IT Kosten optimieren: Wieviel ist leistbar?

Q: Was kostet die IT pro Mitarbeiter?

Wenn ihr die IT an deinen Service Provider outsourced könnt ihr mit 150-200 EUR pro Mitarbeiter rechnen. Wenn ihr die IT inhouse betreibt hängt es von eurer Software- / Hardware Ausstattung und der Personaldecke in der IT ab.

Q: Wie kann ich IT Kosten reduzieren?

Die schnellsten Optimierungen der Fixkosten sind in diesen Bereichen: Software Abos prüfen und kündigen Service Level der IT Dienstleister prüfen und reduzieren Seltener und weniger teure Hardware beschaffen

Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über IT Kosten:

IT Kosten entwickeln sich zunehmend zu einem Hauptkostentreiber in Dienstleistungsunternehmen. Das ist weder verwunderlich noch Anlass zur Sorge. Schließlich verlaufen immer mehr Prozesse digital und dafür benötigt es IT. Gartner erwartet ein Wachstum von >8% der IT Kosten in Unternehmen. Bei dieser Rally will natürlich jeder dabei sein.

Die Wette dabei ist: Personal- und Beratungskosten sinken stärker als die zusätzlichen IT Kosten und am Ende bleibt mehr Gewinn übrig. Aber ist das wirklich so? Wir fühlen den IT Kosten auf den Zahn und zeigen euch, wo jetzt schon Optimierungspotenziale liegen.

IT Kosten optimieren: Was gehört alles zur IT?

In der klassischen Gewinn- und Verlust Betrachtung fallen IT Kosten in die sonstigen betrieblichen Aufwendungen und sind damit Fixkosten.

Unter die IT Kosten fallen folgende Kostenblöcke:

In dieser Betrachtung lassen wir interne Personalkosten für IT bewusst außen vor, da wir uns auf die externen und damit schnell optimierbaren IT Kosten konzentrieren wollen.

Unser Benchmark: Die IT-Kosten sollten zwischen <6% eurer Umsätze betragen

Im Folgenden gehen wir jeder dieser Kostenblöcke an den Kragen.

IT Kosten optimieren #1: Die Software Abo Falle

In einer Welt, in der es für jedes Mirkoproblem eine Software Lösung gibt, ist der Anreiz groß, jedes Problem mit einer Software zu lösen. Das Ergebnis ist, dass die meisten Unternehmen zu viele Software Tools haben, die zu wenig genutzt werden und damit zu hohe IT Kosten für Software haben.

Die Falle dabei ist, dass die Lizenzen pro Tool nicht viel kosten, aber wenn ihr für jeden Anwendungsfall ein Tool für 80 EUR pro Monat einsetzt, dann ist es eben in Summe viel Geld, oder viel Potenzial, mit dem ihr eure IT Kosten senken könnt.

Unser Benchmark: Die Software-Kosten sollten <3% von eurem Umsatz betragen.

Ein Beispiel dazu: das klassische Dienstleistungsunternehmen hat folgende Software Tools im Einsatz:

Bereich	Anwendungsfall	Beispiel Tool	Beispiel Kosten pro Monat
Operations	Task Management	Asana	150 EUR
	Customer Support	Zendesk	150 EUR
	Projekt Management	Monday	100 EUR
	Dokumente, Workspace	Microsoft, Google etc.	500 EUR
	Workspace	Notion	80 EUR
	Kommunikation	Slack	300 EUR
	Passwort Manager	1Password	80 EUR
	Design	Adobe/ Figma	60 EUR
Finance	Angebote, Rechnungen	PandaDoc	250 EUR
	Buchhaltung	Lexoffice, sevDesk, DUO	90 EUR
	Controlling	Adam	200 EUR
Marketing	Meeting buchen	Calendly	50 EUR
	CRM, Marketing	Hubspot	800 EUR
	E-Mail	Mailchimp	300 EUR
	Website	WordPress, Elementor	100 EUR
Summe			> 3.000 EUR

Beispiel: Wenn ihr unserem Benchmark folgt, müsst ihr bei 3.000 EUR Software Kosten im Monat in etwa 90.000 EUR Umsatz pro Monat erreichen.

Nun kann es sein, dass all diese Tools sinnvoll eingesetzt sind. Damit ihr das prüfen und eure IT Kosten senken könnt, empfehlen wir, dass ihr die Liste um folgende Punkte ergänzt:

Alle Software Tools, die selten durch wenig User genutzt werden und nicht wichtig sind, sind eure Fixkosten senken Kandidaten.

Unser Tipp: Schaut euch für jede Software eure aktuellen Pläne an und prüft, ob ihr nicht auch mit einem kleineren Paket oder weniger User auskommt.

Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.

IT Kosten optimieren #2: Die extern betreute IT

Eine erprobte Alternative, die Probleme mit der IT zu lösen, ist es, sich von den Problemen in der IT zu lösen und diese an spezialisierte IT Service Provider abzugeben. Diese übernehmen in der Regel folgende Aufgaben:

Das Outsourcen der IT hat viele Vorteile, denn ihr habt nicht nur die Sicherheit, dass sich Profis eurer IT annehmen, ihr macht damit auch eure IT Kosten planbarer.

Unser Benchmark: Für ein Standard Outsourcing eurer Arbeitsplätze könnt ihr mit etwa 150 – 200 EUR pro Mitarbeiter rechnen.

Wenn ihr also beispielsweise 30 Mitarbeitende habt, seid ihr mit 6.000 EUR pro Monat IT Kosten sehr gut abgedeckt. Das kann wesentlich attraktiver sein als die IT in Eigenregie zu betreiben.

Unser Tipp: Vereinbart in jedem Fall wo möglich Fixpreise für die IT Services und besprecht im Vorfeld die Kostentreiber der einzelnen Leistungen und Service Levels.

IT Kosten optimieren #3: Hardware

Schon das neueste MacBook gekauft? Wir hoffen nicht. Eine typische Falle in den IT Kosten ist der Fetischismus nach der immer aktuellsten Hardware. Dazu zählen:

Es ist natürlich klar, dass Mitarbeitende gute Hardware für ihre Arbeit benötigen. Da sollte man nicht sparen, aber es gibt einen guten Grund, warum die Hardware Komponenten eine Nutzungsdauer von 3-5 Jahren haben.

Unser Benchmark: Der jährliche Hardware Invest je Mitarbeiter sollten bei < 1000 EUR liegen.

Wir empfehlen die IT Kosten für Hardware aus zwei Winkeln herauszufordern:

Unser Tipp: Passt bei Leasing von Hardware auf. Hier besteht der Anreiz zu teure Produkte zu nehmen, weil die Leasing Gebühren vermeintlich nicht viel höher sind.

Fazit: Investiert in IT, aber nicht in jede IT

Investitionen in die IT sind kein Luxus, sondern blanke Überlebensstrategie. Damit ist auch klar, dass die IT Kosten weiter steigen werden. Jedoch müssen diese einerseits im Rahmen und anderseits gut gemanaded bleiben.

Verfällt daher nicht der großen „Fear of Missing Out“, sondern investiert mit Bedacht in jene Services und Produkte, die euer Produkt und eure Arbeitsweisen weiterbringen.

Diese Vorlage hilft dir dabei den Überblick über deine monatlichen Fixkosten zu behalten.

Weiterführende Informationen

Gartner: Beiträge rund um IT Kostenoptimierung

Controlling Portal: Alles zur Kostenrechnung

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Wenn ihr die IT an deinen Service Provider outsourced könnt ihr mit 150-200 EUR pro Mitarbeiter rechnen. Wenn ihr die IT inhouse betreibt hängt es von eurer Software- / Hardware Ausstattung und der Personaldecke in der IT ab.

Was gehört zu den IT Kosten

Zu den IT Kosten gehört:

Interne Personalkosten in der IT
IT Dienstleister
Software
Hardware
Hosting, Server, Network

Wie kann ich IT Kosten reduzieren?

Die schnellsten Optimierungen der Fixkosten sind in diesen Bereichen:

Software Abos prüfen und kündigen
Service Level der IT Dienstleister prüfen und reduzieren
Seltener und weniger teure Hardware beschaffen

Autor: Bernhard Frühlinger
Datum: 21. Mai 2024
Lesezeit: 4 min.

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IT Kosten optimieren: Wieviel ist leistbar?

IT Kosten optimieren: Was gehört alles zur IT?

IT Kosten optimieren #1: Die Software Abo Falle

IT Kosten optimieren #2: Die extern betreute IT

IT Kosten optimieren #3: Hardware

Fazit: Investiert in IT, aber nicht in jede IT

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