Was treibt mein Geschäft? So entwickelst du ein Kennzahlensystem für dein Unternehmen
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Kennzahlensysteme:
Die immer schnellere und qualitativ hochwertigere Verfügbarkeit von Kennzahlen ist nicht nur für uns Controller:innen ein Grund zur Freude. Es ermöglicht Klein- und Mittelunternehmen ihre Performance zu optimieren und Risiken früher zu erkennen.
Die Kehrseite davon ist, dass viele Unternehmen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen und sich im Datenwust verlieren. Hauptverantwortlich dafür sind wild durcheinander geworfene Zahlen, die ohne Bezug zueinander stehen, oder anders gesagt: das Fehlen eines Kennzahlensystems.
In diesem Blogbeitrag erarbeiten wir euch einen pragmatischen Weg zur Entwicklung des passenden Kennzahlensystems für euer Unternehmen.
Was ist ein Kennzahlensystem?
Akademisch definiert ist ein Kennzahlensystem ein zusammenhängendes Konstrukt von Kennzahlen, die für euer Unternehmen relevant sind. Das klingt noch holprig, also gehen wir besser einen Schritt zurück und entwirren das System erstmal bevor es wieder zusammensetzen:
Die richtigen Zahlen für das Kennzahlensystem
Für ein Kennzahlensystem benötigen wir im ersten Schritt Kennzahlen. Hier können wir mit einer sehr einfachen Definition dienen:
Kennzahlen sind die wichtigsten Leistungsindikatoren eures Unternehmens. Sie messen den Erfolg deines Geschäfts und liefern Impulse für Verbesserungen.
Kennzahlensysteme geben den Zahlen eine Geschichte
Ein Kennzahlensystem bringt Ordnung in die festgelegten Kennzahlen. Es gibt den Kennzahlen einen Kontext und teilt sie in zwei Kategorien ein:
- Spätindikatoren: Kennzahlen, die sich in Abhängigkeit von früheren Ereignissen ändern
- Frühindikatoren: Kennzahlen, die künftige Entwicklungen vorhersagen
Um besser zu erläutern, warum diese Einteilung wichtig ist, nehmen wir uns eine häufig verwendete Kennzahl als Beispiel: das EBIT (Earnings before Interest and Taxes). Das EBIT berechnet sich vereinfacht so:
Unser Tipp: Mit einem Kennzahlensystem könnt ihr für eure Planung jene erwartbaren Effekte planen, die das Ergebnis signifikant beeinflussen werden. Daraus entsteht eine „Effekt-Brücke“. Mehr dazu findet ihr hier: Szenarien planen
Wie entwickle ich ein Kennzahlensystem für mein Unternehmen?
1. Legt eure Ziele fest
Ziele sind der Dreh- und Angelpunkt für jedes Kennzahlensystem. Bei der Definition von Zielen, solltet ihr euch an die SMART Kriterien halten
| SMART Kriterium | Beschreibung |
|---|---|
|
Spezifisch |
Ist aus dem Ziel eindeutig ableitbar, was erreicht werden soll? |
|
Messbar |
Kann die Erreichung des Ziels mit Zahlen gemessen werden? |
|
Attraktiv |
Wirkt das Ziel motivierend und spornt es zur Umsetzung an? |
|
Realistisch |
Ist das Ziel in der Zeit mit den Kapazitäten erreichbar? |
|
Terminiert |
Gibt es eine konkrete Deadline für die Zielerreichung? |
Unser Tipp: Hier findet ihr eine Anleitung zur Entwicklung der „richtigen Ziele“: Unternehmensziele festlegen
2. Definiert Kennzahlen zur Messung der Ziele
- Zielbezogen: Kann mit dem KPI eine Aussage zur Zielerreichung getroffen werden?
- Erhebbar: Kann der KPI gemessen oder messbar gemacht werden?
- Objektiv & verlässlich: Kann der KPI eindeutig und regelmäßig berechnet werden?
- Einfach verständlich: Ist der KPI für alle verständlich und kommunizierbar
Unser Tipp: Hier findet ihr eine Anleitung zur Entwicklung von zielbezogenen Kennzahlen: OKR Management
3. Ordnet die Kennzahlen in ein Kennzahlensystem ein
Nun folgt die Kür: die erarbeiteten Kennzahlen werden nun zueinander in Bezug gesetzt und in ein Kennzahlensystem integriert. Dabei geht ihr am besten genauso vor, wie oben für das Beispiel des EBIT beschrieben.
- Finanzen: Profitabilität, Liquidität, Cashflow
- Kundenbetreuung: Kündigungen, Auftragserweiterungen
- Marketing & Sales: Verkäufe, Angebote, Leads
- Interne Prozesse: Kosten, Effizienz
- Mitarbeiter:innen: Zufriedenheit, Kapazitäten
4. Prüft Effekte und Widersprüche im Kennzahlensystem
Das perfekte Kennzahlensystem gibt es nicht. Wichtig ist jedoch, dass die Effekte der Frühindikatoren auf die Spätindikatoren wirken und dass es keine Widersprüche in den Kennzahlen gibt. Hier findet ihr ein paar Qualitätsmerkmale eines Kennzahlensystems:
- Hebeleffekt: Änderungen im Frühindikator wirken merkbar auf den Spätindikator
- Sichtbarkeit der Effekte: Einander aufhebende Effekte (z.B.: weniger Aufträge, aber Preiserhöhungen) werden deutlich dargestellt
- Regelmäßigkeit: Das Kennzahlensystem kann monatlich ermittelt werden
Fazit: Kennzahlensysteme schaffen Spielraum
Wir sind naturgegeben Fans von Kennzahlensysteme und zwar nicht nur deshalb, weil sie für Controlelr:innen eine tolle Spielwiese darstellen, sondern vor allem weil sie gerade für Klein- und Mittelunternehmen ein mächtiges Instrument zur Performance Optimierung sind.
Daher empfehlen wir, dass ihr euch ein bis zwei Stunden gönnt, um den beschriebenen Prozess zur Erstellung eures Kennzahlensystems durchspielt. Wir garantieren: Die Effekte werden signifikant sein!
Weiterführende Informationen
Controlling Portal: Beschreibung der bekanntesten Kennzahlensysteme
Für Gründer: Kennzahlen für die Unternehmensführung
Controlling Portal: Beschreibung des idealtypischen Planungsprozesses und der Planungsverfahren.
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Für die Erstellung eines Kennzahlensystem benötigt ihr folgende Schritte:
Ziele festlegen, Kennzahlen zur Messung der Ziele definieren, Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen definieren, Effekte und Widersprüche im Kennzahlensystem prüfen
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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