Was treibt mein Geschäft? So entwickelst du ein Kennzahlensystem für dein Unternehmen

Kennzahlensystem

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über Kennzahlensysteme:

Die immer schnellere und qualitativ hochwertigere Verfügbarkeit von Kennzahlen ist nicht nur für uns Controller:innen ein Grund zur Freude. Es ermöglicht Klein- und Mittelunternehmen ihre Performance zu optimieren und Risiken früher zu erkennen. 

Die Kehrseite davon ist, dass viele Unternehmen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen und sich im Datenwust verlieren. Hauptverantwortlich dafür sind wild durcheinander geworfene Zahlen, die ohne Bezug zueinander stehen, oder anders gesagt: das Fehlen eines Kennzahlensystems. 

In diesem Blogbeitrag erarbeiten wir euch einen pragmatischen Weg zur Entwicklung des passenden Kennzahlensystems für euer Unternehmen. 

Was ist ein Kennzahlensystem?

Akademisch definiert ist ein Kennzahlensystem ein zusammenhängendes Konstrukt von Kennzahlen, die für euer Unternehmen relevant sind. Das klingt noch holprig, also gehen wir besser einen Schritt zurück und entwirren das System erstmal bevor es wieder zusammensetzen:

Die richtigen Zahlen für das Kennzahlensystem

Für ein Kennzahlensystem benötigen wir im ersten Schritt Kennzahlen. Hier können wir mit einer sehr einfachen Definition dienen:

Kennzahlen sind die wichtigsten Leistungsindikatoren eures Unternehmens. Sie messen den Erfolg deines Geschäfts und liefern Impulse für Verbesserungen. 

Aus dieser Definition zeigt sich, dass nicht jede verfügbare Zahl auch eine Kennzahl ist. Die Grundlage für Kennzahlen sind die Unternehmensziele. Es gibt daher nicht „ein Kennzahlensystem für alle“, sondern das jeweils richtige Kennzahlensystem für eure Ziele.

Kennzahlensysteme geben den Zahlen eine Geschichte

Ein Kennzahlensystem bringt Ordnung in die festgelegten Kennzahlen. Es gibt den Kennzahlen einen Kontext und teilt sie in zwei Kategorien ein:

Um besser zu erläutern, warum diese Einteilung wichtig ist, nehmen wir uns eine häufig verwendete Kennzahl als Beispiel: das EBIT (Earnings before Interest and Taxes). Das EBIT berechnet sich vereinfacht so: 

Kennzahlensystem
Wie wir sehen kann das EBIT erst ermittelt werden, wenn Erträge und Aufwendungen geschehen sind. Das EBIT ist also ein Spätindikator. Gehen wir einen Schritt weiter zurück und spinnen das Kennzahlensystem von den Umsätzen rückwärts. Dabei kommen wir zu folgendem Bild:
Kennzahlensystem
Die Absatzmenge wird je nach Geschäftsmodell von verschiedenen Faktoren beeinflusst, in der Regel aber von diesen:
Kennzahlensystem
Et voila: Hiermit haben wir ein Kennzahlensystem für unsere Profitabilität geschaffen, dass uns die Abhängigkeiten Frühindikator (= Angebote) bis zum Spätindikator (EBIT) zeigt:

Unser Tipp: Mit einem Kennzahlensystem könnt ihr für eure Planung jene erwartbaren Effekte planen, die das Ergebnis signifikant beeinflussen werden. Daraus entsteht eine „Effekt-Brücke“. Mehr dazu findet ihr hier: Szenarien planen 

Wie entwickle ich ein Kennzahlensystem für mein Unternehmen?

Für die Entwicklung eines Kennzahlensystem geht ihr am besten in den folgenden vier Schritten vor:

1. Legt eure Ziele fest

Ziele sind der Dreh- und Angelpunkt für jedes Kennzahlensystem. Bei der Definition von Zielen, solltet ihr euch an die SMART Kriterien halten

SMART Kriterium Beschreibung
Spezifisch
Ist aus dem Ziel eindeutig ableitbar, was erreicht werden soll?
Messbar
Kann die Erreichung des Ziels mit Zahlen gemessen werden?
Attraktiv
Wirkt das Ziel motivierend und spornt es zur Umsetzung an?
Realistisch
Ist das Ziel in der Zeit mit den Kapazitäten erreichbar?
Terminiert
Gibt es eine konkrete Deadline für die Zielerreichung?

Unser Tipp: Hier findet ihr eine Anleitung zur Entwicklung der „richtigen Ziele“: Unternehmensziele festlegen

2. Definiert Kennzahlen zur Messung der Ziele

Kennzahlen messen die Erreichung der Ziele. Sie dienen als Status-Check am Weg zur Zielerreichung. Um als solche durchzugehen, sind folgende Gütekriterien für Kennzahlen relevant:

Unser Tipp: Hier findet ihr eine Anleitung zur Entwicklung von zielbezogenen Kennzahlen: OKR Management 

3. Ordnet die Kennzahlen in ein Kennzahlensystem ein

Nun folgt die Kür: die erarbeiteten Kennzahlen werden nun zueinander in Bezug gesetzt und in ein Kennzahlensystem integriert. Dabei geht ihr am besten genauso vor, wie oben für das Beispiel des EBIT beschrieben.

Im Ergebnis soll jede eurer Kennzahlen Teil eines Kennzahlensystems sein. Dabei ist es nicht wichtig, alle Kennzahlen in einem großen System unterzubringen. Eine einfache Strukturierung eures Kennzahlensystems kann anhand dieser Bereiche vorgenommen werden:
Vorlage zur Erfassung aller relevanten Daten für die wichtigsten Kennzahlen in deinem Unternehmen

4. Prüft Effekte und Widersprüche im Kennzahlensystem

Das perfekte Kennzahlensystem gibt es nicht. Wichtig ist jedoch, dass die Effekte der Frühindikatoren auf die Spätindikatoren wirken und dass es keine Widersprüche in den Kennzahlen gibt. Hier findet ihr ein paar Qualitätsmerkmale eines Kennzahlensystems:

Dies Qualitätsmerkmale stellen sich erst ein, wenn das System einige Zeit läuft. Daher empfehlen wir, dass ihr lieber mit einem 80% guten Kennzahlensystem startet als an der perfekten Lösung verzweifelt.

Fazit: Kennzahlensysteme schaffen Spielraum

Wir sind naturgegeben Fans von Kennzahlensysteme und zwar nicht nur deshalb, weil sie für Controlelr:innen eine tolle Spielwiese darstellen, sondern vor allem weil sie gerade für Klein- und Mittelunternehmen ein mächtiges Instrument zur Performance Optimierung sind.

Daher empfehlen wir, dass ihr euch ein bis zwei Stunden gönnt, um den beschriebenen Prozess zur Erstellung eures Kennzahlensystems durchspielt. Wir garantieren: Die Effekte werden signifikant sein!

Weiterführende Informationen

Controlling Portal: Beschreibung der bekanntesten Kennzahlensysteme 

Für Gründer: Kennzahlen für die Unternehmensführung 

Controlling Portal: Beschreibung des idealtypischen Planungsprozesses und der Planungsverfahren.  

Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!

Wie hat euch dieser Blogbeitrag gefallen? Konntet ihr für euch ein paar hilfreiche und nützliche Informationen mitnehmen? Erzählt es uns in einer E-Mail an [email protected]

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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick

Ein Kennzahlensystem setzt eure Kennzahlen miteinander in Bezug. Es zeigt Abhängigkeiten und Effekte von Frühindikatoren auf Spätindikatoren und ermöglicht euch, euer Unternehmen nach den wesentlichen Werttreibern zu steuern.

Für die Erstellung eines Kennzahlensystem benötigt ihr folgende Schritte:

 

Ziele festlegen, Kennzahlen zur Messung der Ziele definieren, Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen definieren, Effekte und Widersprüche im Kennzahlensystem prüfen

Ein Kennzahlensystem ist nicht verpflichtend, aber es verbessert eure Unternehmenssteuerung maßgeblich. Es zeigt die Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen und ermöglicht euch, Risiken früher zu erkennen und euren Fokus richtig auszurichten.

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