Denke in Szenarien: wie du deine Planung dynamisch hältst
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Szenarien:
Wir wollen das Problem der starren Planung lösen, indem wir uns vom Problem lösen und die Planung dynamisch machen. Dazu benötigen wir Szenarien, die uns verschiedene Wege zum Ziel zeigen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir euch, wie ihr eure Planung mit Szenarien dynamisch macht und euch damit besser für die Zukunft rüstetet.
Was sind Szenarien in der Planung?
Die Planung für Unternehmen definiert den Weg zur Erreichung der Ziele. In einer idealen Welt legt man einmal den Weg fest und verfolgt diesen, bis das Ziel erreicht ist. Nun führen aber bekanntlich viele Wege nach Rom und die Routenwahl sollte auf Basis der neuen Lage neu festgelegt werden. Hier kommen die Szenarien ins Spiel:
Szenarien sind Beschreibungen möglicher Entwicklungen in der Zukunft. Die Szenarioplanung legt den Weg zum Umgang mit den Szenarien fest.
Wie wir aus dieser Definition sehen, geht es dabei nicht darum, das wahrscheinlichste aller Szenarien auf den Punkt zu treffen, sondern sich aktiv mit möglichen Entwicklungen zu beschäftigen und eine „Coping Strategie“ zu entwickeln. Folgende Fragen sind dabei relevant:
- Was passiert, wenn meine größten Kunden reduzieren bzw. kündigen?
- Kann ich das Umsatzwachstum mit meinen aktuellen Ressourcen stemmen oder muss ich aufstocken?
- Was passiert, wenn meine externen Kosten um x% steigen?
- Gibt es Liquiditätslücken auf die ich mich vorbereiten muss (z.B.: Kreditrückzahlungen)?
Anhand dieser oder anderer Fragen könnt ihr verschiedene Szenarien durchspielen. Die drei Klassiker sind in folgender Grafik dargestellt:
Im Folgenden gehen wir auf die klassischen Szenarien ein:
Szenarien in der Planung: Expected Case oder alles bleibt, wie es war
Das bekannteste aller Szenarien ist tief in der menschlichen Psyche verwurzelt und geht davon aus, dass alles bleibt, wie es war und der bestehende Trend sich fortsetzt. Dieses Szenario lautet „Expected case“ und findet sich in den meisten Budgets von Unternehmen wieder. Folgende Aspekte kennzeichnen dieses Szenario:
- Annahme: Alles verläuft wie erwartet, kleinere Abweichungen
- Profitabilität: Wohin entwickeln sich Umsatz und Kosten?
- Liquidität: Welche Sicherheiten können wir aufbauen?
- Methodik: Fortschreibung bestehender Entwicklungen
Ihr seht schon, dass der Expected Case das logischste aller Szenarien ist, aber Hand aufs Herz: wie oft ist der expected case in der gelebten Praxis schon eingetreten? Da dies sehr selten ist, benötigt es zwei weitere Szenarien, die uns die Ränder des Möglichen abstecken:
Unser Tipp: Setzt eure Expected Case Planung auf bestehenden Ist-Daten auf. Sofern ihr brauchbare Vorjahreswerte zur Verfügung habt, nutzt diese um saisonale Effekte abgleichen zu können.
Szenarien in der Planung: Worst case oder alles geht schief
Eine der psychisch schwierigeren Beschäftigungen mit Szenarien in der Zukunft ist der Worst Case, oder der schlechteste Fall. Dieses Szenario geht der Frage nach, was zu tun ist, wenn die ungünstigste Entwicklung stattfindet. Folgende Aspekte kennzeichnen dieses Szenario
- Annahme: Die Gesamtlage verschlechtert sich dramatisch, das Geschäft bricht ein
- Profitabilität: Welche Fixkosten belasten uns unabhängig vom Geschäft?
- Liquidität: Wie lange kommen wir noch mit unseren Mitteln durch?
- Methodik: Null-Umsätze einzelner Geschäftsmodelle, Fixkostensteigerungen, Finanzierungsengpässe
Der Worst Case tut natürlich schon bei der Planung weg, ist aber umso wichtiger. Schließlich zwingt er uns dazu, einen Notfallplan aufzustellen und ein Risikomanagement zu etablieren.
Unser Tipp: Definiert im Zuge des Worst Case Szenarios auch gleich ein Risiko-Maßnahmenpaket, das ihr aus der Schublade ziehen könnt. Alles zum Risikomanagement-Framework findet ihr in unserem Blogbeitrag: Risikomanagement – Handeln statt fürchten.
Szenarien in der Planung: Best case oder alles wird besser
Natürlich soll bei der Planung auch das Prinzip Hoffnung nicht zu kurz kommen. Innerhalb der Szenarien ist dafür der Best Case zuständig. Folgende Aspekte kennzeichnen dieses Szenario:
- Annahme: Das Geschäft wächst über den Erwartungen
- Profitabilität: Welche Umsätze sind mit den aktuellen Ressourcen möglich? Welche Kostensprünge erleben wir dadurch?
- Liquidität: Wie finanzieren wir das Wachstum und Investitionen?
- Methodik: Deckungsbeitragsplanung der Geschäftsmodelle, Investitionsplanung, Finanzierungsvarianten
So lustig der Best Case auch klingen mag, zeigt sich aus den Fragestellungen, dass ein starkes Wachstum auch zu finanziellen Problemen führen kann. Die Situation „pleite trotz voller Auftragsbücher“ ist eine gerade bei Klein- und Mittelunternehmen sehr bekannte. Daher gilt es auch für den Best Case zu prüfen, wieviel Wachstum ihr euch leisten könnt und ab wann ihr externe Finanzierungen oder Ähnliches benötigt.
Unser Tipp: Plant „Wachstumsschmerzen“ in euren Best Case ein. Gerade stark wachsende Umsätze können zu starken Fixkostensteigerungen (Personal, Infrastruktur) und Investitionen (Anlagen, Software) führen und die erwünschte Profitabilität zunichtemachen. Hier findet ihr alles zur Business Case Berechnung
Was muss ich bei der Planung von Szenarien berücksichtigen?
Die oben genannten Szenarien stecken die Mitte (Expected Case) und die Ränder (Best und Worst Case) ab. Die Wahrheit wird erfahrungsgemäß dazwischen liegen. Natürlich könnt ihr nun noch den „Pessimistic case“ , „vorsichtig optimistisch case“ etc. planen. Das macht aber wenig Sinn, denn das Ziel der Szenarien in der Planung ist eben nicht, jeden möglichen Fall durchzurechnen, sondern eine aktive Beschäftigung mit möglichen Entwicklungen. Kurzum: verwendet nicht zu viel Zeit mit der Planung.
Viel wichtiger ist es, für jedes Szenario folgende Qualitätskriterien zu berücksichtigen:
Plant Profitabilität und Liquidität integriert
Szenarien haben den Anspruch, euer Geschäft umfassend zu betrachten. Daher ist die Grundlage für die Bewertung von Szenarien ist eine integrierte Planung, die die Bereiche Profitabilität, Bilanz und Cashflow in einem geschlossenen System abbildet. Folgende Grafik zeigt die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Planungen:
Unser Tipp: Hier findet ihr eine umfassende Anleitung zur Etablierung einer integrierten Planung in eurem Unternehmen: Integrierte Planung aufsetzen
Szenarien auf Werttreiber und Effekte ausrichten
Verliert euch im Planungsprozess nicht im Detail. Ihr müsst nicht jede Kostenposition planen, sondern überlegt euch, was die wichtigsten Treiber eurer Szenarien sind. Dazu könnt ihr euch einen Werttreiberbaum aufzeichnen. Dieser kann für die Profitabilität beispielsweise so aussehen:
Im Planungsprozess könnt ihr für die Werttreiber jene erwartbaren Szenarien planen, die das Ergebnis signifikant beeinflussen werden. Diese Effekte werden separat beziffert. Daraus entsteht eine „Effekt-Brücke“, die den Einfluss der Effekte auf das Ergebnis darstellt.
Plant eure Szenairen möglichst periodengenau
Es nützt euch für die Szenarienplanung nichts, wenn ihr einen profitablen Jahresplan habt, diesen aber nicht erreichen könnt, weil die finanziellen Mittel zur Jahresmitte aufgebraucht sind. Die Aufteilung der Planung auf Monate ermöglicht euch, saisonale Effekte zu berücksichtigen. Als Faustregel könnt ihr auf folgende Detailgrade zurückgreifen:
| Planungszeitraum | Detailgrad Perioden | Detailgrad Inhalte |
|---|---|---|
|
Aktuelles Geschäftsjahr |
Monatswerte |
GuV, Bilanz, Cashflow |
|
+ 1 Jahr |
Monatswerte |
GuV, Bilanz, Cashflow |
|
+ 2 Jahre |
Halbjahres- oder Jahreswerte |
GuV, Bilanz, Cashflow |
|
+ 3-5 Jahre |
Jahreswerte |
Wichtigste Kennzahl |
Mit dieser Vorlage könnt ihr eure Erträge und Aufwendungen planen und das Ergebnis ableiten
Fazit: Szenarien rüsten euch für die Zukunft
Wir verstehen natürlich, dass die Planung nicht euer Lieblingsprozess ist und dass die Idee, die Planung nun für mehrere Szenarien zu machen, die Freude nicht zwingend steigert. Jedoch tut ihr euch damit einen großen Gefallen, denn ihr rüstet euch mit den Szenarien für das Unerwartete und das ist genau der unternehmerische Zweck der Planung.
Wir empfehlen, dass ihr euch die Übung für die Planung des kommenden Jahres zu Herzen nehmt und eure Planung für die drei Klassiker-Szenarien adaptiert. Wir garantieren euch, dass ihr im Ergebnis unserer Meinung sein werdet: Ein fixer Plan ist gut, dynamische Szenarien sind besser.
Weiterführende Informationen
Gartner: Szenarioplanung für Bereichsverantwortliche
Controlling Portal: Beschreibung des idealtypischen Planungsprozesses und der Planungsverfahren
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Szenarien sind Beschreibungen möglicher Entwicklungen in der Zukunft. Diese reichten meist von Worst Case (schlechtester Fall) bis zum Best Case (bestmöglicher Fall). Die Szenarioplanung legt den Weg zum Umgang mit den Szenarien fest.
Für die Erstellung eines Szenarios für die Planung benötigt ihr folgende Schritte:
- Annahmen festlegen
- Entwicklungen auf Profitabilität planen
- Entwicklungen auf Liquidität (Bilanz, Cashflow) planen
- Maßnahmen für Szenario festlegen
Das Worst Case Szenario beschreibt den unglücklichsten aller Fälle für eure Geschäftsentwicklung. Das kann im Einbruch der Umsätze, plötzliche Fixkostensprünge oder Engpässe bei der Finanzierung begründet sein. Es wird dabei angenommen, dass das schlechteste Ereignis eintritt. Die Planung soll diesem entgegenwirken.
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