Reporting automatisieren – 4 Maßnahmen zur effizienten Umsetzung
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Mein Reporting automatisiert auf Knopfdruck. Das ist das verständliche Anspruchsniveau der Geschäftsführung. Die Realität sieht leider oft ganz anders aus. Während in Großunternehmen noch Finanz- und Controllingabteilungen den „Alles-auf-Knopfdruck“ Anspruch versuchen sicherzustellen, ist die Geschäftsführung von KMU meist auf sich alleine gestellt. Dabei entstehen oft komplexe „Excel-Tapeten“, die begrenzt Freude bringen. In diesem Beitrag stellen wir euch vier Maßnahmen vor, wie ihr euer Reporting automatisieren könnt.
1. Fokus auf's Wesentliche
Bevor ihr euer Reporting automatisiert stellt euch die Frage: „Was sind die wichtigsten Kennzahlen für mein Unternehmen?“. Diese Übung hilft enorm dabei, die Spreu vom Weizen zu trennen und den Fokus auf die wirklich wichtigen Kennzahlen zu legen.
Natürlich sollten einige Kennzahlen, wie Liquidität und Gewinn, von allen Unternehmen erhoben werden, aber wir erleben doch sehr häufig, dass mit großem Aufwand Kennzahlen erhoben werden, die für das Geschäftsmodell völlig irrelevant sind. Wir empfehlen euch folgende Übung:
Übung zur Festlegung der wesentlichen Kennzahlen
- Stellt euch vor, ihr habt nur eine Kennzahl zur Steuerung eures Unternehmens zur Auswahl, welche wäre das?
- Nun fügt die nächste hinzu und die nächste und die nächste bis ihr bei maximal 10 Kennzahlen angekommen seid.
- Schaut euch dann nochmals alle definierten KPIs an und prüft, ob noch elementare Kennzahlen fehlen. Diese könnt ihr dann noch ergänzen.
Unser Tipp: Arbeitet mit den „Großen 6“! Die wichtigsten Finanzkennzahlen haben wir für euch in diesem Blogbeitrag zusammengestellt.
2. Reporting automatisieren mit Datenmanagement
Sobald die wichtigsten Kennzahlen identifiziert sind, geht es an die Grundlagen, die euch das Reporting automatisieren ermöglichen. Schreibt für jede Kennzahl auf, wie diese berechnet werden (Formel), woher die Daten kommen (Datenquelle) und wer im Unternehmen für die Kennzahl verantwortlich ist (KPI Owner). Hierfür könnt ihr unser KPI-Karten Template verwenden.
Dein persönliches Template für die Erstellung einer KPI-Karte hilft dir dabei, die wesentlichen Informationen für jede deiner Kennzahlen zu erfassen.
Damit könnt ihr feststellen, für welche Kennzahlen bereits Datenbanken (z.B.: CRM Tool, Buchhaltungs-Tool) als Datenquelle zur Verfügung stehen. Die meisten dieser Tools bieten standardisierte Datenexporte an, die ihr als Grundlage für das Reporting nutzen könnt. Selbst wenn ihr die meisten Daten manuell in einer Excel-Tabelle erfasst, könnt ihr diese bereits so aufbereiten, dass die Erstellung für euer Reporting automatisiert funktioniert.
3. Reporting automatisieren in der Erstellung
Man könnte meinen, dass – sobald die relevanten Daten vorliegen – das Reporting automatisiert ablaufen sollte. Wir erleben jedoch häufig, dass gerade in der grafischen Aufbereitung der Kennzahlen, viel Aufwand in die Perfektion von Grafiken gesteckt wird. Natürlich ist es absolut wichtig, dass Daten übersichtlich aufbereitet sind, aber es muss nicht immer das komplexe mehrschichtige Wasserfall-Chart sein. Manchmal tut es auch eine gut strukturierte Tabelle.
Unser Tipp: Grafische Elemente helfen, den Fokus auf das Wesentliche zu richten. In diesem Blogbeitrag könnt ihr euch Anregungen holen!
Reporting automatisieren mit Controlling Tools & einfachen Auswertungen
Natürlich könnt ihr euer Reporting in großen Teilen mit eigens dafür geschaffenen Controlling Tools, wie unserer Adam Plattform auch vollständig automatisieren. Jedoch gibt es in jedem Unternehmen noch weitere Kennzahlen, die manuell berichtet werden müssen. Daher eignet es sich, eine schlanke Lösung für das Reporting dieser Kennzahlen bereitzuhalten.
4. Regelprozess etablieren
Der entscheidende Schritt für ein erfolgreiches Reporting ist, dass es regelmäßig und vollständig durchgeführt wird. Das Reporting automatisieren hat keinen Mehrwert, wenn die Berichte nicht regelmäßig analysiert und für die Unternehmenssteuerung genutzt werden.
Um dies sicherzustellen, solltet ihr einen Prozess festlegen, der die wesentlichen Schritte für das Reporting – Daten erheben, Berichte erstellen, Berichte analysieren, Maßnahmen festlegen – für jeden Berichtszeitpunkt terminiert und Verantwortlichkeiten definiert. Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass ihr immer am 15. Tag des Folgemonats euer Profitabilitäts-Reporting besprecht. Von diesem Termin könnt ihr dann rückwirkend planen und die weiteren Prozessschritte terminieren.
Berichtskalender um Regelprozess im Reporting zu etablieren
Dabei könnt ihr euch einen Berichtskalender erstellen, der euch für jeden Report den gewünschten Berichtszeitpunkt und die Berichtsperiode angibt.
Dein persönlicher Reporting Kalender hilft dir dabei, dein Finanzreporting zu strukturieren und einen Überblick über die notwendigen Reports zu erhalten.
Fazit: Reporting automatisieren geht Schritt für Schritt
Das Reporting automatisieren ist gerade im KMU-Umfeld nur eingeschränkt möglich. Jedoch könnt ihr mit einer klaren Fokussierung auf die wesentlichen Kennzahlen, gut gepflegter Basisdaten, einem strukturierten Reporting-Prozess und mit Tool-Unterstützung ein effizientes Reporting etablieren, das schon fast für so etwas wie „Knopfdruck-Gefühl“ sorgt.
Weiterführende Informationen
nwb Verlag: Artikel zur Chancen für KMU durch automatisiertes Reporting
Haufe: Die passenden Visualisierungstypen für Reporting
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Ein automatisiertes Reporting ermöglicht Zeit für Analyse und Entscheidungen. Die Ansatzpunkte um das Reporting zu automatisieren, finden sich vor allem in der Datenaufbereitung und der einheitlichen Visualisierung der Berichte.
Während viele Kennzahlen abhängig von der Branche und dem Geschäftsmodell sind, gelten Gewinn- und Verlust, Cash Flow und ausgewählte Bilanzkennzahlen als allgemein relevante Kennzahlen.
Ein Reporting Tool ist eine Software-Lösung, welche die grafische Aufbereitung von Kennzahlen und Berichten automatisiert und intelligente Analysemöglichkeiten bereitstellt.
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