Beratungskosten optimieren: Die teuren Berater

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Beratungskosten:

„Lass das doch extern von Profis machen.“ Diese Aussage hören Entscheider:innen in Dienstleistungsunternehmen bei vielen Prozessen. Das ist reizvoll, da Kapazitäten gering sind und meist schnell Abhilfe her muss. Doch Beratung von Profis hat seinen Preis und dieser zeigt sich in steigenden Beratungskosten.

Die Wette dabei ist: Die Ausgaben für externe Beratung sind geringer als Kosten und Aufwand bei interner Durchführung und das auch noch bei höherer Qualität. Aber stimmt das für alle Prozesse? Wir fühlen den Beratungskosten auf den Zahn und zeigen euch, wo ihr einsparen könnt.

Was gehört alles zu den Beratungskosten?

In der klassischen Gewinn- und Verlust Betrachtung fallen Beratungskosten in die sonstigen betrieblichen Aufwendungen und sind damit Fixkosten.

Unter die Beratungskosten fallen folgende Kostenblöcke:

Buchhaltung & Steuerberatung: Buchhführung, Lohnverrechnung, Jahresabschulss, Steuerberatung
Finanzberatung: Finance Coaches, Externe CFO, Controlling
Rechtsberatung: Anwalt, Notar
Unternehmensberatung: Strategie, Prozesse, Coaching
Freelancer: die nicht an Kunden weiterverrechnet werden

In dieser Aufzählung der Beratungskosten lassen wir Agenturen und Medienproduktionsunternehmen außen vor, da wir diese zu den Marketingkosten zählen.

Unser Tipp: Eure Buchhaltung muss euch eine exakte Auflistung der Beratungskosten, nach den oben dargestellten Kategorien liefern, damit ihr sinnvoll optimieren könnt. Wenn das noch nicht der Fall ist, stimmt das mit eurer Buchhaltung ab.

Wie hoch dürfen Beratungskosten sein?

Wir lassen uns alle gerne von Profis helfen und das soll auch Geld kosten. Das Schlimmste, was ein Unternehmen bei der Beratung machen kann, ist, billig einzukaufen. Denn wie überall gilt auch bei den Beratungskosten: „Billig ist teuer“

Jedoch müsst ihr bei der Beratung abwägen, ob sie notwendig und ob das aktuelle Service-Level nicht zu hoch für euren Bedarf ist.

Unser Benchmark: Die Beratungskosten sollten maximal 3% von eurem Umsatz betragen.

Beispiel: ein Dienstleistungsunternehmen mit 20 Mitarbeitern hat folgende monatliche Beratungskosten:

Beratungskosten	Monatliche Kosten
Buchhaltung	400 EUR
Lohnverrechnung	500 EUR
Steuerberatung	400 EUR
Finance Coach / Controlling	400 EUR
Rechtsberatung	300 EUR
Unternehmensberatung, Coaching	500 EUR
Freelancer	1.000 EUR
Summe Beratungskosten	3.500 EUR

Wenn ihr unserem Benchmark folgt, müsst ihr bei 3.500 EUR Software Kosten im Monat in etwa 120.000 EUR Umsatz pro Monat erreichen.

Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.

Beratungskosten optimieren #1: Festpreise oder Leistungsnachweise

Die Entscheidung der Verrechnungsmethoden mit Beratungen ist oft eine zwischen Pest und Cholera. In der Regel werden zwei Wege angeboten:

Wir bevorzugen Festpreise, weil diese planbar sind. Das lässt sich jedoch nicht immer durchsetzen. Was also tun?

In jedem Fall müsst ihr vorab die Zeit investieren, um den Umfang der Beratung genau abzustecken. Drei Punkte sind dafür relevant:

Unser Tipp: Wenn ihr Abrechnung nach Aufwand vereinbart habt, lasst euch monatlich zu den Rechnungen die Leistungsnachweise schicken und kontrolliert diese.

Beratungskosten optimieren #2: Service Level reduzieren

Häufig erleben wir den Fall, dass Unternehmen „überberaten“ sind. Das heißt, dass mehr Service von der Beratung geliefert wird, als eigentlich notwendig ist. Das führt natürlich zu höheren Beratungskosten, die leicht vermeidbar sind, wenn ihr folgende Übung regelmäßig für alle Beratungskosten macht:

Beispiel: Wenn ihr monatliche Coachings zu einem Thema zahlt, diese aber regelmäßig verschiebt und nur quartalsweise nutzt, dann könnt ihr das Service Level reduzieren.

Unser Tipp: Prüft in euren Beratungsverträgen, wie lang ihr an ein Service Level gebunden seid und reduziert dieses rechtzeitig bevor die nächste Periode weiterläuft.

Beratungskosten optimieren #3: Insourcing

Ein regelmäßiger Fehler, den wachsende Unternehmen machen ist, dass einmal an Beratungen ausgelagerte Leistungen nicht mehr ins Unternehmen zurückgeholt werden. Jedoch wächst mit der Zeit euer Team und somit auch die Kapazität, um weitere Aufgaben zu übernehmen. Die Kunst liegt darin, einen guten Mix zwischen Inhouse und Outsourcing zu finden. Beispiele hierfür sind:

Vorbereitende Buchhaltung
Einfache Verträge aufsetzen
AGB aktualisieren
Controlling Berichte erstellen
Ist-Analysen für Beratungsprojekte durchführen
Wartung der Software Lizenzen

Beispiel: In der Buchhaltung ist es mittlerweile zum de facto Standard geworden, dass die Vorerfassung der Belege auf Konten und Kostenstellen inhouse gemacht wird und nur die finale Buchung extern erfolgt. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Daten.

Unser Tipp: Macht euch für jeden Prozess, der aktuell durch Beratungen gemacht wird eine Aufgabenliste und prüft, welche Aufgaben ihr sinnvoll inhouse durchführen könnt.

Beratungskosten optimieren #4: Coaching statt Outsourcing

Der beste Weg um Beratungskosten zu reduzieren ist es, die Dinge, die eure Berater machen, selbst zu erlernen und zwar direkt von euren Beratern. Das Stichwort lautet Coaching.

Coaching ist voll im Trend und das zu Recht. Im Unterschied zu regelmäßigen Beratung bekommt ihr hier ein Do it yourself Training und lernt von den Profis, wie ihr die Themen zukünftig selbst durchführen könnt.

Coaching hat zwar in der Regel etwas höhere Stundensätze als die klassische Beratung und erfordert mehr Einsatz von euch, bringt euch aber mittelfristig einen unschätzbaren Wissenstransfer.

Beispiel: Wir coachen unsere Kunden in den ersten beiden Jahren zu Controlling Themen, so dass sie ab Jahr 3 ihre eigenen Sparringspartner werden und Adam „nur“ noch als Software nutzen.

Unser Tipp: In der Coaching Branche gibt es viele Quacksalver. Investiert in praxiserprobte Experten und lasst euch mindestens alle 2 Wochen von diesen coachen. Definiert mit ihnen auch eine Roadmap zur Übernahme der Themen durch euch.

Fazit: Investiert in Beratung, die euch weiterbringt

Wer wachsen will, kann nicht alles selbst machen und muss mit Profis arbeiten. Damit ist auch klar, dass die Beratungskosten in wachsenden Unternehmen nicht nur notwendig sondern auch wichtig sind. Jedoch solltet ihr euch nicht „überberaten“ lassen und ein wachsames Auge auf die Ergebnisse haben, die ihr von euren Beratern für euer Geld bekommt.

Investiert daher lieber in weniger, dafür gute Beratungen, die euch nach vorne bringen und euch gleichzeitig einen Wissenstransfer ermöglichen.

Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.

Weiterführende Informationen

Haufe: Finance Leitfaden zu Beraterkosten

Handelsblatt: Steuerberaterkosten 2024

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Wie hoch sollen Beratungskosten sein?

Beratungskosten sollen für mittelgroße Dienstleister in der Regel nicht mehr als 3% des Umsatzes ausmachen.

Was gehört zu den Beratungskosten?

Zu den Beratungskosten gehören:

Steuerberatung
Externe Buchhaltung
Lohnverrechnung
Rechtberatung
Unternehmensberatung
Coaching
Freelancer

Wie kann ich Beratungskosten reduzieren?

Die schnellsten Optimierungen der Fixkosten sind in diesen Bereichen:

Kostenwahrheit für Beratungskosten herstellen
Festpreise oder Leistungsnachweise fordern
Service Level auf Bedarf anpassen
Sinnvolles In- und Outsourcing Konzept mit Beratung umsetzen

Autor: Bernhard Frühlinger
Datum: 4. Juni 2024
Lesezeit: 4 min.

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