Planung mit lexoffice – So planst du deine Profitabilität!
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Planung mit lexoffice:
lexoffice ist das führende Buchhaltungstool in Deutschland. Das Tool bietet die Möglichkeit, alle Rechnungen und Belege digital zu erfassen und zu kategorisieren. Außerdem führt lexoffice eine automatisierte vorbereitende Buchhaltung durch.
Durch die Kategorisierung der Eingangs- und Ausgangsbelege bietet lexoffice die ideale Grundlage für die Planung der Profitabilität.
In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie ihr eure Planung mit lexoffice einfach und automatisiert vorbereiten und durchführen könnt.
1. Welche Daten benötige ich für die Planung mit lexoffice?
lexoffice bietet – neben vielen anderen Features – die Möglichkeit, alle Eingangs- und Ausgangsbelge digital zu erfassen und zu kategorisieren. Damit erhält man einen guten Überblick über die Umsatz- und Kostenstruktur des eigenen Unternehmens und gleichzeitig den idealen Aufsatzpunkt für die weitere Planung der Profitabilität.
| Planungselement | Erläuterung | Abbildung in lexoffice | Vorbereitung für Planung |
|---|---|---|---|
|
Umsatz |
Ausgangsrechnungen an Kunden |
Ausgangsbelege & Einnahmen aus Eingangsbelegen |
Kategorisierung nach Produkten über Belegpositionen |
|
Laufende Kosten mit Belegen |
Eingangsrechnungen von Lieferanten |
Eingangsbelege |
Kategorisierung nach Kostenart |
|
Laufende Kosten ohne Belege |
z.B.: Zuschüsse, Personalkosten, AfA, Zinsen |
Manuelle Verbuchung in lexoffice |
Analyse lexoffice Buchhaltungsexport |
Planung mit lexoffice: Umsatz auf Basis der Ausgangsrechnungen (Ausgangsbelege und Einnahmen aus Eingangsbelegen)
In lexoffice habt ihr im Idealfall bereits alle Ausgangsrechnungen und damit Umsatzbringer eures Unternehmens verfügbar. Sofern ihr eure Rechnungen direkt mit lexoffice schreibt, dann sind diese in den „Ausgangsbelegen“ verfügbar. Sofern ihr auch Rechnungen aus anderen Systemen in lexoffice integriert, dann findet ihr diesen Teil als Einnahmen kategorisierte in den „Eingangsbelegen“.
Damit ihr die Planung mit lexoffice für eure Umsätze nach Produkten/Dienstleistungen durchführen könnt, empfiehlt es sich, diese in lexoffice anzulegen und in eure Ausgangsrechnungen als Rechnungspositionen abzubilden. Wie ihr Produkte in lexoffice verwaltet und als Rechnungspositionen integriert, findet ihr im lexoffice Support.
Unser Tipp: Definiert möglichst eindeutige und wiederkehrende Produkte & Dienstleistungen, damit ihr diese für die Planung sinnvoll aggregieren und zusammenfassen könnt.
Sofern ihr Ausgangsrechnungen aus anderen Systemen in lexoffice importiert, müsst ihr auf die vorgegeben Einnahmen-Kategorien zurückgreifen. Diese ermöglichen jedoch ebenfalls eine grobe Kategorisierung nach Leistungsarten.
Damit habt ihr eine ordentliche Grundlage, um die Planung mit lexoffice für eure Umsätze durchzuführen.
Planung mit lexoffice: Kosten auf Basis der Eingangsrechnungen (Eingangsbelege)
Wenn ihr in lexoffice alle Eingangsrechnungen gesammelt habt, ist schon einmal ein wesentlicher Teil der Kosten abgebildet. In lexoffice ordnet ihr allen Belegen eine vorgegebenen Kategorie zu. Dadurch schafft ihr eine Gliederung der Kosten nach ihren Kostenarten (z.B.: Lizenzen, Beratung, Werbung etc.). Das ist die Grundlage für die Planung mit lexoffice.
So weit, so unkompliziert. Nun beinhaltet die Planung, wie oben schon erläutert, die operativen Erträge und Aufwendungen. Es gibt jedoch auch Belege , die zwar zu Auszahlungen führen, aber keine direkten Aufwendungen für die Planung der Profitabilität sind. Einige Beispiele dazu sind:
So weit, so unkompliziert. Nun beinhaltet die Planung, wie oben schon erläutert, die operativen Erträge und Aufwendungen. Es gibt jedoch auch Belege , die zwar zu Auszahlungen führen, aber keine direkten Aufwendungen für die Planung der Profitabilität sind. Einige Beispiele dazu sind:
- Investitionen des Anlagevermögens: nur die jährliche Abschreibung ist für die Profitabilitätsplanung relevant
- Materialkosten, die ins Lager gehen: nur die Bestandsveränderung ist für die Profitabilitätsplanung relevant
- Belege für Kreditrückzahlungen oder Ähnliches: nur Zinsen und Bankgebühren sind für die Profitabilitätsplanung relevant
Durch die vorgegebenen Kategorien in lexoffice könnt ihr auf jene eingrenzen, die für die Profitabilität relevant sind und damit für die Planung mit lexoffice genutzt werden sollen.
Planung mit lexoffice: Was fehlt noch?
Während in lexoffice alle Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege vorhanden sein sollten, gibt es weitere Erträge und Aufwendungen für die Planung mit lexoffice, die ggf. nicht in lexoffice vorhanden sind, da kein Beleg dafür verfügbar ist. Dazu zählen vor allem:
- Sonstige Erträge, wie zum Beispiel Zuschüsse oder Beihilfen
- Personalkosten
- Abschreibungen auf das Anlagevermögen
- Zinsen und Bankgebühren
- Andere Dauerschuldverhältnisse (z.B.: Miete, Gebühren)
lexoffice bietet die Möglichkeit, auch Erträge und Aufwendungen ohne Belege durch die Verknüpfung eures Bankkontos zu verbuchen. Damit habt ihr alle relevanten Buchungen in einem System.
Unser Tipp: Die einfachste Möglichkeit Personalkosten in lexoffice zu erfassen, ist die Lohnabrechnung Online von lexoffice. Hier könnt ihr alle Informationen erfassen und Abrechnungen erstellen.
Sofern ihr diese „beleglosen Buchungen“ nicht in lexoffice erfasst, müsst ihr diese für die Planung manuell ergänzen. Eine sehr gute Grundlage dafür ist die Summen-/Saldenliste von eurer Steuerberatung.
2. Wie komme ich von den Ist-Daten zur Planung mit lexoffice?
Da nun die Grundlage für die Planung mit lexoffice steht, geht es ans Eingemachte: die Planung der Profitabilität! Damit ihr die Planung mit lexoffice ideal durchführen könnt, stehen euch zwei Wege zur Verfügung:
Excel-Export der lexoffice Daten
Damit ihr die lexoffice-Daten ideal für die Planung nutzt, könnt ihr diese exportieren und in einem Excel-Sheet aufbereiten. Wie genau der Export funktioniert ist im lexoffice Support beschrieben.
Die exportieren Daten müsst ihr dann auf Basis der Kategorien aggregieren und den einzelnen Monaten zuordnen, um dann die Planung mit lexoffice darauf aufsetzen zu können.
- Sehr flexibel, Abbildung individueller Planungslogik möglich
- Kostengünstig, in der Regel im Office-Paket enthalten
- Viel manuelle Kleinarbeit für Datenaufbereitung
- Hohe Fehleranfälligkeit und Gefahr der Unübersichtlichkeit
- Ab gewisser Datenmenge ergeben sich Performance Probleme
Planungstool mit lexoffice Schnittstelle
Eine automatisierte Alternative zum Export der Daten bietet die direkte Schnittstelle von lexoffice zu einem Planungs-Tool. Solltet ihr bereits ein Planungs-Tool im Einsatz haben, prüft bereits eine lexoffice Schnittstelle angeboten wird. Sofern ihr gerade auf der Suche nach einem Planungs-Tool seid, nehmt die Funktion in euren Kriterienkatalog auf.
- Automatisiere Vorbereitung der Planung, spart manuelle Kleinbarbeit
- Mehr Zeit für die eigentliche Planung und das Controlling
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Geringere Flexibilität als Excel
- Teurer als selbst gebastelte Excel-Lösungen (monatliche Lizenzen)
Unser Tipp: Einen ausführlichen Vergleich der Vor- und Nachteile von Excel und Tools für das Controlling findet ihr hier.
Weiterführende Informationen
lexoffice: Definition und Einführung zur Planung von unserem Integrationspartner
für-Gründer: Erklärung zur Erstellung einer Plan Gewinn und Verlustrechnung speziell für Gründer.
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Dezember 2021 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um ihn umfassender zu gestalten.
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Für die Planung mit lexoffice nutzt du die verfügbaren Ist-Daten aus lexoffice und ergänzt diese um Plandaten für die wichtigsten Geschäftstreiber (z.B.: Umsatz, Kosten).
Die Planung kann entweder manuell in Excel erfolgen oder mit einem expliziten Controlling-Tool. Diese Tools bereiten die Ist-Daten automatisiert auf und ermöglichen eine einfache Eingabe von Plandaten.
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