Lexware Office BWA – Den Klassiker selbst erstellen
Folgendes erwartet dich in diesem Beitrag über die Lexware Office BWA:
Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein wichtiges Analysewerkzeug wenn es darum geht, einen Überblick über eure Finanzen zu erhalten. Wenn ihr die Cloud-Buchhaltung unseres Integrationspartners Lexware Office verwendet, geht eines allerdings nicht auf Knopfdruck: Die Lexware Office BWA.
Im Folgenden Beitrag erläutern wir euch, wie ihr mit überschaubarem Aufwand eine BWA aus Lexware Office in den gängigen Formen „BWA 01“ oder „Einnahmen-Ausgaben-BWA“ aus euren Buchhaltungsdaten erstellen könnt, ohne eine Steuerberatung fragen zu müssen.
1. Die Lexware Office BWA - Notwendige Daten richtig vorbereiten
Der gängige und oft genutzte Weg, um eine BWA zu erhalten, ist, die Buchhaltungsdaten an eure Steuerberatung zu übermitteln und dann darauf zu warten, dass die monatliche BWA übermittelt wird.
Zugegeben, ein BWA aus Lexware Office selbst zu erstellen, erfordert natürlich Aufwand, den sonst die Steuerberatung und ihr Buchhaltungssystem übernimmt. Allerdings arbeiten viele Nutzer:innen von Lexware Office unterjährig nicht mit einer Steuerberatung zusammen oder erstellen sogar gänzlich ohne eine Steuerberatung die vollständige Buchhaltung.
In diesem Fall kann es vorkommen, dass dann doch mal eine BWA benötigt wird. Damit die Erstellung der BWA auf Anhieb klappt, müsst ihr ein paar Vorbereitungsarbeiten in Lexware Office selbst erledigen.
Buchhaltung für die Lexware Office BWA auf den neusten Stand bringen
Sofern ihr für einen konkreten Monat unterjährig eine Lexware Office BWA erstellen wollt, müsst ihr eure Buchhaltung bis zum jeweiligen Stichtag vervollständigen.
- Stellt sicher, dass ihr alle relevanten Belege in Lexware Office hochgeladen und richtig verbucht habt.
- Überprüft, ob ihr alle Rechnungen des relevanten Zeitraums an eure Kunde gestellt habt und ergänzt eventuell fehlende Rechnungen
- Ordnet alle verfügbaren Transaktionen eures verknüpften Bankkontos richtig und vollständig zu
- Bucht alle notwendigen Bewegungen in der Kasse, erledigt die Lohnbuchhaltung und überprüft alle sonstigen ausstehenden Buchungen
Sobald ihr eure Buchhaltungsdaten vervollständigt habt, steht der Erstellung einer Lexware Office BWA nichts mehr im Weg. Um eine BWA aus den Lexware Office Buchhaltungsdaten zu erstellen, verwendet ihr am Besten die Export-Variante „Konten (CSV-Format)“.
Wichtig für eine vollständige Lexware Office BWA ist dabei, dass ihr die Daten für das gesamte laufende Wirtschaftsjahr exportiert. Eine Anleitung für die richtigen Einstellungen, findet ihr z.B. in den Adam Docs.
Unser Tipp: Nutzt unsere Vorlage zur Erstellung eurer Lexware Office BWA. Hier findet ihr die richtige Struktur bereits vorgefertigt und könnt die Daten direkt hineinschreiben.
Diese Struktur Vorlage hilft dir bei Erstellung der Lexware Office BWA aus den Daten deiner Buchhaltung.
2. Die richtige Struktur für die Lexware Office BWA befüllen
Nachdem ihr die Buchhaltungsdaten aus Lexware Office exportiert habt, geht es ans Zusammenfassen der Daten. In unserem Blogbeitrag über die Betriebswirtschaftliche Auswertung erklären wir, wie genau die „BWA 01“ und die „Einnahmen-Ausgaben-BWA“ aufgebaut sind. Alternativ könnt ihr euch natürlich auch unsere Vorlage für die Struktur herunterladen.
Die Struktur der Lexware Office BWA für bilanzierende Unternehmen im Überblick
| Zeile | Inhalt |
|---|---|
|
Gesamtleistung |
Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen |
|
Rohertrag |
Gesamtleistung – Material- und bezogene Leistungen |
|
Betriebl. Rohertrag |
Rohertrag + sonstige betriebliche Erlöse |
|
Gesamtkosten |
Summe der Kosten |
|
Betriebsergebnis |
Betrieblicher Rohertrag – Gesamtkosten |
|
Ergebnis vor Steuern |
Betriebsergebnis – neutraler Aufwand + neutraler Ertrag |
|
Vorläufiges Ergebnis |
Ergebnis vor Steuern – Ertragssteuern |
Die Struktur der Lexware Office BWA für Einnahmen-Überschuss-Rechner zusammengefasst
| Zeile | Inhalt |
|---|---|
|
Summe der Erlöse |
Erlöse aus betrieblicher Tätigkeit, sonstige Erlöse |
|
Betriebseinnahmen |
Summe der Erlöse + Umsatzsteuer (inkl. Erstattungen) + erhalt. Anzahlungen – neue Forderungen |
|
Summe der Kosten |
Rohertrag + sonstige betriebliche Erlöse |
|
Summe der Kosten |
Summe aller angefallenen Kosten |
|
Betriebsausgaben |
Summe der Kosten + geleist. Anzahlungen + Vorsteuer (inkl. USt.-Zahlungen) + neue Verbindlichkeiten + alle sonstigen Ausgaben |
|
Vorläufiges Ergebnis / Einn.-Ausg.-BWA |
Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben |
|
Liquiditätsüber- oder -unterdeckung |
Vorläufiges Ergebnis +/- Liquiditätsbeitrag Betrieb (Anlagevermögen, Darlehen etc.) +/- Liquiditätsbeitrag Privat (Einlagen, Entnahmen, Privatsteuern, Grundsstückserträge etc.) |
Im ersten Schritt müsst ihr nun die Struktur der Lexware Office BWA am besten in einem Excel herstellen. Neben den einzelnen Zeilen, wie oben oder in der Struktur-Vorlage beschrieben, benötigt ihr folgende Spalten:
- Bezeichnung der Zeilen
- Monatswert (z.B. Juni 2022)
- Bilanzierer: Verhältniswerte (Monat) für Gesamtleistung, Gesamtkosten, Personalkosten und Materialkosten
- EÜR: Verhältniswerte (Monat) für Gesamterlöse, Gesamtkosten und Betriebseinnahmen
- Jahreswerte (YTD, z.B. Januar - Juni 2022)
- Bilanzierer: Verhältniswerte (YTD) für Gesamtleistung, Gesamtkosten, Personalkosten und Materialkosten
- EÜR: Verhältniswerte (YTD) für Gesamterlöse, Gesamtkosten und Betriebseinnahmen
In diesem Fall würdet ihr die gängigen Formate „BWA 01“ und „Einnahmen-Ausgaben-BWA“ abbilden. Wenn ihr euer eigenes Format wählt, könnt ihr z.B. auch nur die Werte ohne die Verhältniswerte darstellen.
Unser Tipp: Für den Fall, dass ihr die Lexware Office BWA hinterher ausdrucken wollt, achtet bei der Erstellung des Excel-Dokuments auf Ausrichtung und Anordnung für ein DIN A4 Dokument.
Die Struktur der Lexware Office BWA mit Exportdaten befüllen
In eurem Lexware Office Export „Konten (CSV-Format)“ steht jede einzelne Buchungszeile des gewählten Zeitraums. Damit man die Daten vernünftig in die Lexware Office BWA überführen kann, ist es sinnvoll die Buchungszeilen zunächst zu einer Summen-/Saldenliste zusammenzufassen.
Dazu geht ihr folgendermaßen vor:
- Erstellt eine zweite Tabelle in eurem Excel-Dokument
- Fügt je eine Spalte für Kontonummer, Bezeichnung und eine Spalte für jeden Monat des Geschäftsjahres ein
- Kopiert die erste Spalte des Lexware Office Exports mit den Kontonummern in die entsprechende Spalte der zweiten Tabelle und entfernt alle Duplikate der Spalte (so erhaltet ihr eine eindeutige Liste der Konten)
- Fügt in den Lexware Office-Export eine neue Spalte ein und berechnet die Differenz jeder Buchungszeile aus "Soll" minus "Haben"
- Befüllt die einzelnen Zellen der Summen- / Saldenliste (pro Kontonummer pro Monat) über das SUMMENPRODUKT aus Konto, Monat und Differenz aus "Soll" und "Haben"
Nun habt ihr eine vollständige Summen- / Saldenliste der Lexware Office Konten erstellt und könnt nun die Werte einfacher den entsprechenden Zeilen der Lexware Office BWA zuordnen. In der Regel sind die Kontenbezeichnungen in Lexware Office sehr sprechend gewählt, sodass eine Zuordnung zu den einzelnen Zeilen der BWA mit vertretbarem Aufwand möglich ist. Auch hier könnt ihr ja wieder auf Excel-Formeln zurückgreifen, um Handarbeit zu sparen.
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Mehr InformationenIm Interview mit Richard Fuchs von unserem Partner accountico sprechen wir über die Vor- & Nachteile der BWA in Detail.
3. Erstellung einer Lexware Office BWA - Einfacher geht's automatisiert
Wenn ihr euch jetzt denkt „geht das nicht einfacher?“, lautet die Antwort: Ja! Das geht auf jeden Fall einfacher. Eine Lexware Office BWA von Hand zu erstellen, ist auf Grund der Datenmenge immer eine aufwändige Sache und birgt das Risiko Fehler zu machen.
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, eine Lexware Office BWA automatisiert zu erstellen:
1. Steuerberatung mit Erstellung einer Lexware Office BWA beauftragen
Es gibt die Möglichkeit die Lexware Office Buchhaltung als DATEV-Export herunterzuladen. Diesen Export könnt ihr an eine Steuerberatung schicken und euch einmalig eine BWA erstellen lassen. Sprecht uns gerne an, wenn ihr Kontakt zu einer entsprechenden Steuerberatung benötigt.
2. Adam BWA-Modul verwenden
Die einfachste Möglichkeit, eine Lexware Office BWA nach offiziellem Vorbild automatisiert zu erstellen, ist das Adam BWA Modul.
Nach der Registrierung und Buchung habt ihr die Möglichkeit eure Lexware Office BWA automatisch erstellen zu lassen. Dort könnt ihr den oben beschriebenen Lexware Office Export „Konten (CSV-Format)“ hochladen und auf Knopfdruck eine Lexware Office BWA „BWA 01“ oder „Einnahmen-Ausgaben-BWA“ als PDF herunterladen.
Fazit: Lexware Office BWA lieber automatisiert erstellen, manuell geht aber auch
Grundsätzlich ist es möglich die eigene Buchhaltung in eine Lexware Office BWA zuverwandeln. Wer von euch die nötige Geduld mitbringt und geschickt im Umgang mit Excel ist, kommt so gut zum Ziel.
Wesentlich einfacher und bequemer ist die Nutzung einer der beiden beschriebenen Dienstleistungen, um die BWA automatisiert erstellen zu lassen.
* Das Portal wird von Adam entwickelt und bereitgestellt.
Weiterführende Informationen
Wie beschrieben, bieten wir bei Adam für alle Lexware Office-Kunden die Möglichkeit, eine BWA aus den eigenen Buchhaltungsdaten zu erzeugen und als PDF herunter zuladen. Hier geht’s zur Registrierung
Eine vollständige Liste der verschieden BWA-Formen der DATEV könnt ihr hier herunterladen.
Unser Integrationspartner Lexware Office hat sich ebenfalls intensiv mit dem Thema BWA auseinandergesetzt und hier einen Beitrag dazu veröffentlicht.
Wir sind neugierig auf eure Erfahrungen!
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Die wichtigsten Fragen des Beitrags noch mal auf einen Blick
Eine Lexware Office BWA erstellt man am besten mit Hilfe des Exports „Konten (CSV-Format)“. Die darin enthaltenen Buchungssätze kann man pro Konto und Monat aggregieren und dann in eine vorher definierte Struktur einfügen.
Zur Erstellung einer Lexware Office BWA benötigt man die einzelnen Monatswerte pro Buchhaltungskonto aus Lexware Office. Am besten eignet sich der Export „Konten (CSV-Format)“ für diese Informationen.
Ja, dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man beauftragt eine Steuerberatung mit der Erstellung (auf Basis eines DATEV Exports) oder man verwendet das BWA-Modul von Accountico (bwa-modul.de)
- Autor: Christian Löw
- Datum:
- Lesezeit: 4 min.
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