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Mehr als nur Diagramme erstellen – Finanzanalyse im Unternehmen richtig strukturieren

Wie wir immer wieder erleben, ist Controlling eine sehr dehnbare Unternehmensfunktion. Während manche Unternehmen ein sehr ausgeprägtes Aufgabenspektrum im Controlling verankern, das weit über die reine Finanzanalyse hinaus geht, setzen es andere mehr oder weniger mit der Buchhaltung gleich.

Keine universelle Definition für Controlling

Zur Enttäuschung aller Struktur­bedürftigen, gibt es keine feste universelle Definition der Controlling- bzw. Finanzanalyse-Aufgaben. Klar ist aber, dass Controlling vor allem die Aufgaben der Planung, Informations­aufbereitung, Analyse und Unternehmens­steuerung wahrnehmen sollte. Während Planung und Informationsaufbereitung meist relativ klar sind, sind die Aufgabenbiete Analyse und Unternehmens­steuerung bei KMU und Startups häufig noch nicht so ausgeprägt, dass das Controlling seine volle Kraft entfalten kann. In diesem Blogbeitrag wollen wir euch die beiden Aufgaben näher erläutern und ein paar Tipps mitgeben, wie ihr diese Aufgabengebiete gewinnbringend in euer Controlling integrieren könnt.

1. Wissen, was los ist - Finanzanalyse und Kontrolle

Oftmals endet das Controlling nach der Berichterstellung. Alle sind erleichtert, dass die Zahlen endlich in Form gebracht wurden und beschäftigen sich erst wieder im nächsten Monat damit. Damit geht nicht nur viel Potenzial verloren, es entsteht auch das „Blindflug-Risiko“. Ein aktives Controlling führt daher, gemeinsam mit der Unternehmens­führung, zwei weitere Schritte durch:

Inhaltliche Kontrolle der Ergebnisse

Dabei werden die Zahlen in den Reports auf Plausibilität geprüft und mit den Planzahlen verglichen. Damit werden sowohl potenzielle Fehler in der Datenerfassung (Zuordnungen in der Buchhaltung, fehlende Daten etc.) rechtzeitig entdeckt, als auch in der Planung (Fehleinschätzung der Entwicklung, „Vergessen“ von Umsätzen/Kosten) schnell entdeckt und können ebenso rasch korrigiert werden.

Abweichungs- und Ursachenanalyse

Hier wird die Frage nach dem „warum“ gestellt und die Ursachen für etwaige Planabweichungen erforscht. Diese Aufgabe der Finanzanalyse erfordert ein tieferes Eintauchen in die anderen Unternehmensbereiche, um beispielsweise herauszufinden, warum sich Umsätze anders entwickeln als geplant oder ungeplante Kosten entstanden sind.

Kontrolle und Analyse sorgen für eine fundierte inhaltliche Plausibilitäts­prüfung und Ursachenanalyse der tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zu den geplanten Ergebnissen und liefern die Grundlage für Entscheidungen in Bezug auf die Unternehmens­steuerung.

2. Eingreifen und Gestalten - Rolle der Steuerung

Die gestalterische Rolle des Controllings als Sparringspartner des Geschäfts wird vor allem dann sichtbar, wenn auf Basis der durchgeführten Abweichungs­analysen, gemeinsam mit der Unternehmens­führung und den anderen Unternehmens­bereichen, Maßnahmen festgelegt werden. Die Maßnahmen können alle Bereiche betreffen, beispielsweise Wachstumspotenziale, Kosten­einsparungen oder Liquiditäts­optimierung.
Während die Entscheidung und Umsetzung der Maßnahmen bei der Unternehmens­führung und den verantwortlichen Unternehmens­bereichen liegt, kann das Controlling bei der Prognose der Maßnahmeneffekte sowie bei der Bewertung unterstützen und auch die Nachhaltung der Maßnahmenumsetzung vorantreiben.
Ein Controlling, das zusätzlich zur Planung und Berichterstellung auch noch proaktiv Abweichungen in die Finanzanalyse integriert und als Sparringspartner die Unternehmens­führung bei wichtigen finanzrelevanten Entscheidungen unterstützt, klingt für euch gut, aber doch etwas utopisch? Unserer Erfahrung nach, können ein paar kleinere Maßnahmen schon einen wesentlichen Schritt in diese Richtung ermöglichen. Zwei besonders wirkungsvolle Maßnahmen sind die richtige Gestaltung des Reportings und die Etablierung eines Regelprozesses.

Maßnahme No. 1: Finanzanalyse mit Dashboards als Basis im Reporting

Alle, die schon einmal eine Saldenliste oder BWA von der Buchhaltung erhalten haben, wissen, dass diese Dokumente zwar alle relevanten Informationen beinhalten, aber nicht sonderlich tauglich für ein effektives Controlling sind.

Das Zauberwort hierbei heißt Fokussierung. Der Einstieg in die Analyse eurer Finanzzahlen sollte an der Spitze so aggregiert wie möglich sein und eure Aufmerksamkeit auf den Teil eurer Daten lenken, bei dem es Handlungsbedarf gibt. Ein grafisch gut aufbereitetes Dashboard erleichtert die Analyse der eigenen Finanzzahlen und ermöglicht eine Fokussierung auf die wesentlichen Geschäftstreiber bzw. potenzielle Risiken.

Unser Tipp: Adam setzt beim Reporting ebenfalls auf klar strukturierte Dashboards. Wie diese genau aufgebaut sind, erfahrt ihr hier.

Maßnahme No. 2: Prozess, Prozess, Prozess

Wie alle Controlling-Aufgaben, funktionieren Analyse und Steuerung auch nur dann gut, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden. Die hübschesten Berichte haben keinen Mehrwert, wenn diese nicht regelmäßig analysiert und für die Unternehmens­steuerung genutzt werden.
Um dies sicherzustellen, solltet ihr jeden Monat aktiv Zeit für die Berichtsanalyse und Ableitung von Maßnahmen für die Unternehmens­steuerung einplanen. Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass ihr immer am 15. Tag des Folgemonats euer Profitabilitäts-Reporting besprecht und über Maßnahmen entscheidet. Von diesem Termin könnt ihr dann rückwirkend planen und die weiteren Prozessschritte terminieren.

Dabei könnt ihr euch einen Berichtskalender erstellen, der euch für jeden Report den gewünschten Berichtszeitpunkt und die Berichtsperiode angibt.

Dein persönliches Template für die Erstellung eines Berichtskalenders hilft dir dabei, deinen Controllingablauf zu strukturieren.

Fazit: Integriert Finanzanalyse und Maßnahmen in euren Alltag

Damit das Controlling und die Finanzanalyse seinen vollen Nutzen entfalten kann, müssen die regelmäßige Analyse und die Ableitung von Maßnahmen zur besseren Unternehmens­steuerung als fester Bestandteil in euren Prozessen integriert sein. Mit automatisierter Berichterstellung, übersichtlichen Dashboards für die Analyse und einem disziplinierten Regelprozess kann der Fokus auf diese Aufgaben gelegt werden. Die positiven Effekte werden dann sehr schnell spürbar sein.
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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