Das richtige Controlling System von Gründung bis 10 Mio
- Autor: Bernhard Frühlinger
- Datum:
Es gibt nicht das eine richtige Controlling, aber es gibt das richtige Controlling für jede Unternehmensphase.
Einfach gesagt: ein Ein-Personen Unternehmen braucht andere Zahlen, Prozesse und Tools als ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und 3 Standorten. Wächst der Betrieb, muss die Steuerung mitwachsen und zwar Schritt für Schritt, anstatt in einem Sprung.
Die 4 Phasen der Unternehmenssteuerung
In meiner Erfahrung aus der Controlling Arbeit mit bald 1.000 Unternehmen bin ich immer wieder auf Sollbruchstellen gestoßen, in der das bisherige Controlling System nicht mehr funktioniert und es neue Prozesse, Tools und auch Menschen benötigt. Daraus haben sich 4 Phasen kristallisiert:
Und für jede Phase gibt es das passende Controlling System, von Grasnarbe bis Controlling Company.
- Grasnarbe: Gründung bis 0,5 MEUR Jahresumsatz
- Chaos: 0,5 MEUR bis 2 MEUR Jahresumsatz
- Fürstentum: 2 MEUR - 10 MEHR Jahresumsatz
- Controlling Company: > 10 MEUR Jahresumsatz
Beginnen wir am Anfang …
Grasnarbe: Gründung bis 0,5 MEUR
Wenn du frisch gestartet bist und noch weniger als 500 TEUR Jahresumsatz machst, dann bist du als Geschäftsführer auch der Controller des Unternehmens, denn du wirst dir keine „Assistenzen“ und Admin Kräfte anstellen. Gleichzeitig bist du aber selbst voll in das Tagesgeschäft involviert und hast de facto keine Zeit für ein umfassendes Controlling.
Damit du aber nicht in Liquiditätsengpässe gelangst, ist dein Controlling System auf die Sicherung der Liquidität ausgerichtet. Denn du kannst in dieser Phase voll ausgelastet sein und trotzdem kein Geld am Konto haben, weil Kunden spät zahlen oder überraschende Nachzahlungen kommen.
Die zentralen Werkzeuge für dein Controlling System bis 0,5 MEUR Jahresumsatz sind eine 13-Wochen Liquiditätsplanung und ein monatlicher Gewinn Check.
Bei der 13-Wochen Liquiditätsplanung gehst du wie folgt vor:
- Du planst die bekannten Ein- und Auszahlungen der nächsten 13 Wochen entlang der wichtigsten Kategorien (Umsatz, Personalkosten etc.)
- Diese Planung vergleichst du 1x pro Woche mit deiner tatsächlichen Liquiditätsentwicklung am Bankkonto.
- Auf Basis der Abweichungen leitest du Optimierungen ein, um deine Liquidität zu stärken.
Video Tipp: In diesem Video zeige ich dir im Detail, wie du eine Cashflow Planung erstellst.
Beim monatlichen Gewinn-Check gehst du wie folgt vor:
- Du bekommst jeden Monat die Gewinn- und Verlustrechnung aus deiner Buchhaltung
- Du prüfst, ob du ausreichend Gewinn machst und vergleichst das Ergebnis mit deinem Jahresplan
- Auf Basis der Abweichungen leitest du Optimierungen ein, um deinen Gewinn zu stärken.
Zusammengefasst: dein Controlling System für die Grasnarbenphase bis 0,5 MEUR Jahresumsatz sieht so aus:
Grasnarbe: <0,5 MEUR Jahresumsatz
Ziel
Liquidität sichern
Werkzeug
13-Wochen Cashflow Forecast + monatlicher Gewinn Check
Kapazität
60 Minuten pro Woche (Cashflow Forecast) + 30 Minuten pro Monat (Gewinn Check)
Tools
Controlling Team
Geschäfstführung
Wie du schon liest, will man aus dieser „Grasnarben“ Phase so schnell wie möglich raus und schnell in die nächste Phase übergehen, denn die wird … noch viel chaotischer.
Chaos: 0,5 - 2 MEUR
Ab 0,5 MEUR Jahresumsatz passiert etwas Magisches: alles, was bisher für die Steuerung deines Unternehmens funktioniert nicht mehr und obwohl dein Unternehmen wächst und gedeiht, wird alles viel choatischer. Willkommen in der „Chaosphase“.
Dein Business wird komplexer, du hast mehr Mitarbeiter, und du kommst als Geschäftsführer noch nicht aus dem Tagesgeschäft raus. Außerdem reicht der reine Blick auf die Liquidität nicht mehr aus, denn die Musik spielt jetzt im Gewinn, der dir als Basis für nachhaltiges Wachstum dient.
Dein zentrales Werkzeug für dein Controlling System bis 2 MEUR Jahresumsatz wird das integrierte Controlling mit Fokus auf Gewinn, Liquidität und die Brücke zwischen den beiden.
„Integriert“ heißt in dem Fall, du denkst Gewinn und Liquidität zusammen statt jedes für sich, wie in der Grasnarben-Phase: deine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt dir, ob dein Tagesgeschäft profitabel ist. Und daraus leitest du deinen Cashflow ab, der dir die Frage beantwortet, was davon am Konto übrig bleibt.
Du musst natürlich noch immer sicherstellen, dass du kurzfristig genug Liquidität hast, aber dein Fokus ist jetzt die monatliche Sicht. Dazu hast du in der Planung einen rollierenden Forecast über die nächsten 12-15 Monate.
- Du bekommst jeden Monat die Gewinn- und Verlustrechnung und Liquiditäts-Rechnung aus deiner Buchhaltung
- Du machst auf der Basis eine Prognose für die kommenden 12-15 Monate für Gewinn und Liquidität
- Du trackst die Abweichungen zwischen Forecast und tatsächlichen Ergebnissen monatlich präzise und setzt gezielte Optimierungen für Gewinn und Liquidität um
Video Tipp: In diesem Video zeige ich dir im Detail, wie du einen rollierenden Forecast in 3 Szenarien machst
Aus Excel und der reinen Liquidätsplanungs-App wächst du in dieser Phase raus. Du brauchst eine Controlling-Software, die deine Buchhaltung automatisch einliest und dir daraus GuV, Kennzahlen, Soll-Ist-Vergleiche und den Forecast baut. T
Integrierte Controlling Tools mit direkten Schnittstellen zur Buchhaltung, wie etwa Adam, helu oder Companyon sind genau dafür gemacht.
In dieser Phase brauchst du meistens noch keinen eigenen Controller, aber einen externen Sparringspartner, der dir als Experte und Coach hilft, das Chaos zu überwinden.
Zusammengefasst: dein Controlling System für die Chaosphase bis 2 MEUR Jahresumsatz sieht so aus:
Chaos: 0,5 – 2 MEUR Jahresumsatz
Ziel
Gewinn steigern + Liquidität aufbauen
Werkzeug
Monatliches integriertes Controlling + rollierender Forecast
Kapazität
60 Minuten pro Monat Controlling Review + Forecast Update
Tools
Controlling Team
Geschäftsführung + externer Controlling Sparringspartner
Der Fokus in der Chaos Phase für dich liegt darauf darauf, eine profitable und nachhaltige Basis für die nächste Phase aufzubauen. Und die wird strukturierter, oder etwa nicht?
Fürstentum: 2 - 10 MEUR
Ab ca. 2 MEUR Jahresumsatz bist du keine „Chef steuert alles“ Firma mehr, sondern hast mehrere Bereiche, Teams, vielleicht sogar Standorte. Und damit kommt der unangenehme Effekt, dass dein Gesamtergebnis blendend aussehen kann, während in Wahrheit nur ein Bereich Geld verdient. Das siehst du aber leider nicht, wenn du nur auf deinen Gesamtgewinn schaust. Willkommen im Fürstentum.
Die gute Nachricht ist: dein Controlling System ist weiterhin auf das integrierte Controlling ausgerichtet, aber ganz zentrale Tools rücken nun in den Fokus:
Deine zentralen Werkzeuge für dein Controlling System bis 10 MEUR Jahresumsatz sind die Kostenstellenanalyse und ein aktives Working Capital Management.
Die Kostenstellenanalyse brauchst du, um deine Teams zu steuern. Hier gehst du wie folgt vor:
- Du brichst deine Gewinn- und Verlustrechnung auf deine Teams, Bereiche oder Standorte herunter
- Dabei ordnest du den Teams jene Umsätze und Kosten zu, die sie direkt verantworten (keine Weiterverrechnungen oder sonstige Theorie)
- Kosten, die du nicht aufteilen kannst, gibst du dem Admin Bereich, den du verantwortest.
Das kannst du alles einwandfrei über deine Buchhaltung abbilden und – wenn gut aufgesetzt – laufen die Auswertungen jeden Monat automatisiert durch.
Die zentrale Herausforderung ist jetzt, dass du deine Team-Leiter befähigst, ihre Bereiche zu steuern. Das heißt sie müssen jetzt rollierende Forecasts für ihren Bereich machen, Maßnahmen ableiten um die Ergebnisse zu verbessern und im Controlling Review Auskunft geben.
Video Tipp: In diesem Video zeige ich dir, wie du eine einfache Kostenrechnung aufbaust:
Das Working Capital Management brauchst du, weil ab dieser Größenordnung ist viel mehr Geld kurzfristig in Lager, Forderungen, Anzahlungen, Verbindlichkeiten etc. gebunden und das kann trotz Wachstum zu Liquiditätsengpässen führen. So gehst du vor:
- Bewerte dein Working Capital regelmäßig über deine monatliche Bilanz (kommt auch aus der Buchhaltung)
- Integriere Working Capital und alle anderen Bilanzpositionen in deinen rollierenden Forecast
- Optimiere die Cash Conversion über Forderungen, Lager und Verbindlichkeiten
Damit gehst du auch in ein aktives Cash Management. Du steuerst Finanzierung und Cash bewusst mit dem Ziel, dass du eine Cash Reserve aufbaust, Schulden tilgst, Investitionen tätigst und Gewinne ausschüttest.
Du kannst nun Tool-seitig das beste beider Welten wählen: für dein tägliches Cash Management greifst du zu Lösungen wie COMMITLY. Für Gewinn, Working Capital und Rolling Forecast wieder zu Controlling Software Lösungen wie Adam.
In dieser Phase entsteht außerdem meist die erste interne Controlling-Rolle, die du intern aufbauen solltest.
Zusammengefasst: dein Controlling System für die Fürstentum-Phase bis 10 MEUR Jahresumsatz sieht so aus:
Fürstentum: 2 – 10 MEUR Jahresumsatz
Ziel
Gewinn + Cash Reserve skalieren
Werkzeug
Kostenrechnung + Working Capital
Kapazität
Wöchentliches Cash Management + Monatliches Controlling
Tools
Controlling Team
Geschäftsführer + interner Controller + externer Controlling Sparringspartner
Der Fokus liegt klar auf zwei Dingen: die Gesamt-Performance steigern und jeden Bereich einzeln besser machen. Und wenn das funktioniert hat, kommst du in den Olymp des Controllings ..-
Controlling Company: >10 MEUR
Wenn du über 10 Millionen Umsatz machst, steuerst du nicht mehr allein, sondern holst dir einen CFO ins Team oder baust deinen Controller dazu auf. Damit hast du auch in der Führung keinen Alleinherrscher-Ansatz mehr sondern ein Management Team. Du bist nun einen Controlling Company.
Nun greifen alle Sachen ineinander: Das zentrale Werkzeug ist ein formalisiertes Management Controlling System. Das beinhaltet:
- ein festes Kennzahlensystem für alle Bereiche und Standorte
- einen formalisierten Planungsprozess mit Top-Down Zielen und Bottom-Up Forecasts mit hoher Verbindlichkeit
- Business Cases für Investitionen
- Konsolidierung mehrerer Gesellschaften
- Management by Objectives und zahlengetriebene Steuerung aller Ebenen
Aus Tool-Sicht bedeutet das meistens eine Kombination aus integrierter Controlling Software und eine durch deinen Head of Finance eigens entwickelten BI Lösung, die Standard Reporting und Individual-Auswertungen kombiniert.
Zusammengefasst: dein Controlling System für die Fürstentum-Phase ab 10 MEUR Jahresumsatz sieht so aus:
Fürstentum: ab 10 MEUR Jahresumsatz
Ziel
Nachhaltig weiterwachsen & expandieren
Werkzeug
Management Controlling System
Kapazität
Standards für tägliches, wöchentliches, monatliches Controlling
Tools
Controlling Tool + eigene BI Lösung
Controlling Team
Head of Finance & Finance Team
Und von da an gibt’s nur noch Konzern aber das interessiert uns hier erstmal nicht.
Du steuerst dein Wachstum, aber steuere es mit dem passenden Controlling System
Nun, vielleicht denkst du: „Oh Gott, so eine Controlling Company möchte ich nie werden.“ Und das musst du ja auch nicht. Du hast es in der Hand, in welche du kommen willst. Man kann problemlos bei 0,5 -2 MEUR bleiben und damit ein Leben lang glücklich sein, aber eben nur mit dem richtigen Controlling System.
Mein wichtigster Tipp: bereite die Steuerung deines Unternehmens und dein Controlling System vor und versuche nicht hinterherzuhinken. Lieber etwas „over-controlled“ als zu lange im Blindflug.
Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Das hängt von der Größe deines Unternehmens ab. In der Regel gibt es 4 unterschiedliche Controlling System:
- <0,5 MEUR Jahresumsatz: 13-Wochen Cashf-Forecast + monatlicher Gewinn Check
- 0,5 – 2 MEUR: Monatliches integriertes Controlling + Rollierender Forecast
- 2 – 10 MEUR: Bereichssteuerung + Working Capital Management
- >10 MEUR: Standardisiertes Management Controlling System
Unternehmen zwischen 0,5 Millionen und 10 Millionen Jahresumsatz nutzen in de Regel ein integriertes Controlling Tool (Adam, helu, companyon) und ggf. ergänzend ein Cashflow Planungstool (COMMITLY, tidely, finban)
Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen!
Bernhard Frühlinger
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