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Planung der Profitabilität mit lexoffice – So geht’s am schnellsten!

Für die meisten Unternehmen ist der Herbst die alljährliche „Budget season“, also die Zeit des Jahres, in der man sich mit der Geschäftsentwicklung des oder kommenden Jahre auseinandersetzt. Auch bei Adam ist die Planung im Unternehmen eine der zentralen Funktionen und Aufgaben, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen.

Die Planung kann auf verschiedenste Arten und Weisen durchgeführt werden und je besser die Ausgangsbasis der Zahlen vorbereitet ist, desto erfolgreicher kann man die eigene Planung durchführen. Eine sehr gute Quelle für diese Ausgangsbasis sind Daten, die z.B. in Tools zur vorbereitenden Buchhaltung verfügbar sind. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir euch deshalb ein paar Tipps und Tricks, wie ihr die Profitabilitätsplanung auf Basis der Daten von lexoffice aufsetzen könnt.

Was ist die Profitabilitätsplanung?

Mit der Profitabilitätsplanung wird der erwartete Gewinn oder Verlust der zukünftigen Perioden ermittelt. Ausgangspunkt sind dabei die zu erwarteten Erträge (Umsätze und sonstige Erträge) und Aufwendungen (z.B.: Materialkosten, Personalkosten etc.) der Planungsperioden. Die Profitabilitätsplanung ist somit der zentrale Baustein für die Prognostizierung des zukünftigen Unternehmenserfolgs.

Eine wesentliche Grundlage für die Erstellung einer Profitabilitätsplanung sind die Vergangenheitswerte. Natürlich sollte die Vergangenheit, gerade in dynamischen Geschäftsfeldern, nicht „blind“ fortgeschrieben werden aber als Aufsatzpunkt dient eine strukturierte Aufbereitung der Vergangenheitsdaten und hier kommt lexoffice ins Spiel.

1. Welche Grundlage für die Planung bekomme ich aus lexoffice?

lexoffice bietet – neben vielen anderen Features – die Möglichkeit, alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen digital zu erfassen und zu kategorisieren. Damit erhält man einen guten Überblick über die Umsatz- und Kostenstruktur des eigenen Unternehmens und gleichzeitig den idealen Aufsatzpunkt für die weitere Planung.

Planung des Umsatzes auf Basis der Ausgangs­rechnungen (Ausgangsbelege und Einnahmen aus Eingangsbelegen)

In lexoffice habt ihr im Idealfall bereits alle Ausgangsrechnungen und damit Umsatzbringer eures Unternehmens verfügbar. Sofern ihr eure Rechnungen direkt mit lexoffice schreibt, dann sind diese in den „Ausgangsbelegen“ verfügbar. Sofern ihr auch Rechnungen aus anderen Systemen in lexoffice integriert, dann findet ihr diesen Teil als Einnahmen kategorisierte in den „Eingangsbelegen“. Damit habt ihr eine ordentliche Grundlage für die Umsatzplanung.

Kostenplanung auf Basis der Eingangs­rechnungen (Eingangsbelege)

Wenn ihr in lexoffice alle Eingangsrechnungen gesammelt habt, ist schon einmal ein wesentlicher Teil der Kosten abgebildet. In lexoffice müsst ihr allen Belegen entweder einer vorgegebenen Buchungskategorie zuordnen. Diese Funktion bietet euch auch für die Planung einen großen Vorteil, denn damit schafft ihr eine Gliederung der Kosten nach ihren Kostenarten (z.B.: Reisen, Beratung, Werbung etc.). Das ist auch die Grundlage für die Profitabilitätsplanung.

So weit, so unkompliziert. Nun beinhaltet die Profitabilitätsplanung, wie oben schon erläutert, die operativen Erträge und Aufwendungen. Es kann jedoch auch Belege geben, die zwar zu Auszahlungen führen, aber keine direkten Aufwendungen für die Profitabilitätsermittlung sind. Einige Beispiele dazu sind:

Durch die vorgegebenen Buchungskategorien in lexoffice kannst du auf jene eingrenzen, die für die Profitabilitätsermittlung relevant sind.

Was fehlt noch?

Während in lexoffice grundsätzlich alle Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege vorhanden sein sollten, gibt es aber auch weitere Erträge und Aufwendungen, die ggf. nicht in lexoffice vorhanden sind, da kein Beleg dafür verfügbar ist. Dazu zählen vor allem:

Die einfachste Möglichkeit Personalkosten in lexoffice zu erfassen, ist die Lohnabrechnung Online von lexoffice. Hier könnt ihr alle relevanten Informationen erfassen und auch die Abrechnungen direkt erstellen. Die für die Kostenplanung relevanten Daten werden automatisch in eure Buchhaltung übernommen. Wenn ihr dieses Modul nicht nutzt, könnt ihr diese Kosten auch separat erfassen.

Für alle anderen Positionen gilt: Diese müsst ihr für die Planung manuell ergänzen. Eine sehr gute Grundlage dafür kann z.B. die Summen-/Saldenliste von der Steuerberatung sein.

2. Von lexoffice zur Profitabilitäts­planung

Da nun die Planungsgrundlage steht, geht es ans Eingemachte: die Planung der Profitabilität für das nächste Jahr. Einen detaillierten Leitfaden für die Erstellung einer fundierten Profitabilitätsplanung findet ihr hier.

Damit ihr die lexoffice-Daten ideal für die Planung nutzt, könnt ihr diese exportieren und in einem Excel-Sheet aufbereiten. Wie genau der Export funktioniert ist wieder im lexoffice Service Center beschrieben. Für die Aufbereitung in einem Excel-Sheet könnt ihr euch zusätzlich auch unser Planungstemplate anschauen.

Deine persönliche Vorlage zur Durchführung einer Planung hilft dir bei der Strukturierung einer Zahlen und gibt dir eine Orientierung, was relevant für dein Budget ist.

Automatisierung hilft auch bei der Planung

Eine automatisierte Alternative zum Export und zur Aufbereitung der Daten bietet die direkte Schnittstelle von lexoffice zu Adam. Über diese bekommt ihr alle Eingangs- und Ausgangsbelege aus lexoffice automatisiert in einer Profitabilitätsstruktur aufbereitet, könnt weitere Erträge oder Kosten ergänzen und darauf basierend die Planung aufsetzen.

Alle Positionen, wie z.B. die Löhne und Gehälter, welche nicht durch Eingangs- und Ausgangsbelege abgebildet sind, werden nicht direkt synchronisiert. Dafür gibt es eine bequeme Erfassungsmöglichkeit in Adam. Das spart euch manuelle Kleinarbeit und gibt euch mehr Zeit für die eigentliche Planung. Sprecht uns gerne an, wenn wir euch bei Einrichtung der Schnittstelle zwischen lexoffice und Adam helfen können oder probiert es am besten gleich selbst aus mit einem kostenfreien Test-Account.

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie gut hat euch diese Erläuterung weitergeholfen? Erzählt es uns in einer E-Mail an hello@meetadam.io

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