Close

Nur gut informiert oder tatsächliche Steuerung? – Finanzreporting richtig strukturieren

Real-time ist das Gebot der Stunde im Finanzreporting. In einer idealen Welt sind alle relevanten Unternehmensdaten auf Knopfdruck tagesgenau verfügbar. Selbstverständlich teilen wir die kollektive Leidenschaft für möglichst schnelles und zeitnahes Reporting und stimmen völlig zu, dass gerade Finanzdaten häufig viel zu spät vorliegen.

Jedoch muss man gerade im Finanzreporting etwas differenzierter vorgehen. Während ein „tagesgenaues Reporting“ für einige Bereiche, wie etwa Cash Management, absolut sinnvoll ist, gibt es Bereiche, für die das nicht sonderlich viel Mehrwert bringt. Hier stellt sich die Aussagefähigkeit erst über einen längeren Zeitraum (z.B. monatlich) ein.

Finanzreporting - Informations­bedürfnis vs. Relevanz für die Unternehmens­steuerung

Neben der Möglichkeit, Daten in jedweder Richtung auszuwerten, müsst ihr als Unternehmer:innen auch immer den Aufwand bzw. die Kosten zur Erhebung und Aufbereitung dieser Daten betrachten. Das gilt natürlich nicht nur für Finanzdaten, aber gerade hier besteht die Gefahr eher das eigene Informationsbedürfnis zu befriedigen und weniger die Relevanz für die Unternehmens­steuerung im Blick zu behalten. Fragt euch also bei jeder Auswertung von Daten, die ihr erstellen wollt, ob der Aufwand zur Erstellung den Verwendungszweck rechtfertigt.

Im Bereich der Finanzen liefern die Gewinn- und Verlustrechnung, Cash Flow und Bilanz die zentralen Grundlagen für das regelmäßige Reporting. Ergänzt werden diese je nach Geschäftsmodell um spezifische Kennzahlen, etwa Cash Management Analysen, Umsätze- und Deckungsbeiträge einzelner Produkte und Working Capital Analysen. Während alles – wie immer – vom Geschäftsmodell abhängt, wagen wir im Folgenden Empfehlungen für eine sinnvolle Frequenz der einzelnen Berichte:

1. Kurzfristige Liquidität oder „Daily cash“

Die kurzfristige Liquidität beinhaltet in der Regel den Bestand an liquiden Mitteln (Kasse, Bank) sowie die kurzfristigen Forderungen an Kunden, Steuern etc. und kurzfristigen Verbindlichkeiten an Lieferanten, Steuern, Lohnabgaben, Bankkredite etc. Diese, für die Unternehmens­steuerung wichtige, Elemente sollten kontinuierlich auf tages- oder zumindest Wochenbasis analysiert werden, da durch rasches Handeln Liquiditätsspielraum geschaffen und Liquiditätsrisiken vermieden werden können.

2. Lagerstand

Für Produktions- und Handelsunternehmen ist der Lagerstand, der sich aus Vorräten an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertigen Erzeugnissen und fertigen Erzeugnissen ergibt, ebenfalls eine Größe, die kontinuierlich betrachtet werden muss. Dabei sind auch die relevanten Aufträge und Bestellungen von Lagermaterialien zu berücksichtigen. Die kontinuierliche Analyse von kurzfristiger Liquidität und Lagerstand führen zu einem effektiven Working Capital Management.

3. Umsatz

Die unumstritten erfreulichste Analyse im operativen Geschäft ist der Umsatz. Die ideale Frequenz der Umsatzanalysen hängt tatsächlich stark vom Geschäftsmodell und der Frequenz der Rechnungsstellung ab. Wenn ihr im hochfrequenten Geschäft seid (z.B.: Lieferservice, Restaurant), dann ist auch eine tägliche Umsatzanalyse sinnvoll. Das gilt natürlich nicht, wenn ihr nur einmal im Monat Rechnungen schreibt.

4. Profitabilität

Die Analyse der Profitabilität bzw. des operativen Gewinns bedingt eine vollständige Erfassung aller Umsätze und laufenden Kosten im jeweiligen Berichtszeitraum. Da viele Umsatz- und Kostenelemente nur einmal im Monat anfallen (z.B.: Personalkosten, Miete etc.) ist eine tagesgenaue Betrachtung der Profitabilität nicht sinnvoll. Eine vollständige Profitabilitäts­ananalyse macht daher aus Sicht der Unternehmens­steuerung nur auf Monatsebene Sinn. Als Grundlage dienen hierfür die Ergebnisse der Buchhaltung.

5. Bilanz

Eine inhaltlich vollständige Bilanzanalyse ist für KMU in der Regel nur zum Jahresabschluss durchführbar, da gewisse Positionen – wie etwa Abgrenzungen, Rückstellungen – häufig nicht monatsgenau erfasst werden. Nichtsdestotrotz ist monatliche bzw. quartalsweise Betrachtung der Bilanzkennzahlen, insbesondere der Kapitalentwicklung (Eigenkapital, Fremdkapital), sinnvoll.

6. Cash Flow

Eine vollständige Analyse des Cash Flows bedingt sowohl Informationen aus der Gewinn- und Verlustrechnung als auch aus der Bilanz. Daher macht eine Cash Flow Analyse auf monatlicher Ebene Sinn. Diese ergänzt die kontinuierliche Analyse der kurzfristigen Liquidität.

Unser Tipp: Für eine detaillierte Erklärung, wie der Cash Flow aus den Daten der Buchhaltung errechnet wird, schaut euch unseren Blogbeitrag dazu an!

Die folgende Tabelle fasst die wesentlichen Berichtsinhalte des Finanzreporting nach der empfohlenen Häufigkeit der Analyse zusammen:

Berichtsinhalte Inhalt Häufigkeit der Analyse Datenquelle
Kurzfristige Liquidität
Kasse- & Bankbestand, Forderungen, Verbindlichkeiten
kontinuierlich
Bankkonto, Belegmanagement-Tool
Lagerstand
verfügbare Güter auf Lager, Bestellungen, Aufträge und deren Effekte auf das Lager
kontinuierlich
Lagerverwaltungs-Software
Umsatz
erzielte Umsätze nach Produkten / Services / Ländern etc.
je nach Geschäftsmodell (wöchentlich bis monatlich)
Rechnungs- oder Belegmanagement-Tool
Profitabilität
Umsatz, sonstige Erträge, alle laufenden Kosten
monatlich
Buchhaltung
Bilanz
vollständige Bilanzanalyse
je nach Geschäftsmodell (monatlich, eher quartalsweise)
Buchhaltung
Cash Flow
vollständige Analyse des Cash Flows
monatlich
Buchhaltung

Fazit: Finanzreporting immer “zu seiner Zeit” statt „Alles tagesgenau“

Während ein tagesaktuelles Reporting für manche Finanzdaten sinnvoll sein kann, würde ein „alles tagesgenau“ Ansatz schnell zu viel Aufwand für verhältnismäßig wenig Nutzen führen. Wir empfehlen euch daher zu prüfen, wie häufig ihr die relevanten Kennzahlen für eure Unternehmens­steuerung benötigt und das Finanzreporting daran ausrichtet. Dabei könnt ihr euch einen Berichtskalender erstellen, der euch für jeden Report den gewünschten Berichtszeitpunkt und die Berichtsperiode angibt.

Dein persönlicher Reporting Kalender hilft dir dabei, dein Finanzreporting zu strukturieren und einen Überblick über die notwendigen Reports zu erhalten.

Außerdem empfehlen wir, Maßnahmen für eine schnellere Berichterstellung umzusetzen, damit ihr auch Monatsberichte so rasch wie möglich zur Verfügung habt. Einige Tipps, die euch helfen, rascher zu eurem Finanzreporting zukommen, haben wir übrigens hier zusammengeschrieben.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

Bleib informiert!

Melde dich jetzt für den Adam Newsletter an und

verpasse keine News und Updates mehr!

Jetzt Reporting Kalender downloaden!

Du erhältst unmittelbar nach Bestätigung deiner E-Mailadresse den Download-Link für deinen Reporting Kalender!

Anmeldung

Verrate uns deine E-Mail-Adresse und wir schicken dir einen Link, mit dem du die Anmeldung starten kannst.

Mit der Anmeldung stimmst du auch unseren Datenschutzbestimmungen zu. Und Folgendes versteht sich für uns von selbst: