ob ich mir es in Zeiten wie diesen leisten kann, keine zu haben.

In diesem Beitrag geben wir euch einen Überblick über Funktion und Nutzen von Controlling Software als Grundlage für eure Entscheidung.

Was macht eine Controlling Software?

Eine Controlling Software hat eine sehr einfache und gleichzeitig wichtige Aufgabe: sie unterstützt euch in der Steuerung eures Unternehmens. Unter dem Begriff „Steuerung“ sind folgende Prozesse vereint:

Die folgende Grafik zeigt den ewigen Kreis des Controllings:

Diese vier Prozesse haben in den letzten Jahren an Bedeutung und auch an Dynamik gewonnen. So können wir das Reporting der Kennzahlen viel schneller erhalten. Gleichzeitig können wir Planungen durch Software Funktionen, wie Trendanalysen, Szenarien etc. verbessern.

Warum benötigen KMU eine Controlling Software?

In KMU findet sich häufig folgende Situation vor:

Alle diese Punkte führen zu Stress und Unsicherheit für die Verantwortlichen. Beides sind nicht die idealen Voraussetzungen für eine gesunde Unternehmensentwicklung. Eine Software kann einen großen Teil dieser Probleme lösen, indem Sie:

Ziel einer Controlling Software für KMU ist es, euren Aufwand weg von den aufwendigen und wenig ergiebigen Tätigkeiten, hin zu den steuerungsrelevanten Tätigkeiten zu legen, wie folgende Grafik zeigt:

Diese Entwicklung ist keinesfalls Utopie, sondern das logische Ergebnis des Zeit- und Wissensgewinns durch eine richtig eingesetzte Software.

Unser Tipp: Messt euren monatlichen Zeitaufwand für euer Controlling. Dazu gehören Kennzahlen und Berichte aufbereiten, Planung erstellen, Soll-/Ist Analysen, Offene Posten etc. Wenn dieser größer als 3 Stunden ist, gibt es Verbesserungspotenzial.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Controlling Software?

Zugegeben: nicht jedes Unternehmen benötigt eine Software für ihr Controlling. Selbst wir hatten in den ersten Monaten nach der Gründung keine Software. Und das will was heißen, bei unserer Prägung.

Die Entscheidung kann also nicht pauschal getroffen werden. Folgende Indikatoren sind jedoch ein guter Hinweis:

Kategorie	Indikator	Nutzen einer Controlling Software
Interner Aufwand	Ihr verbringt aktuell viel Zeit für die manuelle Aufbereitung eurer Zahlen	Automatisierte Aufbereitung der Ist-Zahlen und Soll-/Ist Analyse
Anzahl Mitarbeiter:innen	Mehrere Mitarbeiter:innen eures Unternehmens sind mit den Finanzprozessen (Buchhaltung, Planung, Reporting etc.) betraut	Multi-User Fähigkeit, keine Dokumenten-Konflikte, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Komplexität eures Geschäftsmodell	Eines oder mehrere dieser Aspekte treffen auf euer Business zu: Projektgeschäft mit längeren Projektlaufzeiten > 3 Produkte/Services, für die ihr eure Umsätze auswerten wollt Viele Debitoren	Detaillierte Umsatz- und Kundenanalyse auf Knopfdruck; Darstellung der Anzahlungen, Forderungen und Laufzeiten
Komplexität eurer Kostenstruktur	Eines oder mehrere dieser Aspekte treffen auf euer Business zu: Trennung in variable und fixe Kosten > 5 Kostenblöcke, die ihr analysieren wollt Lager mit Warenverkehr Viele Lieferanten	Externe Stakeholder
Externe Stakeholder	Ihr habt externe Finanzierung über Banken, Eigenkapital etc. erhalten und seid verpflichtet, eure Ergebnisse zu berichten	Standardisierung der Berichte, vereinfachter Zugriff für Stakeholder

Wenn einer oder mehrere dieser Indikatoren für euch zutreffen, dann ist es definitiv Zeit für eine Controlling Software.

Dein Anforderungskatalog für die Controlling Software:

Nun wisst ihr also, ob eine Controlling Software für euch relevant ist, oder nicht. Bleibt noch die Entscheidung für die richtige Software.

Unser Tipp: Hier haben wir euch die relevantesten Controlling Tool Anbieter für Klein- und Mittelunternehmen in Deutschland und Österreich zusammengestellt: Controlling Tools für KMU

Bevor ihr jedoch anfangt, alle Anbieter auf einmal zu testen, empfehlen wir, euch einen Anforderungskatalog zu definieren. Diese kann so aussehen:

Kategorie	Anforderungen an Conrolling Software
Planung	Automatisierter Import von vergangenen Ist- und Plandaten als Grundlage

	Planungshilfen (Formeln, Berechnungen)

	Fortschreibung von Werten in die Zukunft mit oder ohne Veränderung

	Abbildung von Szenarien in der Planung

	Abbildung von Mehrjahresplänen
	Planung der Profitabilität (Erträge und Aufwendungen)
	Planung der Bilanz auf Basis der Profitabilität
	Automatisierte Cashflow Berechnung auf Basis Profitabilität und Bilanzplanung
	Direkte Planung der Ein- und Auszahlungen
Reporting	Automatisierte Erstellung der Berichte auf Basis der Buchhaltungsdaten

	Abbildung von grafischen Dashboards

	Vorschlag der wichtigsten Kennzahlen

	Individualisierung der Kennzahlen
	Abbildung Standardberichte für GuV, Bilanz und Cashflow
	Abbildung Daten aus mehreren Quellen
	Export der Berichte nach Excel oder PDF
Analyse	Automatisierte Soll-/Ist Analyse
	Abbildung von Benchmarks
	Flexible Analysen in den Berichten (Drill-Down)
	Systemgestützte Analyse von Trends und Szenarien
	Kommentarfunktion für Berichte und Planungen
Operatives Controlling	Abbildung Kostenrechnung

	Konsolidierung verschiedener Unternehmen

	Multi-User Zugriff mit unterschiedlichen Rollen (z.B.: Gesellschafter, Controller etc.)

Mit dieser Vorlage könnt ihr eure eure Controlling Software anhand eines Anforderungskatalogs bewerten.

Fazit: Controlling digitalisieren lieber jetzt als dann

Während wir berufsbedingt in dem Thema natürlich eine klare Tendenz vertreten, seht ihr dennoch aus den obigen Ausführungen, dass eine Controlling Software für Klein- und Mittelunternehmen zunehmend zum Standard wird und die Frage des „ob“ zunehmend durch die Frage nach „welche“ Software ersetzt wird.

Wir empfehlen, dass ihr euch die Controlling Prozesse, die ihr heute schon macht, anseht und diese um jene ergänzt, die ihr zukünftig verstärken wollt. Auf dieser Basis habt ihr euren Anforderungskatalog zusammen und könnt die Anbieter testen.

Weiterführende Informationen

Haufe: Überblick über Controlling Aufgaben in Unternehmen

Controlling Portal: Alles rund um das Thema Controlling

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

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Eine Controlling Software ist ein Tool, das euch bei der Durchführung der Unternehmenssteuerung hilft. Es bildet die Prozesse Planung, Reporting, Analyse und Maßnahmen ab.

Was kostet eine Controlling Software?

Standardisierte Software as a Service Lösungen sind für Klein- und Mittelunternehmen ab 50 Euro pro Monat verfügbar. Individuallösungen sind wesentlich teurer und wartungsintensiver.

Was macht das Controlling?

Das Controlling kümmert sich um Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmenserfolgs.Es hat eine strategische und eine operative Funktion. Controller:innen agieren als betriebswirtschaftliche Sparringspartner für die Geschäftsführung.